浅谈民办高校办公自动化建设.docVIP

精品论文 参考文献 浅谈民办高校办公自动化建设 俞 令（上海建桥学院 商学院，上海 201319） 摘 要：分析了办公自动化的发展现状，提出了适合民办发展的管理体制和实施方法，采用B/S架构技术，由信息化办公室和校长办公室一起，进行统一规划，集中部署，搭建一个操作简便、技术先进的办公自动化系统，从而实现无纸化和自动化办公，提高办公效率、加大行政管理的透明度。 关键词：办公自动化；公文流转；办公效率 1 概述 随着社会信息化水平的不断提高，各高校对办公水平和效率提出了更高的要求，办公室自动化运用而生。办公自动化（Office Automation，以下均简称“OA”）最早起源于1970年代末期的发达国家，20世纪80年代到90年代，办公自动化系统开始在世界各国得到较快的发展。在1985年第一次全国办公自动化规划讨论会上，我国专家提出办公自动化的定义为：利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人机信息处理系统。它是新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，属信息化社会的产物。采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使单位内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作。它改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集和信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。 作为高校信息化的基础和重要组成部分，OA是对现代办公过程和组织重新整合、完善和数字化的再造过程。可以说，OA是高校进入现代化管理的重要途径，是提高办公效率、加大行政管理透明度的必要条件。 本文以所工作的上海建桥学院办公室自动化建设为例，分析了当前民办高校OA的建设现状，探讨了适合民办高校自身发展的建设机制，直接应用于高校秘书工作，有助于高校办公室秘书人员充分利用信息资源，提高工作效率，并为学校领导提供高效的决策辅助，达到既定的管理目标，实现学校更快更好发展。 2 民办高校办公自动化建设现状 我国高校信息化建设从1994年Cernet成立开始，历经了20多年的风风雨雨，取得了骄人的成绩。基于多年办公自动化建设经验和互连网技术的发展，人们对办公自动化的认识也越来越清楚，从网络的性质来看，办公自动化应定位于内部网（Intranet），从办公性质来看，办公自动化应定位于数字化办公，从信息化建设的角度来看，办公自动化应是信息化建设的基础。 民办高校发展有自身的特点，一般起点低，规模小，人力、财力投入都非常有限。作为市场化程度比较高的民办高校，每年都将面对激烈的市场竞争，在这种情况下，也让许多民办高校在考虑投资时，除了考虑此项投资能带来的影响和促进作用外，也要关注资金的回报。而一直被誉为“烧钱”的信息化建设也成为众多民办高校想做但苦于资金上的限制而暂缓不做的烦心事。设计出一个适合于民办高校发展的办公自动化管理整合方案是目前急待解决的问题。 办公自动化的基础是对管理的理解和对信息的积累，技术只是办公自动化的手段。只有对管理及管理业务有着深刻的理解，才会使办公自动化有用武之地，只有将办公过程中生成的信息进行有序化积累，沉淀，办公自动化才能发挥作用。办公自动化的建设与管理是“三分技术，七分管理”，这就需要高校管理层是既懂信息技术和业务，又懂管理的领导人才。但是现在高校大部分高层管理人员缺乏专业的办公自动化技术能力，而网络技术部门不具备行政管理的职能。这就需要技术部门和管理部门的有效配合和统一，但当两个部门联合管理建设时，会存在一定的沟通协商困难，这样办公自动化建设的整体目标比较容易被分散和转移。同时，高校各个部门工作条块分割，各部门对系统的功能要求不一致，系统兼容性较弱。 根据发展建设需求，我校在2010年正式成立信息化办公室，由校长长直接管理，下设网络中心、应用中心、信息中心和卡务中心，其中信息中心的成员由校长办公室人员直接组成，与技术人员一起参与到OA建设中。这种模式打破了以往的部门限制，保证建设过程中各方面关系的协调和最终决策。 3 实施方案 目前办公自动化系统较成熟的模式是客户/服务器方式，我院采用的是Internet/Intranet方式（即B/S），它更能适应目前及未来的要求。它是基于WEB的办公自动化系统，在数字门户统一平台中，将办公自动化整合到平台当中，通过一体化的设计、规划和搭建，为我校构筑一个“统一的信息资源平台”，做到“网络融合”、“资源整合”和“统一身份”，不断推动我校的发展。 系统功能模块。具体功能包括个人办公助理、通知公告系统、收文管理系统、发文管理系