电子档案对传统档案管理的挑战.docVIP

精品论文 参考文献 电子档案对传统档案管理的挑战 青岛市城阳区房地产管理处 山东 青岛 266000 【摘 要】随着档案数字化步伐的加快、办公自动化的提高以及应用CAD技术设计的建筑档案的逐步进馆，电子档案已成为当今档案馆最重要的馆藏档案之一，特别是确立建设数字档案馆后，电子档案将成为未来档案馆的全部，因此电子档案将给我们传统的档案管理带来一次革命性的挑战，就此愿与同仁们共同探讨。 【关键词】电子档案；传统档案；管理 一、电子档案的特点 电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。 1、提供拷贝。 拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。 2、通信传输。 通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。 3、直接利用。 直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。 二、电子档案对传统档案管理的挑战 实现思维方式的转变和观念更新。电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变，实现由纸质档案的“现代观念”向电子档案的“后现代观念”转变。只有这样，才能经受电子档案给传统档案管理带来的“冲击”。 （一）电子档案的有利性 1、电子档案有利于节省人力物力 在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。 2、电子档案有利于满足多样化需求 随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。 3、电子档案有利于信息与载体的可分离性 传统纸质档案，纸质档案的墨迹必须依附在纸张上才能形成文字或图形，内容与载体具有必然的不可分离性。电子档案则不然，其存放位置不是固定的，可以实现异地传输、多级传输，而内容却不发生任何变化。有文字、图形、声音、影像等多媒体信息相互搭配构成的电子档案，由于不同的载体往往适合存储不同的媒体信息，就会造成同一电子档案的文字、图形、声音、影像在存储时的载体分离现象。 4、电子档案有利于提高服务质量 电子档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽