第七章行政会议管理.docxVIP

行政会议管理7.1 行政会议管理流程设计7.1.1 流程设计目的会议是一种解决问题的重要手段，是企业主要的管理工作方式之一，而会议组织与服务的情况直接影响着会议的质量和效果。行政部是会议组织与服务的归口责任部门，负责会议的筹备、组织开展和会议服务等工作，对会议的质量和效果负有重要责任。企业行政会议管理流程的设计目的如图7-1所示。 图7-1行政会议管理流程设计目的说明7.1.2 流程结构设计行政会议管理流程的结构设计可采取总分结构，先设计总的会议管理流程，再设计会议准备、会议开展、会议善后等子流程，具体到每一个流程，则按照“关键节点工作执行标准、流程执行工具、关键事项与考核指标”这一思路进行设计。结构设计范例如图7.2所示。 图7-2 行政会议管理流程结构设计图7.2 会议管理流程与工作标准7.2.1 会议管理流程主办部门行政部流程名称会议开展管理流程拟定年度会议计划总经理行政人事总监行政部相关职能部门审核审核审核审核审核审核审核编制月度会议计划会议准备与开展会后管理编修部门签发人签发日期7.2.2会议管理工作标准阶段节点工作执行标准执行工具拟定年度会议计划1行政部需要根据年度经营工作计划编制年度会议计划年度会议计划须经行政人事总监审核、总经理审批年度会议计划的内容包括会议主题、时间地点安排、主要议程、主要与会人员等行政部负责组织的各类会议包括总经理办公会、年会、运动会、研讨会、评审会、专题会、批评会、总结会、汇报会等◇年度经营工作计划◇年度会议计划编制月度会议计划2行政部根据年度会议计划、相关部门或领导的会议计划调整、各部门临时会议申请等，确定当月会议内容行政部当月会议内容报主管领导签字后，编制当月会议计划当月会议计划应包括当月会议列表、会议主题名称、时间地点安排、议程、与会人员、主持人等◇会议计划调整申请表◇临时会议申请表◇月度会议计划3行政部对各项会议编制会议实施方案，并报主管领导审批会议实施方案内容包括会议名称、主题、议程、时间、地点、会议筹备计划、与会人员、主持人、会议费用等◇会议实施方案◇会议管理工作制度会议准备与开展4行政部须至少在会议开始前__天进行准备根据会议场地特点，结合会议性质，合理布置会场、准备会议资料和用品等◇会议用品列表◇会议签到表◇会议准备工作流程5行政部须提前__天通过邮件、电话等形式向与会人员发出会议通知并确认会议通知至少包括会议名称、主题、议程、时间、地点、会议需注意事项等内容◇会议通知◇会议管理工作制度◇会议组织工作流程6引导与会人员入席，及时统计到会人员数量安排专人采取适当有效的方式进行会议记录提供会场服务，维持会议纪律◇会议签到表◇会议记录◇会议管理工作制度阶段节点工作执行标准执行工具会后管理7散会指引会场整理◇会议管理工作制度◇会场管理工作流程8编制会议纪要及会议成果文件，经行政人事总监审核后报总经理审批会议成果文件须根据会议主题、会议记录等按实际情况编制◇会议纪要◇会议成果文件◇会议管理工作制度9将审批通过的会议成果文件进行发放、传阅行政部将会议记录、会议成果文件等资料进行编号、归档◇会议成果文件◇会议管理工作制度◇档案管理制度10跟踪会议决议的执行，督办会后指令，评估会议效果总结会议组织经验，提高会议组织效率与质量◇会议跟踪评估表◇会议管理工作报告7.2.3 流程关键事项与考核说明所属节点关键事项考核指标与目标值1编制年度会议计划◇年度会议计划编制及时率，目标值为100%◇年度会议计划编制规范，目标符合会议计划编制要求，各项计划内容完整、无重大错漏3编制会议实施方案◇会议实施方案编制及时率，目标值为100%◇年度会议计划编制规范，目标为各项方案内容完整、无重大错漏6会议进行记录◇会议记录错漏次数，目标值不超过__次，无重大错漏◇会议记录规范性，会议纪律内容清晰、完整、易懂，符合企业文书编写要求6会场服务◇与会人员满意度评分，目标值为__分◇会议异常问题解决及时性，会议异常问题解决及时、有效，对会议议程无明显影响8会议成果文件编制◇会议成果文件编制一次性通过率目标值为100%◇会议成果文件编制及时性，在会后__日内完成10会议效果评估◇会议效果评估及时率，目标为100%◇会议效果评估准确度，目标为相关人员对评估结果无异议7.3 会议准备管理流程与工作标准7.3.1 会议准备管理流程图主办部门行政部流程名称会议开展管理流程拟定月度会议计划总经理行政人事总监行政部相关职能部门审核审核审核审核编制会议实施方案会议准备于开展会议通知会场准备及安排准备工作检查与完善编修部门签发人签发日期7.3.2 会议准备管理工作标准阶段节点工作执行标准执行工具拟定月度会议计划1行政部需要根据年度会议计划、相关部门或领导的会议计划调整、各部门临时会议申请等，确定月度会议计划月度会议计划应包括当月会议列表、