招待计划[宝典].docVIP

关于法国专家组代表来公司指导工作的接待方案 为安排好法国专家组六位专家代表来公司指导工作期间的工作和生活，保证他们的安全和身体健康，特制定如下接待方案： 接待时间：2011年4月3—4月5日 接待地点： 接送机地点：长沙黄花国际机场 下榻酒店：某某大酒店 参观地点： 1，公司总部 2，公司葡萄园基地 3，某某大酒店宴会厅 三，接待对象 法国葡萄酒专家等一行六人及其陪同人员 四，接待负责人员 总负责：接待办 跨部门接待小组：相关领导，秘书组张妙兰，行政组夏素英，宣传组陈佳，保卫组何小丽 五，接待前期准备工作 制发邀请函，邀请外宾，协调时间 来回机票预定 ，至少提前20天预定商务高等仓 食宿安排，至少提前半个月预定 迎接车辆安排，迎接外宾的车是市长级别（奥迪A6级别） 总经理自行开车 迎宾（参观人员到达前5-10分钟，提醒相关人员做好迎宾工作） 会场接待： 1）欢迎词（电子屏幕）提前15分钟播放 “热烈欢迎各位法国专家莅临我公司考察指导” 2）确定接待场所并预约（根据客户人数，级别确定接待场所预定在会议室） 会场整理及布置 1）提前30分钟清洁并布置会场，保持会场整齐有序，空气清新 2）摆放会场物品，香烟可交于陪同人员级别最高者代为分发 调试投影仪，音响等设备，放映相关资料 8， 联系陪同人员，讲解员 根据客户考察目的及需要，确定陪同人员并及时告知其准备事宜，以便顺利沟通：会谈开始前1小时，再次提醒相关人员 9，座谈 企业宣讲（集团，产业宣传片，企业介绍PPT） 技术交流（技术人员PPT讲解，互动） 会场服务（每20-30分钟添加茶水或视情况而定） 拍照（依重要程度，进行拍照留档） 会后整理（会场整理，如客户需要资料，装袋赠送） 10，葡萄园参观 1）确定参观时间，通知车间做好准备 根据参观内容，提前2小时与葡萄园相应负责人联系，告知参观事宜及注意事项，主要涉及原材料准备 座谈会结束前，提前5-10分钟再次通知葡萄园相应负责人，告知参观人员即将前往车间，确认准备工作到位 2）实地参观 固定参观路线 统一解说词：陪同讲解，专家提问，尽量解答 11，送客 参观结束，或回会议室继续座谈，或提前10-15分钟准备车辆，陪同就餐或送客。 六，后期工作 1，物资整理 及时整理会场（除特殊情况外1小时内完毕）物资到位 2，满意度调查 通过分公司或客户反馈，了解客户对本次参观的满意度及改进建议。 3，总结提升 接待完毕，组织总结会（尤其重要或大型客户接待），以改善不足，提炼经验 4，宣传报道 重要客户参观（特级，高级级别）需在24小时之内进行宣传报道。 5，汇款跟踪 接待过程中产生的费用，如礼品，住宿费等及时跟踪汇款情况。 接待信息登记及费用核算，结算 登记客户信息，并统计，核算接待中香烟，水果，礼品，就餐等费用 对接待费用进行核算 七、日程安排（表格形式） 日期 具体时间 行程安排 地点 ? 人员 备注 4月3日上午 9:00-9:40 到达机场接机 黄花机场出站大厅 公司相关领导代表 鲜花、标语等，注意接待礼仪。 10:00-11:00 接送专家到酒店休息 某某大酒店 公司相关领导代表 1、注意时间、安全2附送日程等资料 11:30-12:30 午餐自助餐 某某大酒店 公司总经理以及其他领导人员 1要加置西餐餐具2按照字母顺序安排外宾次序。注意就餐礼仪。 4月3日下午 14:30-17:00 参观公司葡萄园 葡萄园1号园 公司经理、公司种植顾问等 品种分析资料、地理环境分析资料 17:30-19:00 晚餐西餐 酒店 公司相关领导代表、公司种植顾问礼仪小姐、翻译 1要加置西餐餐具2按照字母顺序安排外宾次序 4月4日上午 8:00-9:00 早餐 酒店 公司相关领导代表、礼仪小姐、翻译 1要加置西餐餐具2按照字母顺序安排外宾次序 9:30-11:00 参观葡萄酒生产基地、 公司生产基地 公司重要领导及生产部门负责人、公司生产顾问等 1、防菌服装2、交流会场等3采访宣传 4月4日下午 12:00-13:00 中式午餐 基地接待厅 公司重要领导及生产部门负责人、公司生产顾问等 1要加置中、西餐餐具2按照字母顺序安排外宾次序 14:00-16:00 休息 酒店房间 ? ? ? 19：30---22：00 欢送酒会 酒店宴会厅 ???????????? 全体接待人员及专家 1、安排欢送晚会2、加强安保3纪念品 4月5日上午 9:00 黄花机场 候机楼 公司重要领导、礼仪小姐、相关专家、翻译 注意相关礼仪 ?八、经费预算（表格形式） ? 项目 单价 数量 金额 1 ? 餐费 自助餐 100元/人/天 20人/1次 2000元 酒店 500元