浅谈水电工程现场设代文件材料档案管理.docVIP

精品论文 参考文献 浅谈水电工程现场设代文件材料档案管理 （中国电建集团昆明勘测设计研究院有限公司水工设计分院 650051） 摘要：现场文件材料档案管理是水电工程现场设代管理不可分割的重要组成部分，是服务于整个工程项目建设全过程的动态管理。 关键词：水电工程 现场设代 文件材料 档案管理 1.现场文件材料档案管理的意义 水电工程现场文件资料档案管理是水电工程建设管理的重要组成部分，是服务于当前经济建设、工程管理，也是为业主和子孙后代保存珍贵财富的重要工作。做好水电工程现场文件材料档案管理具有重要意义： 1.1 现场文件材料管理在工程建设中发挥了重要作用。为工程技术问题的决策和解决提供发大量的信息和可靠依据。在工程项目建设过中形成大量的信息资料、经过收集、加工归档整理，就会变成有价值的信息资源。 1.2 为水电工程今后长期安全高效运行提供依据。在工程建设过中形成并积累了大量的文件材料，这些档案资料对今后电站长期安全高效运行具有重要的意义。 1.3 工程档案资料管理是信息管理的一项重要工作，它是实施工程监理，进行投资、进度、质量控制和合同管理的基础工作。 水电工程现场文件材料档案管理是具体的，它包括工程项目文件材料的归档范围和归档要求，工程档案资料分类组卷、管理和利用等。 水电工程文件材料是工程建设过程中进行的一些在设代处权限范围内的方案变更和图纸修改、参建各方在工地开会所形成的会议纪要、各方来往函件、设计通知单、重要的文件、设代日志、备忘录、重要的声像材料等一系列工程建设过程文件材料是在现场设代处形成的，这些不同形式的文件材料，经过整理、归档，就形成了工程项目档案一部分。因此，现场设代处文件材料也是工程建设档案的重要组成部分，其作用和工程项目的其它档案一样具有很高的价值。 现场设代处文件材料形成于电站工程建设现场的全方位，贯穿于工程建设施工的全过程。将现场形成的与设计有关的工程建设过程文件材料真实记录收集、积累、整理、归档保存，为水电站工程建设提供一份完整的现场档案资料是现场档案管理人员的主要工作。 3.文件材料归档范围和归档要求 3.1.归档范围 水电站在建设过程中直接形成的应当归档的具有保存价值的科技文件材料，它包括综合性文件材料，征地移民文件材料，水文、勘测规划文件材料，设计文件，合同管理文件材料，工程管理及监理文件材料，科研、试验文件材料，竣工文件材料，形成的文件、报告、图纸、图表、报表、计算书等。 3.2.归档要求 3.2.1凡归档的科技文件材料应按校审制度规定逐级校审签字，并保证其齐全、完整、准确、系统。 3.2.2凡产品没有归档该项目不算完成任务，不能最后结算产值，不能参加评优和评奖。这些措施也可切实加强科技文件材料的归档工作。 3.3.3在工程设计中采用审定后的标准设计、复用图或其它工程的设计图纸文件时，只在图纸、文件目录中注明其来源和编号，不另复制归档；同一图号修改过的图纸归修改的图纸，未修改的图纸不归档。 3.3.4应归档的文件材料须选用良好的纸张印刷。文件部分用线装订，底稿及手工计算稿应用笔痕不扩散变色的兰黑墨水钢笔或碳素笔书写，校审过程可使用笔痕不扩散、不变色的红兰铅和碳素笔，禁止使用笔痕扩散、变色的其他红色笔、圆珠笔、彩色笔、铅笔（勘测、地质原图、试验、野外记录除外），以利长期保存。 4.现场文件材料管理存在的问题 4.1.认识不到位。设代处成立之初，设计人员不清楚工程项目设计和档案管理同步进行的重要性，也不了解文件材料管理的复杂性，认为工程项目档案不过是设计图纸和报告，工程完工后突击一下就行，没必要工程一开始就进行档案管理。 4.2.管理不到位。工程建设项目开工后，由于工期紧、任务重，同时缺乏文件材料归档意识，现场设代处领导和工作人员常常把注意力集中在工程进度和效益上，往往忽视伴随工程建设产生的文件材料，没有专人负责这些文件材料的积累、分类、整理和归档。 4.3.投入不到位。刚开工时设代处领导认为搞档案管理不仅不产生效益，而且耗费财力人力物力，工程项目一开始就建立档案管理机制不合算。 4.4.人员素质低。 设代处档案管理人员往往是现场外聘人员兼任，文化素质偏低，并且缺少档案管理知识，责任心不强，无法胜任档案管理工作，但未引起相关人员的重视，结果兼职档案管理人员形同虚设。 上述错误的认识和做法，导致事