精选归档文件整理规范.pptx

归档文件整理规范（DB36/T 380－2016代替DB36/T 380—2002） 2016年9月28日发布 2016年12月1日实施主要内容文件材料收集归档和鉴定基本概念《规范》主要修订内容纸质归档文件整理归档电子文件整理315241《规范》主要修订内容Part《规范》的演变?2000年，国家档案局颁布《归档文件整理规则》（DA/T 22-2000）,在全国范围内开展以件为单位整理文书档案。?2002年，江西省档案局根据《规则》，结合江西省实际制定《江西省归档文件整理规范》（DB36/T 380-2002）,经省质监局发布后在全省范围内实施。?2015年，国家档案局颁布《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）。?2016年，江西省档案局修订《归档文件整理规范》（DB36/T 380-2016），经省质监局发布后，于2016年12月1日起实施。主要修订内容将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料统一件号编制扩大适用范围优化整理流程增加“件的组成(件的构成、排序)、 修整、装订、编页、装盒、排架；格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储”将室编件号、馆编件号统一为件号，同时对归档章、档案盒项目进行调整。主要修订内容确定档号结构，明确编制方法。与国家档案局已发布《数字档案室建设指南》保持一致。编目项目作相应调整增加编页要求增加档号内容明确装订方式根据保管期限不同，确定装订方式，装订方式、材料应满足保管期限要求编制为原则，以不编为例外。与页数呼应对照《规范》的贯彻要求?《规范》自2016年12月1日起实施。?原则上，各单位2016年的归档文件应按照新《规范》要求整理。2基本概念Part1.归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。 是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不是指文件本身在实际工作是否还在发挥作用。比如请示与批复，在批复发出或收到以后，文书处理程序就算完成了；一份通知收到后经相关人员传阅，也算是办理完毕；本机关的发文，文件印发后也就算办理完毕；有的文件，如计划、规划、指示、规定等，在贯彻执行中需要很长时间，但印发或收到传阅后，其文书处理程序已经完成， 也算是办理完毕。办理完毕2.文书档案反映党务、行政管理等活动的档案。它包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、 会议记录、计划和总结等。这类档案在其产生、内容和形式上有一定的共性。3.件：归档文件的整理单位。归档文件一般以每份文件为一件。件是归档文件整理的最小单位。“为一件”是指实体装订在一起，编目时也只体现为一条条目。4.整理将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。5.档号?在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。?字符代码一般由字母和阿拉伯数字构成，不包括汉字。?特点：唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性32文件材料收集归档Part一、收集依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）各机关依据8号令制定、并经同级档案行政管理部门审查同意的本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限实施细则。《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号）各国有企业依据10号令制定、并经同级档案行政管理部门审查同意的本企业文件材料归档范围和档案保管期限实施细则。非公企业可参照执行。二、收集原则重点收集反映本单位职能活动、历史面貌、重要产权关系和经济利益的文件材料。突出重大活动、重大事件以我为主以人为本本重点收集反映本单位、本部门人员情况的文件材料。重点收集本单位重大活动、重大事件中形成的文件材料。三、归档范围?确定文件材料归档范围，能避免具有保存价值的文件漏归，保证档案的齐全完整；?能避免无价值的文件转化为档案，保证档案的精炼；?能简化归档工作，提高归档工作的质量与效率。（一）文件材料归档范围：1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（反映本单位职能的）2.机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（有凭证作用的）3.需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（重要的收文）4.其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。（其他有查考价值的材料） 1.应归档的上级机关文件材料　①上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料； ②上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料；　③上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料； ④上级机关制发