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高校二级学院数字化档案管理研究 　　摘 要：本文分析了目前高校二级学院档案管理的现状，提出了基于网络的数字化档案管理研究，从而使档案管理更加有序，查询更加快捷，提高档案利用率。 　　关键词：数字化档案管理 　　 　　一、高校二级学院档案管理现状及分析 　　随着高等教育体制改革的不断深化和办学规模的不断扩大，二级学院管理类文档越来越多。有上级职能部门下发的指令、指导性文件；有学校制定下发执行的各种教学制度、办法、规定、条例；有学院制定的教育改革、专业和课程建设材料；有学院、系工作总结，重要会议记录及参与的重大活动材料等等。针对大量的档案材料，目前高校二级学院管理现状不容乐观，主要存在以下问题： 　　(1)二级学院领导档案管理的意识不强，档案管理认识薄弱，过分依赖校级的档案管理。认为反正学校有专门的档案管理部门，二级学院没必要花大量的人力、物力、财力在档案管理上，况且，目前调档的机率不是很高，目前的管理状态还能应付对档案的需求。 　　(2)每个二级学院档案管理人员都是兼职的，管理员没有经过专门的培训，只是本能的材料的整理。另外，经常更换管理人员，使得衔接不够，需要时无从寻找，不能及时准确的提供。 　　(3)文档、档案管理制度不全。有些二级学院虽然也有管理规章制度，但执行起来有一定的难度，制度也就形同虚设。另外，有些学院可能根本就没有制订相关的规章制度，完全依赖学校相关部门的指导。 　　二、基于网络的数字化档案管理研究 　　针对档案管理中存在的种种问题和不足，国内许多学者和管理人员提出了许多有效的办法和措施。我们认为要从软件和硬件两方面来解决目前的问题。 　　（一）软件方面 　　1．积极开展宣传教育，转变思想观念，增强教职工的档案意识，提高档案管理人员素质，建立一支结构合理、素质精良的专兼职档案管理队伍。对管理人员进行“短、勤、快”定期培训和平时业务指导相结合的方法，提高其业务素质。请档案专业的专家、教授讲授档案基础理论知识和相关法律法规，逐步提高档案管理人员的业务水平，请兼职档案管理员到校案馆观摩，由经验丰富的专职档案工作人员结合具体案卷进行讲解和操作辅导，使之对档案材料的形成过程、分类归档、管理利用等环节有更直观的认识。这样可以提高二级学院档案管理人员的立卷和归档工作的专业水平。另外可以通过形式多样的检查、评比、考核。在评优、职务晋升等方面给予倾斜，激发二级学院专职、兼职档案管理人员的工作积极性，充分发挥他们的主观能动性。 　　2．强化规范制度管理，完善立卷归档制度。要尽快建立健全收集档案资料的制度，特别是要对收集范围、收集程序、收集途径和奖惩等作出明确规定，以确保收集的准确、完整。 　　（二）硬件方向：构建数字化档案管理体系，快速有效的为广大师生提供信息服务。 　　1．做好档案书面文本和电子文本的收集、整理、鉴定、保管、利用和统计。 　　二级学院的档案可分为永久、长期、短期、暂存。 　　二级学院的档案内容包括（1）行政管理类：主要包括学院五年规划，年度的工作计划、总结，每次党政会议纪录、纪要，学院规章制度，学院向校方的请示、汇报及批复，学院与教育实习、专业单位的合作协议及社会服务项目的合作协议等等。（2）教学管理类。主要包括教学计划、教学大纲、教学进度表、教材、每学期教学任务安排、听课评价表、教学测评成绩、年度教学业绩考核成绩、学生各类成绩、学生奖惩情况记录等等。（3）教师业务类。教师个人基本资料，教师教学材料，教师科研材料、教师参展材料、教师各类作品获奖材料、教师举办展览材料、教师举办讲座材料，教师外出交流材料等等。二级学院管理人员要及时收集各方材料或明确有关材料的归属。因为目前二级学院中行政管理类档案、教学管理类档案和教师业务类档案是分别在不同的管理人员手中，档案管理人员非常清楚各类档案的归属。 　　档案的整理就是根据收集范围编制二级学院分类方案，行政管理类档案可根据时间、年度分类，教师业务类可根据人事部门的分类每位教师自成一卷。 　　保管或移交。由于二级学院档案工作的双重性，经过鉴定、整理的学院档案，其中一部分列入校档案馆归档范围的，学院档案员要编制好目录及时移交到校档案馆，对未列入校档案馆归档的范围的档案由学院经分类保管。 　　学院档案管理员要充分发挥主观能动性，了解服务对象，明确服务方向，既要为学院领导服务，又要为学院师生报务。 　　2．在信息化大环境下，应利用网络技术、通讯技术来大力加强档案管理的数字化建设工作。目前，各高校都已建立起较高质量的校园网，这为二级学院档案管理网络化提供了基础。但除了硬件设施作基础外，对教学档案进行有效的管理更需要数据库作为保证。二级学院档案管理部门必须在信息深加工上下工夫，把收集来的大量资料进行入库存档、分析提取，充分利用各种新的电子文档技术，