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档案的保管 中文0972 戴艳玲 许娜玲 钟惠敏 郑小玲 聂雪琴 林翠娟 郑希娥 保管工作的意义 保管工作的任务 保管的基本物质条件 库房管理 一、保管工作的意义 为了维护党和国家历史真实面貌服务，我们应该长期保管档案； 因档案保管中纸张老化、字迹褪色模糊、虫害等问题，造成档案的“寿命”是有限的，所以我们必须加强档案的保管工作 。 二、保管工作的任务 一要有一定的保管档案的物质条件 二要有完善的保管制度和方法 具体内容 （1）建立和维护档案的存放秩序 （2）防治档案的损坏 （3）延长档案的寿命 （4）维护档案的安全　　  2、基本要求 （1）以防为主，防治结合 （2）加强重点，照顾一般 （3）自力更生，勤俭节约 （4）立足原件，保证信息 （5）立足长远，保证当前 三、物质条件 1、档案库房 原则 适用 经济 美观 （2）要求 要有足够的面积,开间大小适当 屋顶要牢固并具有隔热性能 墙壁坚固并具有隔热、防潮、防尘的性能 地面坚固耐久并能防水防潮 门窗紧密、牢固，窗户具有良好的防强光与防风沙的功能 机关办公楼内选择档案库房注意事项 机关、企业、事业单位的档案库房一般设在办公楼内，在机关办公楼内选择档案库房应注意以下几点： 不宜设在办公楼的顶层、底层，以防潮湿或高温。 不宜设在阳光直射、温度高的房间。 不宜设在靠近盥洗室和锅炉房的地方。 库房必须专用，做到办公室、阅档室、库房三分开。 2、档案装具 档案装具应使用符合《档案装具》 (DA/T7-92)、《文书档案案卷格式》(GB/T 9705)、《科学技术档案案卷构成一般要求》(GB/T 11822)、《归档文件整理规则》(DAT/22-2000)等标准 种类：档案箱 档案架 档案柜 材质：金属 木质 特殊载体档案应使用专门的档案装具 木 质 档 案 柜 3、包装材料 卷皮 卷盒 包装纸 四、库房管理 1、任务 档案秩序管理 存放位置与排列顺序 库房温、湿度调节 与卫生保洁 档案出入库房控制 档案理化状态监测 库房保卫 1、档案秩序管理 存放位置与排列顺序 库房编号与排架 整齐一致、横竖成行，避光通风，充分合理利用空间。 档案装具编号原则：从左至右，自上而下。 全宗的排列与档案的上架 一是按全宗顺序号排列，对全宗和全宗实体的安排比较方便； 二是全宗分类排列法，对全宗的系统管理和全宗信息的控制较为有利。 特殊载体档案，可根据载体材料的不同，将纸质档案和其他特殊载体的档案（如照片、磁盘、光盘等）分库存放、排列或排架。 2、档案库房温湿度的标准 进出库制度 厦门市档案局（馆）保管利用处 负责接收、征集档案资料 对已进馆的档案资料进行整理、鉴定、统计、解密划控工作，提出开放范围 编制各类检索工具，进行档案著录标引 负责对过期及无保存价值档案的鉴定销毁工作 负责对馆藏档案的检查、保管，做好防火、防虫、防霉、防盗等保护工作 调查了解社会需求情况，积极为社会各方面提供利用和咨询服务 负责对全市重大活动的录相、录音、摄影等现场资料的收集工作。 5、“八防”措施 档案八防是指档案在保管过程中,应注意防光、防尘、防火、防盗、防虫、防鼠、防潮、防高温。防光主要是防止阳光中紫外线对档案纸张的破坏。 7、档案代理卡 9、全宗卷 概念：全宗卷是档案室在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷，即档案的档案。 （2）所包括的材料 1)档案收集工作中材料，包括档案交接文据、移交目录、接收、征集记录、档案来源和价值说明等。 2)档案整理工作中的材料，包括整理工作方案，分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。 3)档案鉴定工作中材料，包括鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案清册等。 4)档案保管工作中的材料，包括档案检查记录、报告、重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。 5)档案统计工作中的材料，包括档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。 6)档案利用工作中的材料，包括全宗指南，开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例，以及立档单位大事记。 7)档案管理新技术的应用材料，包括缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。 10、定期检查与清点 档案清点交接工作主要是在以下情况下进行： 档案接收入库时清点交接； 库房管理人员工作变动时清点交接； 档案日常管理利用后，库房管理人员与其他利用档案人员的清点交接； 发生与档案安全有关的突发事件后，如档案大规模的搬迁、整理、利用后的清点检查； 定期清点，一般档案室2—3年