电子档案管理与传统档案管理的比较分析.docVIP

精品论文 参考文献 电子档案管理与传统档案管理的比较分析 王翠玲 （胜利农场综合档案室，黑龙江 建三江 156300） 摘 要：电子档案的管理是档案融入现阶段社会的必然趋势，同时也是信息化社会发展的客观需要。近年来，电子信息技术伴随着社会的发展不断完善，以自动化、标准化、网络化为基础的档案管理方法逐步兴起，成为各个企业工作的重点，为电子档案的发展提供了基础平台。通过过去多方面工作比较我们发现，在档案工作中，电子档案和传统档案管理工作都存在着各方面利弊，电子档案管理工作中并未曾完全具有传统档案的功能，也不能够在工作中完全的代替传统档案，因此二者在目前社会发展中还存在着共性。本文就电子档案管理与传统档案管理工作分析比较，为日后同行档案工作的选择和管理措施的应用提供借鉴依据。 关键词：电子档案；传统档案；管理 随着社会的发展，档案的内容也变得越来越多，档案的分类变得越来越丰富，这就使得传统档案管理方式和水平无法满足现阶段高速发展的社会步伐，再加上计算机网络技术和信息技术的逐步普及，电子档案作为全新的档案管理方式就显得更加适用于目前社会的发展和各个企业工作。电子档案需要利用计算机和网络对档案进行管理，其在工作的过程中还有着对图片和文字的扫描和信息的储存功能。利用计算机网络为基础依据的文件信息整理、搜集和保存，不但能够降低文件信息的保存时间和空间要求，还能够有效的提高档案管理工作效率。并且在日后工作和档案的调集也较为方便，这种档案管理方式已成为目前机关和企业事业单位采用的主要档案管理和工作方法。 1 电子档案与传统档案管理上的共性 在目前的档案工作中，电子档案与传统的档案管理相比较有着共性特点，主要是档案信息的记录中都是通过对客观事实进行记载，电子档案是一种实体档案，是在工作中通过对各种事件和工作的实际图文进行归档和分析，而传统的档案则是以文字的方式将企业和单位在工作中所采用的各个数据进行记录，促进档案管理的完善措施和要求，但是在事实上，档案管理工作之中都是具有着原生性。而且电子档案与传统档案具有一样的价值形态，甚至其在发展和管理工作之中各个阶段的管理和变化规律都极为相似，电子档案和信息和传统档案信息相比较有着一定的载体分离方式，但是在事实上都是源于对原始档案和各个事件的最真实记录。 它们最大的共性莫过于都是档案，他们在工作中都存在着一定的联系和必然性，只是在档案工作中其载体不同。电子档案是将信息数字化，它有着对设备的依赖性，必须满足其运行条件。而且它并非是直读的，信息也有其共享性。这些因素都直接或间接地导致了电子档案的收集和整理变得复杂，其保存的时限也受到了限制。电子档案在开发使用的初期，由于此类技术还不够成熟，所以必然会存在一些不安全的因素，这就更加大了电子档案工作开展的难度。 档案管理的基本原理是相通的。电子档案管理方式在充分继承了传统档案管理的基础上，再利用技术条件进行一系列的整合与改进而形成的，可以说它是档案管理工作的一个新里程。电子档案在服务的方式和质量方面都较之原始的方式有所提升，是这个电子的时代对档案管理工作的全新的诠释和体现。 电子档案较之传统的档案管理方式更扩大了信息的资源。由于电子档案的信息环境的容量与现实相比也要大很多，所以更容易将各地各类可收集的档案都纳入其中，以方便随时使用。利用资源的共享还可以达到互助互利的效果，极为方便利用。档案需求者还可以利用电子档案调出实体档案的所在地、所处位置然后直接获取，也较之原始的找寻方式更为快捷便利，这也是电子档案与传统档案管理工作的完美结合。 2 电子档案与传统档案管理上的差异 2.1 归档时限的不同。 电子档案可在文件生成后即时归档，也可以在一定的周期内进行统一的归档。将档案交由电子档案生成部门进行生成，然后利用局域网络传输给档案管理部门进行归类和存储，这是较之传统的档案管理方式多出的较复杂的一个步骤，然而这种方式可以避免档案的漏归，确保档案的完整性。另外的一点就是其方便快捷，但是要避免病毒的侵袭。 2.2 管理方式的不同。 电子档案具有一定的特殊性，这种管理方式可以做到档案的一级管理，即档案管理部门可以在接收到文件的第一时间里给每一份档案编制一个唯一的档案号，标注出相应的分类号，并在归档时对不同档案进行不同的主题词标注。而传统的档案管理方式则需填J二不同类型、日期，然后再进行相应的存储位置，增大了工作量。 2.3 归档方式和内容的保护措施的不同。 电子档案具有特殊的重复性和可逆性，在修改时也不会留下任何痕迹。其好处在于在档案的最初归类和录入时不怕出错，确定时发现错