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東翰電子科技（昆山）有限公司 內 部 管 理 循 環 目 錄 文件編號 文件名稱 發行版次/日期 A B C D E AD-01 印鑑管理作業 AD-02 票據領用管理 AD-03 財產管理制度 AD-04 職務授權制度 AD-05 職務代理制度 AD-06 制度管理作業 AD-07 信用額度控管辦法 文件編號：AD編 號 作 業 項 目 作 業 程 序 及 控 制 重 點 依 據 資 料 AD-01 印鑑管理作業 1. 目的： 有效控管公司印鑑之使用，確保用印之適當，以保護公司之法定權益，並促使公司內各單位之印鑑管理工作制度化。 2. 範圍： 2.1.本作業程序適用於公司內各種印鑑之鐫刻、文件用印、印鑑攜出與銷毀作業。 2.2.印鑑依使用權限分二大類，第一類：平時業務使用，第二類：對外具法律效力，使用需經主管核准。 3 內容： 3.1.刻印申請： 3.1.1.流程圖號：無 3.1.2.程序說明： (一)申請單位依業務需求申請印鑑鐫刻，應填立〝印鑑申請表〞，填妥印鑑用途、樣式、種類等需求，依核決權限呈核後，送印鑑管理單位審核無誤後辦理委外鐫刻。 (二)印鑑刻印完成，印鑑管理單位應立即於〝印鑑申請表〞及〝印鑑保管清冊〞建立印信式樣後，〝印鑑申請表〞併同刻印廠商開立之發票／收據，依「採購及付款循環－零用金作業或應付款項作業」辦理請款。 (三)印鑑管理單位應將〝印鑑保管清冊〞併同刻製完成之印鑑交印鑑保管人，經保管人簽收後，印鑑交保管人妥善存放，並依原申請用途使用，〝印鑑保管清冊〞則由印鑑管理單位依日期順序存檔備查。 (四)公司重要印鑑應分別由專人保管，且大小印鑑保管人不得互為職務代理人，印鑑保管人應妥善保管印鑑。 (五)背書保證有關印章之保管人應報經董事會同意；變更時亦同。 (六)保管人如因職務調動或離職，其所保管之印鑑必須列入〝工作移交清冊〞辦理移交，並更新〝印鑑保管清冊〞之保管人。 3.2.用印及攜出： 3.2.1.流程圖號：無 3.2.2.程序說明： (一)申請人因執行公務需要用第二類印鑑時，應填立〝用印申請單〞，註明用途並檢附用印文件／合約，依核決權限呈核後，向印鑑保管人申請。若係印鑑攜出者，應註明預計歸還時間。 (二)申請文件用印者，印鑑保管人於審核相關文件無誤，方於文件用印。用印完成後，應於〝用印申請單〞登載用印式樣後，文件／合約交申請人據以執行公務，〝用印申請單〞則由印鑑保管人依申請日期歸檔存查。 (三)印鑑須攜出者，保管人應視需求會同申請人攜出或將印鑑交付申請人執行公務，並應由攜出使用人於〝用印申請單〞簽收；公務結束歸還印鑑時，印鑑保管人於核對印鑑無誤後，應於〝用印申請單〞登載歸還紀錄，依申請日期歸檔存查。 3.3.印鑑銷毀： 3.3.1.流程圖號：無 3.3.2.程序說明： (一)凡印鑑因遺失、損毀或因業務需要換新而申請銷毀時，印鑑保管人須填具〝印鑑申請書〞，敘明欲銷毀印鑑之原因，呈權責主管核准後，連同該印鑑送印鑑管理單位辦理。 (二)印鑑管理單位接獲〝印鑑申請書〞，經與〝印鑑保管清冊〞資料核對無誤後，視情況簽註保留或銷毀意見，呈權責主管核准。 (三)申請銷毀之印鑑擬予保留者，印鑑管理單位應於〝印鑑保管清冊〞登錄停用記錄後，暫時保管印鑑。印鑑擬予銷毀者，印鑑管理單位應將印鑑予以截角作廢，並於〝印鑑申請書〞蓋上截角式樣後，據以於〝印鑑保管清冊〞登錄作廢日期。 (四)印鑑管理單位應將〝印鑑申請書〞併同〝印鑑保管清冊〞按日期順序歸檔存查。 3.4.控制重點： 3.4.1印鑑須由專人保管，並登錄〝印鑑保管清冊〞予以控制。 3.4.2.印鑑管理單位應妥善保存〝印鑑保管清冊〞，俾於必要時核對。 3.4.3.背書保證有關印章保管人應報經董事會同意；變更時亦同。 3.4.4.印鑑保管人變更時，應確實登錄保管人移交記錄。 3.4.5.用印申請之用途應登錄完整並經主管核准。 3.4.6印鑑保管人員俟文件經權責單位主管核准後，依規定使用印鑑。 3.4.7.印鑑保管人於印鑑攜出時，應依〝用印申請單〞跟催印鑑之歸還情形。 3.4.8.印鑑之銷毀／暫時保管應由權責主管核准，並由印鑑管理單位統籌辦理該手續。 3.4.9.公司印章應詳予登記，並不定時盤點。 附件： 印鑑申請表 印鑑保管清冊 用印申請單 參考文件： 採購及付款循環零用金作業 採購及付款循環應付款項作業 編 號 作 業 項 目 作 業 程 序 及 控 制 重 點 依 據 資 料 AD-02 票據領用管理 1. 目的： 為有效控管公司空白票據之領用，特制定本作業，以供相關人員遵循。 2. 範圍： 本管理辦法適用於空白票據領取及使用之相關控制程序。 3. 內容： 3.1.流程圖號