第十四章 印信管理 17周.ppt

;10.2.2 信件处理 ;案例7：误拆信笺的处理; 1.发现误拆，当即停止阅读，并保证不把已看到的内容告诉任何人。 2.把信纸按原样折叠好，放回信封。 3.取一张便士贴，上面写上：Sorry ,opened by mistake,并签上自己的姓名，然后将这张便士贴粘在信封上。 4.在每天规定的呈送邮件的时间里，把这封错误开拆的信放在其他邮件中间，一并送入总经理室。如办公室无人，当面向总经理道歉。若办公室有其他人在，则过后道歉。; 通过这一方式，小王虽然受到了总经理的严厉批评，但最后也得到了总经理的谅解。事后，小王及时总结经验教训。 小王承认，发生误拆信笺的事情，主观上是自己工作不认真、太大意所致，今后要增强工作的责任心，以避免类似事情的发生。 客观上，是来信人没有按照一定的规范表明私人信件。这需要学习识别哪些是没有表明性质的私人信件。;小王得出如下经验： 一是留意哪些人经常给总经理写私信，那么这些人的来信即便没有标明信件的性质，也不会贸然误拆了。 二是学会辨别公务信件和私人信件的差别。一般，公务信件是打印的，而私人信件是手写的，公务信件的信封是白色的，私人信件的信封是多种颜色的，公务信封往往印有单位的名称和地址，而私人信封往往是公开出售的。 三是当拿不准是公务信件还是私人信件的时候，请领导来定夺。;思考： 1.小王秘书的做法是否值得我们借鉴呢？为什么？ 2.请总结一下秘书该如何细致高效地处理邮件？;印信:是指企事业单位的印章和介绍信等行使职权的凭证和对外联系的标志。 秘书部门掌管的印章主要有三种： 1、单位印章（含钢印）； 2、单位领导人“公用”私章； 3、秘书部门的公章。 作用：（1）标志作用。 （2）权威作用。 （3）法律作用。 （4）凭证作用。 ;印章的样式;公章的刻制 必须由本机关、本部门申请，经上级机关批准，到公安部门办理手续后，再到指定的刻字单位刻字。 印章的大小、样式、名称、文字、字体、质料等，均需按国务院和地方政府规定。 任何人不得私刻公章。;印章的启用 必须经上一级机关或主管部门批准并正式行文。 关于启用印章的通知，内容应包括正文、印模和启用日期。;印信管理;印章的保管 领导指定专人保管使用，应严格按照保密要求进行。 使用印章须经主管领导人批准，并须登记。;秘书用印 要注意位置正确、端正、清晰。 秘书不得委托他人代为用印，更不得以印谋私。 ;印章的停用 印章因损坏，或机关撤消、合并、改名等，应停止使用，并及时上缴原制发机关按规定封存或销毁。;印信管理;普通介绍信的格式： 　 介绍信 （接洽单位名称）：　　兹介绍我公司XXX 同志等 X人前往贵处联系 XXX（工作）事宜，请接洽。　　　　　　此致　　敬礼 XX公司（盖章） X年X月X日　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　;示例：;小案例：“史上最牛的介绍信”;（2）介绍信的管理和使用 机关及其部门使用的介绍信，应统一规格、统一印制，并由领导指定秘书部门专人保管使用。 秘书开具介绍信须由主管领导批准，应做到项目完整、清楚，介绍信上被介绍人姓名、职务、身份、前往单位、事由、日期等各项内容，必须与存根相符。;专用介绍信; 介绍信上须在右下方机关名称和日期之间盖上公章，在左边与存根接线上加盖骑缝章方为有效。 秘书人员不得为他人私开介绍信，也不允许开具空白介绍信。 ;专用介绍信;介绍信使用的程序 ; 用信登记簿;印信管理;一、值班的任务和作用 值班大致设立值班室，值班室有兼职值班室与专职值班室两种类型。 1.值班工作的主要任务 (1)文电处理 (2)信息传递 (3)接待来访 (4)临时性、突发性事务的处理(①快 ②准 ③加强预 (5)值班记录 测，积极主动。) (6)搞好交接班 ;来访登记表;值班日志表; 外来人员登记表 ;值班电话记录表 ┌───────────────────────────────--------- │ 编号： 时间：