第二章 办公自动化系统的设计与开发方法.docVIP

教 案 讲 义 本章内容 管理与办公活动是人类社会活动的重要组成部分。随着经济、科技与社会的发展，管理与办公活动的重要性日益突出，引起了领导者、管理学者、技术人员等的普遍重视，一大批与此相关的学科应运而生，发展迅速。20世纪60年代以来，随着微电子技术与通信技术的发展，持别是电子计算机的发展，办公室也开始了以自动化为重要内容的“办公室革命”或称“管理革命”，借助先进的技术与设备提高办公效率与质量，将管理与办公活动纳入了自动化、现代化的轨道。 本章介绍办公自动化的由来、我国发展办公自动化的必要性，办公系统的构成，什么是办公自动化，办公自动化的支撑技术，我国办公自动化的层次结构及其OA在国内外的发展情况，办公自动化系统的最基本功能及办公自动化系统经常所使用的现代办公设备。以期了解办公自动化的基本概念和发展概貌。 　 返回页首 第一节　　办公自动化系统的层次结构 返回目录区 按办公功能可以将办公室划分为事务型、管理型和决策型的模式。实际环境中，以一种功能为主兼有其他功能的混合型办公室为多。在实现办公自动化时，上述三个层次或混合型办公室对信息处理的功能要求显然是不同的。同时，各类社会组织的办公业务各异，在实现办公自动化时也有各自具体的要求。本章从办公功能、部门划分等角度来讨论办公自动化的层次结构。 按办公功能划分的办公自动化系统可分为三个层次：事务型办公系统、管理型办公系统和决策型办公系统。 事务型办公系统可分为两种：一是支持一个办公室业务处理的单机系统；另一种是利用计算机相通信技术组成网络系统来支持一个机构内各办公室的基本办公事务处理和机关行政事务处理的多机系统。 管理型办公系统除担负事务型办公系统的事务外，主要任务是完成本部门的信息管理。它是支持各种办公事务处理活动的办公系统与支持管理控制活动的管理信息相结合的办公系统。 决策型办公系统以事务处理和信息管理为基础，主要担负辅助决策的任务。 一、事务型办公自动化系统 1．事务型办公自动化系统的功能 事务型办公自动化系统包括基本办公事务处理系统和机关行政事务处理系统两个部分。基本办公事务处理系统有以下几方面的功能： (1)文字处理。完成各种文件、报告、命令、通知等文字材料的起草、修改、删除、打印等功能，它应为用户提供友好的用户界面，易学易用，支持多种方法的汉字输入以及全屏幕编辑、自动表格、文件生成等功能。 (2)个人日程安排。具有为各级办公人员或某一部门安排活动日程和活动计划的功能，还有自动提醒、提示、警告等功能。 (3)个人文件库管理。管理个人文件，可以根据目录查询、检索以及根据标准的文件检索主题词进行查询检索。 (4)行文处理。能对文件进行收发、登录，处理领导批示、批阅登记，并有行文追踪查检和自动提示的功能。 (5)邮件处理。它用先进的邮件、公文、信函处理设备，如信件综合处理机、拆信机，可完成信件、文件、函件相信封的装、封、盖章等工作。 (6)文档资料管理。主要设备是配有微机的存档设备或小型光盘存贮系统，将文档加以存贮和保管，微机起建立目录索引和查询作用。 (7)快速印刷。能完成文件、函件快速翻印、制版、印刷等工作。快速印刷主要是以轻印刷设备为支持的，如制版机、图版机和小型胶印机。 (8)编辑排版。它以计算机的电子激光照排系统为支持设备，主要能进行文件、文稿的排版处理，页面格式设置、字体字号选择以及其他持殊排版处理。 (9)电子报表。它对各种处理产生的数据进行报表格式处理，或是对各种报表格式数据进行输入、加工、计算及输出等处理。 (10)其他数据处理。除以上各种任务外，它还进行其他必要的数据计算、加工处理，如为管理信息系统进行数据采集。 机关行政事务处理系统主要包括机关本身的人事、工资、财务、基建、车辆、房屋和各种办公用品的管理应用系统以及支持它的小型办公事务处理数据库。 习惯上我们把文字处理、个人日程管理、行文管理、文档资料管理、编辑排版等以文字为主要处理对象的任务，统称为文字处理。把工资、财务、数据采集等以数据加工为主的任务统称为数据处理。 对有通信功能的多机事务处理型办公自动化系统，还要矩负电子会议，电子邮递，国际联机情报检索，系统加密和图形、图像、声音等处理的任务。由于是多机系统，因而在具体功能分配上还要配备以下功能：第一，电子日程管理，具有个人日程的协调安排、集体活动安排、会议安排、计划安排等功能；第二，电子文件档案管理，能对各种函件、文件、公文进行全文存储和目录索引管理，提供对文件归档分类的多种查询检索功能；第三，电子行文办理，在通信和电子邮件的支持下，能够进行计算机的行文办理与人工行文办理并行流转，以配合公文的接收、登记、印刷、分发、签阅、交换、统计、归档、销毁全过程。 2．事务型办公自动化系统的组成 一般的事务处理系统由微机配以基本办公设备(复印价、打印机