如何组织一场会议精选.ppt

如何组织好一场会议 会前——沟通、准备 会中——协调、执行 会后——跟进、总结 成 功 因 素 dxb.qnw.cc /zjdx / / / 3 http://3 http://3 /dx/ /sy/ /hlj/ /wj/ /bjdxb /zy/ /m/ / / 39. / / / / / / / / / / / dx.yutian.cc /bbs / / / /m 3 http://3 http://3 4 / www.qL /dx/ /sy/ /hlj/ /wj/ /bjdxb /zy/ /zjdx/dx/ /dxb 5 / / / / / / / ? / /m/ / / / / 39. / / /zjdx/ / / / / / / / / / http://3 http://3 / 组织会议流程 五个“确定”（主题、时间、地点、流程、大致人数） 做预算、发会议通知、成立会前筹备小组 文案及物品准备、成立会务组 志愿者管理培训 会 议 召 开 沟通与协作 与兄弟部队沟通 与公司沟通（财务） 与酒店沟通 住 宿：房间数（会务组、VIP、参会人员） 餐 饮：地点、用餐要求、菜单、时间、人数 会议室：（主会议室、分会议室）使用时间、应配备设备 与外协公司沟通(广告公司、复印公司、摄影公司) 制作手册、彩页，制作横幅、挂旗、易拉宝，制作胸卡、徽章，合影留念 与演讲者沟通 收集演讲者本人背景资料、确认其行程，并给予适当接待 告知其时间、地点、形式、内容、参会人员大致资料 五个“确定” 一、会议主题 A、招商会（产品、事业） 通过参会人数等条件制定合理目标（例：业绩提升） B、培训会 培训对象通过培训最终达到状态（例：市场精英、讲师精英） C、表彰会 通过表彰部分人群达到最终目的（例：激励市场） 二、会议地点 三、会议时间 四、会议预计人数 五、会议流程（流水账） 做预算（拉清单） 一、交通费用（场地较远，集体接送） 二、场地费用 三、食宿费用 四、物资费用 会 场：桌牌、横幅、挂旗、易拉宝等 人 员：胸卡、胸花、领导人用绸带 会议资料：宣传单页、资料汇编、笔、笔记本等 备用药品：速效救心丸、降压药、邦迪、药水等急救或外伤处理药品 会议奖品：试用装产品、手机、电脑、旅游等（制作奖品牌） 发会议通知 一、报名通知 a、时间、会议大致内容、大致地点 b、人员限额、费用 c、报名截止日期 d、负责人员 例：尊敬的市场领导人您好，本公司（内容）××会议将于×月×日——×月×日在石家庄召开，本期会议由于场地等诸多原因限制人数为×人，食宿费用×元，各体系领导人请您尽快统计人数将报名人员的详细信息（姓名、性别、联系电话、所属体系）于×月×日前报给××。 二、会议通知 a、时间、会议名称、地点 b、注意事项(当地气候、着装要求、交通路线等) 例：亲爱的伙伴您好，本公司（内容）××会议将于×月×日——×月×日在石家庄召开，地址：× × × × × ， ×日×点——×点报道， ×日×点结束。 注：如需参会者准备资料，请给予详细说明，在报名通知、或会议通知中酌情添加。 成立会前筹备组 一、信息收集负责人 （参会人员相关信息等文案准备） 二、物资采购负责人 （物品准备） 三、外联负责人 （场地、车辆、外协公司） 四、接待负责人 （受邀人员的接待） 姓名： 性别： 所属体系： 联系电话： ……. 成立会务组 一、大会总指挥（总协调） 二、负责人 交通、（签到）住宿、餐厅、会场、礼仪、物资、财务、医疗 三、其他 音响师、照相摄像、主持人（热场主持人）晚会负责人 四、志愿者 志愿者的管理与培训 志愿者明白要做什么，并且会做。