第3章Access导航精选.doc

第3章Access导航 本章要点 ? 理解A c c e s s功能和模式? 理解帮助窗口 ? 定义A c c e s s功能? 使用“数据库实用工具” ? 定义A c c e s s操作模式? 将数据库转换为Access 2000格式 ? 理解A c c e s s的表显示? 创建. m d e文件 ? 使用功能键? 疑难解答 ? 设置默认的选项? 现实世界—H T M L帮助或者障碍 ? 使用A c c e s s帮助 3.1 理解Access功能和模式 A c c e s s与字处理和电子数据表应用不同，它是一个真正的多功能的程序。尽管字处理应用 也有许多高级的能力，但其基本的用途是支持文本输入、页面布局和格式化打印。所有字处理 应用主要功能和支持特征都是围绕这一最终目标的。所有字处理操作都是在代表一张纸的视图 上执行的—其大小通常为8 1/2*11英寸。许多电子数据表应用使用行列形式来完成其所有的 功能。与之相反，A c c e s s则由许多的相关工具组成，这些工具主要用于生成、组织、分段、显 示、打印和发布数据。下面将对A c c e s s的基本功能和操作模式进行详细的描述。 3.1.1 定义Access 功能 要想成为一个完善的关系型数据库管理系统( R D B M S )，一个应用必须具备以下四个基本 功能，其中每个功能都有其自己的表现形式(或者视图)： ? 数据组织涉及表的创建和操作，其中表中包含有传统的表格格式的数据(行列或者电子 数据表)，A c c e s s称之为“数据表”视图。 ? 表链接和数据提取用数据关系链接多个表，创建一个存储在你的计算机内存或者临时 磁盘文件中的临时表，这个临时表中包含你选择的数据。Access 使用查询来链接表和选 择数据，并将之存储到称之为R e c o r d s e t对象的临时表。R e c o r d s e t对象中包含有运行查询 所返回的结果数据；Recordset 对象也叫做虚拟表，因为它们存储在计算机的内存中，而 没有存储到数据库文件内。能够用关系将表链接起来的能力，是关系数据库系统区别于 简单的列表处理应用的主要方面，后者只能叫做平面文件管理器。数据提取用于限制 R e c o r d s e t s中包含的数据，使之只包含那些满足你所建立的条件的特定的数据组。表达式 被用来计算数据的值(例如，你可以将单位价格和数量相乘而得出一个总额) 和显示计算 所得出的值，而不管该值是不是表中的一个字段。 ? 数据输入和编辑需要设计和实现数据浏览、输入和编辑窗体作为表格表示的替代物。 窗体是你（而不是应用）用来控制数据表现形式的。大多数用户发现窗体用于数据输入 要比表格格式的R e c o r d s e t s容易使用的多，尤其是当涉及到的字段很多的时候更是如此。 在窗体中进行数据输入是基于intranet 和I n t e r n e t应用的一个需求。而打印窗体的能力， 第3章Access导航43 例如销售订单和发票，对于用户来讲是一个莫大的好处。 ? 数据表示需要创建报表对R e c o r d s e t s存储的信息进行总结，你可以浏览、打印或者在 I n t e r n e t或者i n t r a n e t上发布这些信息(这是整个过程的最后一步)。提供有意义的报表的能 力是任何数据库管理应用的最终目的。另外，公司的管理通常要借助于那些精心格式化 后的报表，这些报表中可以包含图表或者图形。可以使用图表和图形为那些只制定方向 性策略的官员总结和表示数据。 A c c e s s的四个基本功能都是作为视图来实现的，它们在应用结构中的组织如图3 - 1。如果你 是在创建一个新的数据库，那么可以按一种从上到下的顺序来使用A c c e s s的基本功能。在数据 表窗口中单击一个按钮便可以选择一个功能(安全和打印操作除外，它们是菜单选择)。在大部 分视图中，你都可以显示“打印预览”窗口，单击工具栏的“打印预览”按钮将导致打印操作。 图3-1 Access的基本的功能和支持功能 以下五个支持功能可作用于所有的A c c e s s基本功能： ? 宏自动化重复性数据库操作的动作序列。在A c c e s s中创建宏时，可以从可用操作的列表 中选择你想让A c c e s s执行的那些动作。例如，可以使用宏打开一个报表，打印该报表，然 后关闭该报表(本节的后面将定义Access 术语中的打开和关闭)。在A c c e s s的早期版本中， 宏是自动化数据库操作的主要手段。Access 2000之所以支持宏主要是为了和早期Access 版 本所创建的数据库兼容。对于Access 2000 数据库来说，我们使用V B A来自动化数据库操作。 ? 模块以V B A程序设