科技档案整理工作.ppt

科技档案工作 成都市档案局经科处 姚 敏 华 2010年6月 1、《科学技术档案案卷构成的一般要 求》（GB/T 11822--2008） 中华人民共和国国家质监局和国家标准化 管委会于2008.11发布，2009年5月实施。 2、《企业档案工作规范》（DA/T 42- 2009） 国家档案局2009年发布并实施 第一部分：科技文件管理 第二部分：科技档案管理 第一部分科技文件管理 一、概述 （一）科技文件材料的定义 《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）中的定义:“科学技术文件材料是记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称。” 1.来源：贯穿整个科技生产活动，包括相关的管理性文件。 2.性质：科技生产活动中直接形成的（原始性）。 3.形式：文字、图表、声像各种类型的文件材料， 载体形式包括纸质、光盘、录音录像带、照片及底片、缩微胶片、实物及其他。 （二）科学技术档案的定义 国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动 形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的 应当归档保存的科技文件。 （三）两者关系 科技文件是科技档案的来源。 科技文件经过归档，（将一个科技项目完成或告一段落后，将所形成的经过鉴别整理后具有保存价值的科技文件，按照归档制度要求，移交给科技档案部门集中管理）就转变成了科技档案。 二、科技文件的作用 1、科技文件是科技活动的依据.我们各项生产、科研、基建、管理都离不开它来作为依据。 2、科技文件是组织生产和科技管理活动的“共同语言”。 3、科技文件是记录和传播科技思想的工具。大家通过其信息记录用来交流、阅读、使用，可以使这些科技思想迅速传播，从而提高科学技术水平。 4、科技文件是科技档案的来源。科技文件的完整、准确及系统与否，直接关系到科技档案的建立与质量的高低。 三、科技文件的基本特点 1、专业技术性：在不同的专业领域，因科技活动的工作对象、内容、工作程序不同，具体采用的技术标准、技术方法、技术手段不同，所以会产生不同技术内容、不同形式的科技文件。 2、成套性：为了某种目的而独立开展的一项科技活动，都要经历发生、发展、结束的全过程。科技活动整个过程中各阶段产生形成的科技文件，必然是有内在有机联系的、密不可分的一个整体。 3、渐全性：任何一个科技活动都不可能是最善最美的，随着新思想、新技术、新工艺的引入，都有一个不断完善、渐趋合理的过程。 4、标准性：各专业领域都有相应的国家标准、行业标准、企业标准，对科技文件从形式到内容，设计与编制的方法、要求，文件的制成材料等进行了标准化、规范化的详细规定。 四、科技文件的类型 （一）图样材料 图样是按国家规定的制图标准，绘制在一定载体平面上的表示物体、建筑物的形状、结构、大小或其他自然现象的几何图形。按产生领域可分为机械制造业的产品图样、建筑业的工程图样等，按绘制手段、制成材料和用途的不同，还可分为草图、原图、底图、复印图、空白图等。 （二）文字材料 　文字材料是用文字、数据及其它符号来表示和传递科技思想，记录科技活动及其成果的科技文件材料。如调查报告、说明书、任务书、计算书、概（预、决）算书、技术条件、科研报告和科研论文等。 四、科技文件的类型 （三）目录表格材料 目录、表格材料是用表格形式填入文字和数字而成的一种科技文件材料。如明细表、汇总表、配套目录、设计文件更改通知单、设备开箱验收单等。 （四）声像材料 指在设计、施工、生产、勘探、测绘、科技研究、自然观测等科技活动中形成的照片、影片、录音带、录像带等视听型文件材料。 （五）电子文件 1、电子文件的定义 电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件 （《电子文件归档与管理规范》B/T18894——2002 ） 2、电子文件的类型 图像文件（I）、图形文件（G）、数据文件（D）、文本文件（T）、程序文件（P） （ 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》 GB/T17678.1——1999 ） 五、科技文件的整理 （一）、科技文件整理的含义及内容 科技文件的整理就是在档案部门监督、指导下，由科技人员将科技活动中所积累的科技文件进行必要的补充和清理，并按科技档案管理制度要求进行初步系统化和