第六章 .秘书的工作职能.ppt

现代秘书工作的基本特征：以调查研究为方法， 以信息工作为基础，以参谋咨询为方式，以辅助管理 辅助决策为根本。 给领导“减压”还是“帮倒忙” 影片《生死抉择》中有这样一件事：一名老职工写给 李高成市长的反映中阳纺织厂领导班子腐败问题的信件被 市长秘书“截留”了，由此引发了群众对李高成的误解，也 给李高成的工作带来了被动，负面影响很大。当李高成责 问秘书为何扣住他的信件时，秘书解释说：是为了减轻领 导的工作压力。 问题： １．市长秘书“截留”了反映中阳纺织厂领导班子腐败问题 的信件，是给领导“减压”吗？ 为什么？ ２．在你心目中，秘书有哪些职能？ 怎样才能履行好这 些职能？ 第一节　办公事务辅助 秘书是为领导工作服务的，其工作职能必须围绕着领导工作需 要展开。概括地说，在领导履行职责、行使职权所需要的辅助和服 务领域内，都属于秘书工作的职能范畴。从这个意义上讲，秘书职 能范畴是： （１） 具有从属性。它从属于直接服务对象———领导者的职责 和职权范围。 （２） 管理辅助性。无论何级何类的领导者，都有确定的管理范 围，秘书的职能范畴，就是在领导者的管理范围内发挥辅助 作用的空间。 （３） 既有近身综合辅助的确定性又有领导需要差异的选择性。 开展正常的领导活动，就必须借助会议、文件、处理事务等 形式以行使职权，必须依据信息进行沟通以实施管理，这就 需要秘书办文、办会、办事、沟通信息等职能辅助。 办公事务辅助在秘书职能活动中是大量的、经常性的、基础 性的。秘书办文、办会、办事在整个秘书职能活动中要占全部工 作时间和精力的三分之二左右，所以说是大量的；这类工作是每 天或每周、每月往复出现的，所以说是经常性的；秘书的参谋智 能辅助和综合协调辅助不少都渗透和包容在办公事务辅助中或者 与办公事务辅助相配合，所以说是基础性的。因此，从事秘书工 作的人，首先必须要尽职尽责地完成办公事务辅助工作任务。办 公事务辅助主要包括办文、办会、办事，以及办公环境管理等， 它是领导活动和管理组织运转不可缺少的辅助和服务环节，它对 领导工作和管理运作的效率和有序性、规范性有着不可低估的影 响。 一、办 文 办文在秘书工作中主要指文稿撰拟、运行、整理及保管利用。 自秘书性工作萌生开始，办文就成为秘书性人员为领导和管理工作 服务的重要手段，成为其辅政的主要方式。文字产生之后，国家行 使其统治权力、管理主体行使其管理和支配权，都必须以文书为载 体并以文书为重要依据。即使在高度集权的封建君主时代，君权的 行使也需要秘书性官吏的辅助和操办，在办文的过程中也必然存在 秘书性官吏不同程度的参谋建议的智能辅助。随着社会的发展，文 书应用的范围越来越广泛，数量和要求也不断地提高。因此，办文 成为了秘书工作极为重要的业务内容。即使在信息化社会，使用了 网络化的文字处理技术后，采用以计算机为主要工具的秘书办文， 也是领导和管理者不可缺少的辅助环节。 （一） 文稿撰拟 【案例】 方老师原是一中远近闻名的才子，不仅自己经常在报刊上发表文 章，而且他教的学生，个个语文成绩优秀，特别是作文写得好，经常在 省市中学生作文竞赛中拿名次。由于书教得好，被提拔到市教育局当了 科长，又由于会写文章，又选任为陈书记的秘书。陈书记的儿子就是方 老师教出来的，考入了国家重点大学中文系。陈书记出于对老师的尊 重，对方秘书仍然称方老师。 方老师第一次为陈书记写讲话稿，是他至今难忘的。陈书记向他交代 写作意图、主要观点和有关材料。他表面虚心在听，心里却在想，写文 章还用你来教我吗。虽然他十分自信，但毕竟是第一次给县委书记写讲 话稿，必须一炮打响。于是他熬了两个通宵，反复修改润色。改好后自 己又读诵了几遍，直到自己完全满意，才算完稿。 开会那天，方老师坐在台下，准备欣赏陈书记宣读他笔下的杰作。只 见陈书记把讲话稿放在桌上根本没有打开，开口就说：“今天我讲８个 字，第一个字是……”８个字全是讲话稿上没有的，整场讲话内容完全按 “８ 个字”展开。半个钟头后，台下响起雷鸣般的掌声。方老师给惊呆 了，但心里又很不服。讲语言、讲结构、讲文采，我写的哪点不如他？ 为什么…… 他带着迷惑去听与会干部讨论陈书记的讲话。干部们对陈书记 讲的“８ 个字”记得清，理解得透，并能与各自的实际工作紧密地 联系起来。方老师这才服气了。 事后，方老师见了陈书记感到有些惭愧。陈书记笑着说：“方老 师，你的文稿很有文采，但不对路，不要紧，慢