总经理工作安排事项.docxVIP

总经理工作安排事项 总经理工作安排事项 　　总经理之日程安排是其工作质量，工作效率，工作成果的一种体现。而规划、安排领导的工作日程是秘书的一项基本工作，是秘书辅助领导工作的基础，安排好总经理的日程，有利于总经理高效的工作，有利于其工作的跟进，更能够使总经理更全面地处理公司各方面事务。 　　总经理工作安排包括：日程安排、出差日程安排、会议安排、大型活动和突发来访等等部分组成。 　　为了更加规范总经理日常工作安排流程，提高工作效率，特做出如下规定： 一、日常性工作安排： 　　总经理日常性工作分为两种，即事先有计划的相对固定的工作（会议、出差、接待等）和突发性 　　工作（临时安排事情）。秘书处每日需将有计划的事情预先填入拟好的日程表中，同时灵活地安排突发随机事件。各部门需提交总经理处理或决定的事务，一律提交秘书处处予以登记安排，以便登入总经理日程表中；各部门每日尽量在上午8：50之前将总经理需审核的工作提交至秘书处。各部门需总经理审核的单据，则不需登记，直接承总经理审批即可。 二、出差行程安排： 　　总经理国内/外出差事务，均由秘书处予以统筹计划安排，相关部门如需与总经理一同出差或外出公干等事务，需提前1~2周通知秘书处。同时需提供资料：出差日期、地点、主要活动内容、下塌酒店资料、接送人员等。秘书处根据情况拟出“总经理国内/外出差行程表”，确定行程，预定机票。同时做出平日工作的协调（必要时，拟写“授权书”）。如需办理国外签证，需提前1.5个月提交秘书处办理。 　　总经理出差中，秘书处根据总经理出差安排，随时通报公司业务进展情况。出差后，秘书处及时向总经理汇报出差期间公司内部事务及业务进展。 　　三、会务安排：召开和参加会议是总经理的主要工作方式之一。主要分内部会议与外部会议。秘书处统一跟进与协调安排。 　　（一）公司内部会议安排（总经理主持会议）流程如下： 开始 确定会议目的、参会人员、时间、议程 安排会议室、落实参会人员 拟订会议通知 （注意文件格式） 审批 修改 N 会前准备 下发 Y 会中服务 结束 整理会议记录/纪要 审批 修改 下发 Y N 注意事项： 　　?各部门如需总经理主导会议的，需提前2~5天通知秘书处，以便排入总经理工作排程中； 　　?秘书处会前与总经理及相关部门负责人明确会议内容、议程和参加人； 　　?秘书处综合考虑各种因素（如总经理全天日程安排），安排会议地点及时间； ?下发会议通知后； ?安排人员会中做好记录； 　　?对会中达成的决议及时跟踪，并反馈给总经理及各部门； l总经理参加的会议流程如下： 判断是否时间冲突 NO YES 开始 接收通知 确认时间 与对方确认后另行安排 请示总经理 是否参加 回复相关部门并准备材料 会前协助准备 总经理参会 会后材料整理工作跟进反馈 结束 不参加 注意事项： 　　?各部门邀请总经理参加会议，需提前1~2天告知秘书处，以便做全总经理全天日程安排； ?必要时，会中安排人员做好会议记录。 　　（二）外部会面安排（总经理主持及参加的外部会面） yes 　　接到会面请求与相关人员确认时间、地点、人员等拟定会议议程落实参加人员,写日程表 no 不予参加 　　结束跟踪反馈安排人员做会议记录（必要时）会前准备 注意事项： 　　l各部门如需要总经理主持或参加外部会议（股东大会、投资者会议、客户会议、其它政府单位、机关会议），需提前4~5天通知秘书处，以便做好会务安排。 　　l秘书处需确定会面地点，会议室，准备欢迎牌，白板笔等； 　　l秘书处提前准备会务行事安排，如到国外参加会议，则需预订机票等事宜；（提前10天通知秘书） l秘书处需确定是否安排车辆接送参会人员； 　　l会前秘书处与相关人员提供相关会议背景材料，制定会议拟程； 　　l秘书处安排人员做好会议记录，并予以跟进。 　　四、大型活动安排（如春节晚会等等）（内部） 1、总经理接受活动邀请 　　l相关部门及人员提前3~5天通知秘书处，并提交活动议程。征询总经理意见； 　　l秘书处对于总经理同意参加的活动事先安排日程。 2、活动的前两星期 　　l秘书处将总经理日程细化落实，帮助总经理准备发言稿、主持题等，经总经理审阅后修改定稿。定稿的发言稿交于会议组织者； l必要时组织参加彩排。 3、活动前一天的准备工作 l做好准备工作，如预定车辆等等； 　　l提醒总经理应该参与活动的具体项目并备好活动议程等资料。 五、客户来访（突发来访）安排： 　　l如有客户来访，需与总经理会面的，相关部门人员应提前1天通知秘书处，以便及时调整总经理日常工作； 　　l如有突访客人来访总经理，保安室及前台不可直接将客人带入总经理室，应先问清对方来访目的；并及时通知秘书处，对于总经理熟悉且非常重要的客人，如果总经理当时有时间接待，前台通知秘书处尽量安排，可把来访者带到