谈正确处理文秘与档案工作关系研究.pdfVIP

科学管理篇 ·511· 实行乡镇档案管理情况报告制度，要求乡镇对档案管理基本情 况进行季报和年报。同时，成立以县档案部门牵头，乡镇档案管理站 为成员的档案管理巡视小组，定期到乡镇巡视或组织他们交叉巡视， 查找问题和不足，共同研究解决。 谈正确处理文秘与档案工作关系 邹平县档案局石广海 公文是档案的来源，档案是公文的精华，它们是联系紧密而又相 对独立的一个主体的两个方面，二者相互促进、相互制约。重视和处 理好文秘工作与档案管理的关系，做好文秘工作，既有利于档案的归 档、管理和利用工作，又促进了文秘工作质量提高和全局工作的健康 运行。 一、文秘工作与档案管理关系不协调的主要因素 在实际工作中，文秘工作与档案管理之间经常存在一些不协调 的方面，影响了工作效率，主要表现在以下几个方面。 (一)文秘人员素质参差不齐。文秘工作是各级行政机关的一 项重要的、经静陡的基础工作，是机关工作的一个重要组成部分。要 求文秘工作人员要有强烈的事业心与高度的政治责任感，高尚的职 来道德素养，较高的业务素质，集政策理论、法律法规、经济管理、本 行业的基本业务知识、公文处理和档案管理、写作知识和能力等为一 身。 (二)工作分工不明确。有的单位文秘人员和档案管理人员的 分工不够明确，岗位职责范围不清晰，相互问难免出现推诿和不协 调，容易使一些工作落空；特别是由于精简机构，往往是一人多职，文 秘、档案管理工作一肩挑，由于精力所限，很难保证规范、标准。 (三)文秘人员的档案意识不强。文秘工作对于档案管理起着 决定性的作用，公文处理的是否标准、规范，直接影响到档案的质量、 规范化管理和开发利用。Et常工作中，部分文秘人员没有认清其责 任的重要性，只忙于应付收发文等工作，思想上没有绷紧“档案”这 ·512· 齐鲁档案论坛 根弦，经常出现保存不完整或疏于收集、整理和留底，导致有些文件 漏存或遗失。 (四)公文处理流程不规范。公文的办理程序虽说是一个严密 的体系，但在实际工作中，不遵守工作规则，不经过有关部门的审核， 越级行文，越级签发，有校对无复核，不登记就印发等无序现象时有 发生，除了给工作造成不应有的损失外，也为档案管理工作留下了后 患。 二、如何处理文秘工作与档案管理的关系 通过以上分析不难看出，文秘工作在档案管理工作中起着至关 重要的作用，要想规范机关的档案管理工作，就必须从文秘工作抓 起。 (一)加强教育培训，提高文秘人员素质。任何工作，人都是决 定性的因素。文秘人员素质直接影响文秘工作水平。要对文秘人员 进行政治责任感的教育，使他们热爱本职工作，牢固树立全心全意为 人民服务的思想，勇于奉献，吃苦耐劳，爱岗敬业，为做好公文处理工 作奠定良好的思想基础。要通过各种业务培训，不断提高文秘人员 的政策水平、专业理论、语文与逻辑，公文处理与撰写等业务素质。 还要增强文秘人员的档案意识，教育他们增强责任心，头脑中时刻装 有“档案意识”。档案管理作为一项政治性、机要性、技术性很强的 工作，不仅仅只是为当前工作服务，更要站在对历史负责的高度，按 照标准、规范办理好每一份公文，时刻不忘有价值的文件日后都要成 为档案，为立卷存档打下基础，更要为档案的利用和管理创造条件。 (二)建立完善的工作规则和制度。要按照国家的有关标准和 要求，制定一整套具有约束力的规章制度来规范公文处理行为，这些 规定和程序要具体实用、简捷明确，操作性强；要尽可能细化，对公文 的收文、发文、签发、立档等每一方面、每一细节、每一步骤都做出明 确规定。同时，要严格监督执行，要求公文处理的每个环节都必须按 照规定进行，并定期开展检查评比；把公文处理工作列入文秘人员的 岗位责任中，明确规定文秘人员在公文处理中的任务、职责、要求，以 此作为依据，进行实绩考核和奖惩，推动公文处理逐步走向制度化、 程序化、规范化，保障档案的“半成品”文件材料的齐全、完整、优质、 科学管理篇 ·513· 高效。 (三)强化文书部门立卷工作。文书部门立卷是《档案法》早已 明确的一个基本制度。《国