档案基础工作是实现档案管理现代化的前提研究.pdfVIP

科学管理篇 ·471· 外文明服务窗口的建设，制定了优质服务公约，全面实施承诺服务， 对重点井周边的地质资料采取全方位提供，重点地区的地质资料能 够准确无误地提供最新的地质资料(当天提供给科研人员)，保证了 勘探，开发生产对资料的需要，对收发，借阅岗的职工实行挂牌服务， 增强了职工的责任心，树立了良好的职业道德。现代化管理理论的 运用，提高了档案的科学管理水平和工作效率，为现代设备与技术的 采用打下了基础。 三、提高队伍素质是搞好档案管理工作的重要保证 档案管理是一项艰巨复杂，严谨的工作，它要求从事这项工作的 人员必须有较高的业务素质，为此必须切实加强档案管理队伍建设 和培养。 地质院综合案室组织档案人员认真学习档案法规制度，及时总 结和推广各岗位档案管理工作的好经验，鼓励档案人员利用业余时 间进行自学，业务上有较大提高的及时给予表彰，多层次，多渠道地 加强职工岗位培训和学历教育。先后有147人次参加了档案管理， 微机管理等各类学习班，函授班，已有39人取得了大中专学历。自 办了两期半脱产计算机基础知识培训班，并结合岗位练兵，进行了理 论知识和实践操作比赛，对成绩优秀者给予奖励，激发了职工学技 术，学业务的热情，使档案队伍自身素质和知识层次有了很大的提 高。 在档案面向数字化，电子化的新形势下，档案人只有不断提高自 身素质，运用新技术，深层次地开发档案信息资源，强化服务，使企业 档案所蕴藏的信息得到充分发挥，档案工作才能有作为、有地位。 档案基础工作是实现档案管理 现代化的前提 胜利油田地质科学研究院综合档案室 施桂花 一、档案基础工作存在的问题 1、企业档案工作在对档案管理进行升级达标工作中被作为了一 ·472· 齐鲁档案论坛 项紧急任务进行了处理。整个过程中，大批人员加班加点，突击收 集、整理有关资料。由于部分参与人员综合素质不高，业务管理水平 偏低，给后期档案管理留下了很多管理隐患，往往造成在以后的档案 管理利用中不得不再次组织人员进行重新整理，既浪费人力、财力， 又对档案载体造成很大的损害。 2、档案资料交接不及时、不完整，有些资料书写不够规范、正确。 有些企业为了本单位的利益，在上交资料的过程中往往不积极、不主 动，能拖就拖，能不交就不交，资料上交清单能不写就不写，写完也不 认真校对，交接过程不够科学规范。 3、资料库的摆放不够规范，资料查找利用效率不高。资料摆放 缺乏科学，随意性比较严重。 4、输入计算机的各种原始资料数据信息不够精确，给今后的查 找利用带来麻烦。 5、基础资料的存放空间不够规范，防虫、防湿、防霉菌工作不到 位。 综合以上情况，档案管理的基础工作还有待于进一步规范、完 善。 二、实行标准化、规范化，提高档案管理基础工作水平 从科学与实践中可以获知：要想提高档案管理的水平就必须实 行标准化、科学化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收 集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的 方法进行工作。 (一)及时、完整的收集原始资料 对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单 位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已 有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。机关、团体、企业事 业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。博 物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、图书资料同时是档案的，可 以按照法律和行政法规的规定，由上述单位自行管理。 在每一份原始资料产生之时，及时提醒产生单位，注意正确、规 范地书写基础数据，并及时上交给档案管理部门。 科学管理篇 ·473· 在档案收集工作中积极做好调查工作，严格掌握应收入档案馆 的档案形成、流动、管理和使用等方面的情况，并积极推进进馆档案 的标准化，为现代化的管理创造条件。 (二)科学、规范的摆放资料 每一份原始资料，按照年限、地区、字号、类别、柜排号、柜号规范 化人库，确保每一份资料能够科学、有