某地产置业公司财务档案管理办法..doc

XXXX（中国）置业有限公司财务档案管理办法 总 则 为了提高XXXX（中国）置业有限公司（以下简称集团公司）会计档案的质量，达到档案管理的标准化、规范化、程序化、根据国家财政部、国家档案局《会计档案管理制度》，依据《XXXX（中国）置业有限公司财务管理制度》的相关规定，结合公司档案管理实际情况，特制定本办法。 会计档案是公司的重要档案资料，必须设专人妥善保管，出纳员不得兼管会计档案。会计档案的分类和归集 会计档案分为：账簿类、凭证类、报表类、工资表类、其他等五大类，分类要清楚，分类方法前后要一致，不得随意变动。 凡是本公司形成的会计凭证、会计账簿、会计报表、工资表、会计资料、各类合同与协议以及其他有保留价值的会计核算档案均应归档。在财会工作中形成的收文和发文、会计制度、会计工作计划、总结等文书材料也要归档。归集的会计档案，必须齐全完整，做到不缺年、不漏月、不缺件。 归集范围 会计凭证：包括原始凭证、记账凭证； 会计账簿：包括总账、日记账（现金、银行日记账）、各种明细账等； 会计报表：包括月度、季度、年度会计报表（年度决算批复文书档案、会议档案各存一份）； 工资表：工资单、奖金发放表、三金扣款表、工资说明等系列与工资相关资料。 合同与协议：房屋销售合同、工程施工合同、投资合作协议、委托管理合同等； 其他：包括动态目标成本表、动态目标收入表等、会计档案的移交清册、保管清册、成本计算表、固定资产卡、备查簿等。 会计档案的整理装订 会计凭证 原始凭证按记账凭证大小折叠整齐，按月整理存放； 会计凭证的装订要规范，一律左侧装订，不得订角； 填写会计凭证封面和卷脊，应统一按规定填写； 次月20日前完成当月凭证装订工作。 记账凭证封皮内容填写齐全，按编号顺序排列。 会计账簿 次年2月前打印当年所有科目总账、最明细账及现金日记账、银行存款日记账； 每本装订页数在400页以内； 会计账簿的卷皮、卷内目录要设计统一格式和填写内容。 会计报表 会计报表按月份、年度分别装订； 会计报表的卷皮、卷内目录，要设计统一格式和填写内容。 各公司会计报表需要财务负责人、公司负责人签字，每月将签字手续齐全的会计报表传至财务管理中心存档。 工资表 工资表按年度结合组织机构立卷； 工资表的卷注应注明部门、年度、月份、卷号。 合同与协议 房屋销售合同按照楼号分类进行单独管理； 工程施工合同按照项目进行单独管理； 投资合同与协议按照投资类型分类管理（包括长期投资、短期投资等）； 委托管理合同进行单独管理。 其他类按名称、重要程度结合时间立卷。 会计档案在装订前要去掉金属物，大小规格不一的要折叠整齐、裱糊，遇有破损、缺页要进行修补，用线绳装订结实。 会计档案的排列编目 会计档案的排列 会计凭证：按时间顺序从月度开始到年度为止； 会计账簿：按年度顺序排列，年度中再按总账、日记账、明细账顺序进行排列； 会计报表：一般按年、月顺序排列； 工资表：一般按年、月顺序排列； 其他类：按重要程度结合时间顺序排列。 会计档案的编号 会计档案的编号采用分类编号的方法。账簿、报表、工资表和其他案卷较少的档案均采用分阶段跨年度编流水号的制度。阶段年限的划分，可根据案卷数量的多少而定，原则上一个阶段内不超过三位数。 数量较多的会计凭证档案采用一个年度编一个流水号的方法。 填写会计档案目录 会计档案按类填写案卷目录； 案卷目录的填写方法： 案卷号：按顺序填写，以固定案卷的位置； 标题：填写案卷的类别名称； 起止年月日：按案卷形成时间填写； 保管期限：按已划定的保管期限填写； 填写案卷封面、卷脊、备考表项目时，要选用质量好的碳素墨水，用毛笔或钢笔书写，严禁用圆珠笔、铅笔书写，为了醒目可加盖规格统一的橡皮章。 会计档案的归档 会计档案整理装订后，由财务部门保存使用一年，然后移交给档案管理部门。 对电子档案每月末将电子版财务资料刻盘备份一式两份，财务和行政人事部各存一份，应妥善保管避免消磁等损坏。 向档案部门移交时，应填写会计档案移交清册一式二份，财务部门保存一份，另一份随档案移交档案管理部门。 档案部门对接收的会计档案，原则上应保持原卷（盒）的封装，个别需要折卷重新整理时，应征求财会部门的意见，并与财会人员共同拆卷整理。 会计档案的借阅 财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定及时归还原处，按原顺序排放；若要查阅入库档案，必须办理有关借阅手续。 因公需要查阅会计档案时，必须经财务经理同意，由档案管理人员接待查阅。 公司外人员因公需要查阅会计档案时，应持有公司介绍信，经财务部经理同意后，由档案室管理人员接待查阅，并详细登记查阅人员的工作公司、查阅日期、会计档案的名称及查阅理由。 会计档案一般不得带出公司，如有特殊情况，需要带出公司，必须经财务经理批准，并限期归还。 会计档案保管责任人 财务部经理指