社区居委会档案升级工作样本.doc

社区居委会档案工作目标管理升级认证指引 第一部分　档案工作目标管理升级认证准备工作 一、基础工作准备 （一）组织保障 组织保障是开展档案工作目标管理认证的必要条件，也是考核的重要内容。根据标准的要求，申报单位必须完成以下工作，并提供相应的印证材料： ●成立档案工作领导小组，由单位领导任组长，明确分管档案工作领导； ●设立档案机构，确定符合标准规定的档案人员，建立档案管理网络； ●单位领导成员研究档案工作的情况，档案工作纳入计划管理、工作总结的情况； ●贯彻档案集中统一管理原则，档案集中管理情况。 （二）制度、标准建设 ●档案管理制度是保障档案工作日常正常开展的条件之一，包括档案人员岗位职责、档案室职责，档案管理办法、档案归档制度、保管制度、借阅制度、统计制度、鉴定销毁制度、库房管理制度等。 ●档案管理升级工作，除档案管理制度外，还必须结合本单位实际，制定档案业务标准，包括档案分类大纲和编号方案、各类归档范围及保管期限表。 （三）档案整理 档案整理是开展档案规范建设的重心，升级的先决条件，是评审检查的重点，在《考核标准》中占据分数的比重最大，也是工作任务最重的部分。凡纳入档案分类大纲的各种档案必须整理完毕，不能有零散文件。没有完成档案整理任务的，不能向档案部门申报。档案整理的结果必须符合《珠海市社区居委会文件材料归档范围及保管期限表》的要求，也就是要有高质量的整理结果，包括组卷合理、项目填写清楚明了，采用的档案装具符合要求，编号符合国家标准。 （四）硬件条件 硬件条件主要是指档案的保管条件，在档案工作不可缺少。硬件条件要考察的内容包括以下方面： ●库房设置。要求库房不能太狭窄，其面积必须满足当前档案保管的需要，并实现库房、阅览、办公“三分开”；特别提示：库房的位置，不能“顶天立地”（指安排在一楼和顶楼），不能“依山傍水”（指安排在厕所边上，或在大楼靠山的一面，潮湿） ●设施设备。必须按照“八防”要求，在库房中配置档案保护设备。必须配有空调、除湿设备；有消防灭火装置；防盗措施（必须安装防盗铁门和铁窗，有的还要求安装防盗报警装置）；加挂防光窗帘；有温湿度记录仪器。 ●档案装具。主要指档案箱柜，必须配备有足够数量符合标准的档案箱，有条件的采用档案密集架。档案盒、封面封底、案卷和卷内目录、档案目录夹等必须采用规定使用的材料。 ●箱柜排列。档案箱柜排列必须符合要求，一般方式：垂直于窗户排放，二不能平行于窗户，在每节箱子上编上箱号。箱号的编写方法按照“从左到右、从上到下”的顺序编写。示意图如下： 1 6 11 16 21 2 7 12 17 22 3 8 13 18 23 4 9 14 19 24 5 10 15 20 25 （五）编研材料 编研材料是档案管理升级认证中很重要的一部分，是档案利用的一项重要内容，编研材料包括通用型和特色性编研。不同种类的升级对编研材料种类有不同的数量要求，无论哪种升级，通用型编研材料是必不可少的，主要有：组织沿革、大事记、全宗指南、基础数字汇编、专题文件汇编等材料；特色性编研材料，是指根据本单位实际，具有本单位特色的编研材料。 二、印证材料准备 印证材料是档案管理升级认证，现场评估时，必须提供给评审人员进行评审核查的原始记录材料。这项工作是在其他准备工作基本就绪时，必须完成的最后一道工序。印证材料准备充分，对考核标准说明充分，则评估认证工作就比较顺利，必须从下面几个方面来开展： （一）印证材料的收集。单位在开展档案管理升级之初，就应注意印证材料的收集，在准备过程中，不断补充印证材料，在其他准备工作完成时，印证材料的收集也基本完成。 （二）印证材料的分解。由于档案管理升级评估时，严格对照《考核标准》每一项进行核查，检查印证材料，是否能够说明这一项的情况，因此，必须将平时收集起来的材料，按考核标准每一项，有针对性进行分类、归拢。 （三）单项说明。即对每一小项，或者说每一个评分点得情况进行说明，其说明格式如下图： 印证材料之二： 一、组织领导 1.1发展规划 2.档案事业发展中长期规划 我局制定了珠海市档案事业发展“十一五”规划，并经市发改局和法制局审查，报市政府审批通过，列入我市国民经济和社会发展“十一五”规划，纳入专项规划实施。 （此为单项说明内容） （正面） 依据性材料目录 2.1 关于印发《珠海市档案事业发展“十一五”规划》的通知（珠档字〔2006〕40号） 2.2 分管副市长对《珠海市档案事业发展“十一五”规划》的批示 2.3 《关于审批〈珠海市档案事业发展“十一五”规划〉的请示》的批复 2.4 印发《珠海市档案事业发展“十一五”规划》的公告——珠海市人民政府公报（2006年第14号） （反面） 三、申报材料准备 申报材料有4—5项，每一项都需要撰写成文。 （一）升级申请 主要内容