文书档案管理_纲要1创新..doc

《文书档案管理》内容纲要 导 言 《文书档案管理》课程是文秘专业的必修课程。 在现代社会，任何一项专业工作都需要科学理论指导。文秘专业的核心理论是秘书学和文书学，相关理论有行政管理学、档案学等等。《文书档案管理》的学科基础是文书学和档案管理学，课程内容属于文书学与档案管理学结合的产物。 课程名称“文书档案管理”是一个偏正短语，其含意是“文书档案的管理”，属实用知识类课程，主要讲授文书档案的基本概念、管理知识和操作规范，我国文书档案管理工作的基本程序和一般原理，以完善文秘专业人员的知识技能结构。 第一章 文书与档案 要了解“文书档案”，必须先认识“文书”和“档案”。 第一节 文书的概念 一、文书的概念 “文书”一词，早在两千多年前的西汉时期就已出现，贾谊《过秦论》有“禁文书而酷刑法”句，是现今发现最早使用“文书”的例子。 “文书”的概念是发展的。 在我国古代，“文书”的含义丰富多样：①指图书；②指公文、案卷；③指字据、契约；④指书札文章和书法的合称。弹词的别称。 第三，内容涉及的有关部门要经过协调、会商，取得一致意见； 第四，在文字表达上要概念准确，观点鲜明，条理清楚，层次分明，篇幅简短，实事求是，合乎语法规范，正确使用标点符号； 第五，用数字表示多层次结构序数，第一层用“一”，第二层用“（一）”，第三层用“1．”，第四层用“（1）”。 4．附件 附件：用以说明附属在公文正件之后的有关文件材料的名称及件数。 在内容上，附件是对正文的有关问题起补充和参考说明作用；在形式上，附件是公文的一个组成部分而不可随意分开，有附件的公文，附件就同正件一起组成一个完整的公文。 5.成文日期 成文日期是指文件的制成时间。 成文日期的确定有以下几种情况： 第一，在一般情况下，公文的成文日期以领导人签发日期为准； 第二，经会议讨论通过的公文，以通过日期为准； 第三，两个以上机关的联合发文，以最后签发机关的领导人签发的日期为准； 第四，电报，以发出日期为准； 第五，法规性文件以批准日期为准，法规性文件的发布日期与施行日期不一致时，应在正文中同时注明施行日期。 6．印章 印章指正文末尾加盖的发文机关印章或领导同志签名章，是发文机关对公文表示负责并标志公文生效的凭证。 除会议纪要、电报、翻印件外，公文均应加盖发文机关印章。 用“令”发布行政法规、规章，按照法定程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项的议案，少数函件：可用签名章。 联合上报的公文由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。公文所盖的印章一定要与发文机关一致，因故需用别的印章代替时，应注明“代”字。 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期并加盖印章。联合行文需加盖多个印章时，应保证印章排列整齐，两印章间互不相交或相切，相距不越过3 mm。主办机关印章在前，每排最多盖3个印章。在当页空白处不足以容纳时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面。 7．附注 附注一般是对公文的发放范围、使用时应注意的事项等情况的说明，如“此件发至县团级”、“此件可登报”等。排在成文日期下一行。 经批准可在报刊、电台、电视台刊登、播发的文件，同内部印发的正式文件具有同等效力，应与正式文件一样依照执行；同时，由司法机关按照正式文件格式印发少量份数，供有关单位存档备查。 机关的“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 （三）版记 版记位于公文最后一页（亦称封底），版记的最后一个要素置于最后一行。版记一般由主题词、抄送机关、印发机关、时间、份数和版记反线等要素组成。 1．主题词 （1）主题词的概念。主题词是揭示文件主要内容的规范化名词和名词性词组。 文件标注主题词，是为了实现办公自动化的需要，它有利于文件管理的规范化、科学化。我国1985年以来逐步推行按照统一规范标注主题词的制度，这标志着我国已进入计算机管理文件的阶段。 （2）主题词是一种人工语言。其特点是：第一，单义性。即一个词或词组只表达一个词义，一个词义只能用一个词或词组表述。第二，规范性。主题词揭示文件主要内容不是随意性的，而是按照一定的规范要求，由自然语言转化而来。这也是由主题词的单义性所决定的。 （3）文件标注主题词的作用。主要有以下三大作用： 第一，文件标注主题词可以大大提高文件的检索、查询的速度，有利于提高整个机关的办事效率。一是快。使用主题词，可以解决在记不住文号、标题的情况下，凭借记住的大概内容，很快地通过计算机检索调出文件。二是准。如果文件不使用主题词，就只能用手工检索，容易将文件抽错，常常需要反复查找。而微机使用主题词检索，能够很快、准确的调出文件。如果一个文件使用多个主题词，查找就更快更准。三是全。微机使用主题词检索，能够轻而易举地将某一方面的文件系统查找出来。 第二，文件标