培训99分的记者会资料.doc

培训《99分的记者会》资料 ◆ 表一 记者会资料袋内容检查表 记者会资料袋内容检查表 1． 记者会流程表 2． 新闻稿 3． 公司简介 4． 产品说明手册 5． 照片 6． 记者纪念品 表二 记者会准备及注意事项 一 人 员 安 排 1．主持人 2．发言人 3．翻译人员 4．接待人员 5．摄影人员 6．录音人员 7．记录人员 8．展示人员 9．突发事件处理人、保安人员 二 相 关 资 料 及 物 品 1．与会人士及媒体邀请卡、函 2．发言人讲稿、自传 3．资料袋、夹 4．会议背景资料及图片 5．新闻稿 6．会议流程表 7．与会人士背景资料 8．公司简介、组织图、说明书、简报资料 9．产品展示活模型 （续上表） 10．模拟Q＆A 11．纪念品 三 场 地 布 置 及 现 场 相 关 设 备 1．主桌及记者席排列方式（如上课式、T型等）、席次 2．接待桌、讲台、白板 3．条幅、指标、海报、展示架、桌布、座位牌 4．盆花、胸花 5．麦克风、同步翻译设备、扩音设备 6．录音设备、录音带 7．投影机、幻灯机 8．录像机、放映机、银幕、录像带 9．灯光、音响、电源 10．照相机、底片 11．签名簿、签字笔、名片 12．茶水、糕点（依形式准备，如自助餐、鸡尾酒、点心） 表三 媒体操作基本要则 报纸 ●发布新闻稿步骤 ⑴前一周 确定负责记者名单 新闻稿撰写完成、照片加洗、礼物准备完毕 ⑵前一天 检查新闻资料袋内容、新闻稿、照片、礼物… 将信封封妥，贴上名条 ⑶当天晚上六点前，务必投邮局 ⑷1—2天后 视记者属性排定联络时间 确定是否收到及稿件发布重点时间 ⑸每隔5—7天新闻剪报传真给客户 （续上表） ●举办记者会或活动 ⑴前二周 a．完成邀请函内容 b．确定记者名单 ⑵前一周 寄发邀请函 新闻资料完成 ⑶前3—5天 联络记者—询问出席与否 ⑷前一天 在确定记者出席（在传邀请函） 新闻资料袋OK ⑸活动结束后 未出席记者，邮寄或快递 晚上联络未出席记者 ＊若有比赛性活动，则尽快加洗活动照片、撰写活动新闻，于截稿前送给记者 ⑹活动剪报 ＊若活动属立即性，则于前两天必须订阅记者会隔天报纸 杂志 ●消息稿发布 ⑴确认适合发布之杂志名单及截稿日期 ⑵以电话方式或传真内容简介，询问是否有兴趣 ⑶依截稿时间，选择邮寄或快递将资料送达 ●记者会或活动通知 ⑴前5—7天 传真邀请函通知 电话联络是否出席 ⑵前一天 在传真邀请函，在确认是否出席 ●杂志专访 ⑴撰写一份重点介绍的资料 ⑵传真给适合杂志 ⑶联络杂志 ⑷发采访通告与客户安排时间 ⑸采访前再确认 ◆ 表四 公关活动注意事项 ●准备工作 1．活动一定要有备案 2．事先勘察场地 3．将活动在脑中演练数次 4．危机处理方案准备 5．了解是否需要任何证照 ●活动种类 1．记者会 2．开幕仪式 3．酒会 4．产品发布会 5．学术研讨会 6．表演活动 ●人员分工 1．工作项目规划 2．每一组确定负责人 3．活动前会议，预演 4．危机处理小组 5．联络电话 6．协办单位人员掌控 ●时间管理 1．从活动当天向前推算 2．准备详细活动时间表 3．按照时间表执行事项 4．预留缓冲时间 5．遵守Deadline时间 ◆ 表五 记者会当天工作分配 ★公关公司 1．执行媒体计划 2．联络媒体 3．媒体专访安排 4．媒体及名人邀请函撰写、联络 5．Q＆A准备，贵宾演讲稿撰写 6．安排记者会人员分工及训练 7．记者资料袋内容完成 8．摄影师、摄像人员联络、确认 9．确定媒体出席人数 10．邀请部分嘉宾 11．准备接待桌事宜 12．负责与会场人员沟通 13．负责与协办厂商人员沟通 （续上表） 14．预演安排 15．协办厂商安排、沟通、议价、监督 16．详细流程设计、进场时间表 17．估价单 ★主办单位 1．准备会场布置事宜（挂条幅、海报等） 2．邀请贵宾 3．报告内容（幻灯片、投影片） 4．相关影片的带子 5．公司手册 6．礼物 7．照片 8．信封、信纸 9．名人车马费 ◆ 表六 活动准备期的工作进度 时间 执行 媒体工作内容 执行 活动工作内容 1．确认企划书 2．执行媒体计划 3．联络各相关媒体作配合、采访（准备相关杂志） 4．收集相关活动新闻资料 5．讨论主攻媒体 6．准备媒体活动事项（签证、机票） 7．确认新闻资料内容、Q＆A 8．讨论名人名单并准备邀请函 1．活动内容讨论确认 2．预算讨论确认 3．