事务文写作.doc

第二讲 事 务 文 一、计划与总结 (一)计划 计划是指群体和个人对未来特定的时间范围内的工作、学习和生活作出安排、打算和策划而形成的事务性文书。它是人们未来行动的指导依据，它向人们展示了计划者未来的行动目标、步骤、措施以及信心和决心。计划在日常的生活中称谓虽不尽相同，但常见的所谓安排、打算、设想、方案等一般都归入计划的范畴。 1、计划的作用 计划是做好工作的基础，是完成任务的保证。古人云：“凡事预则立，不预则废”。“人无远虑，必有近忧”。文中的“预”和“虑”就是打算，就是计划。无论做任何事，都应提前作出周密的打算和安排，使自己的行动有目标，有条理。从而避免盲目性。 计划具有指导和激励的作用。计划中的目标、任务、要求和步骤措施可对行动中的群体人员起到统一意志和行动指导的作用。在总的目标下，任务的分解、行动的时间和步骤，约束着人们依据计划行事，从而调动群体的积极性和创造性，使工作、学习、生活在有序的状况下进行，最终顺利地实现和完成共同制定的目标和任务。 计划还起到监督和调控的作用。计划中的目标、任务和步骤措施是行动的指南，也是上级部门监督调控的依据。上级部门根据计划对工作进行检查监督，而计划者本身也可通过计划自律自己，并根据进程中的问题和情况变化对计划中的步骤进行适时的调整。 2、计划的种类 计划的种类因分类的方法不同而显得名目繁多，并且一个计划往往涉及多个类别。 按内容分有工作计划、生产计划、学习计划、科研计划、购销计划等。 按范围分有个人计划、班组计划、单位计划、地区计划等。 按时间分有年度计划、季度计划、学期计划、月计划和旬计划等。 按性质分有综合计划、专题计划等。 按表现形式分有条文式计划、表格式计划和文件式计划等。 3、计划的写法 计划的格式不太固定，常见的表现形式有文件式、条文式、表格式三种。这里就应用比较广泛的条文式计划的写法介绍如下。 条文式计划的结构，一般由标题、正文、署名和日期三部分组成。 (1)计划标题 标题也即计划的名称，写在第一行正中，使用字体应较正文稍大。标题内容应标明制定计划的单位、时限和种类。例如： ××公司2001年销售计划 单位 时限 种类 如果所制定的计划是初稿、征求意见稿或需递上级审查的，则应在标题下用括号注明“草稿”、“讨论稿、”、“试行稿”、“送审稿”等字样。 (2)计划正文 计划的正文一般分四个部分写： 引言：引言也称前言，是计划正文的开头。引言的内容包括制定计划的指导思想、政策依据和基本情况等。 目标（或称奋斗目标）：它包括计划的具体任务、指标以及有关标准。 措施步骤：措施是完成目标的具体办法，应写明完成目标可利用的主客观条件，具体采用的方法以及工作运作的方式和人财物的调配措施等等。 在计划正文中，还应明确计划运作的过程。完成计划目标需几个阶段？每个阶段的时限是多少？每个阶段开展的工作是什么？以此明确工作的先后次序，使工作有条不紊地开展。 结尾：计划的结尾要求简明扼要，用简短的语言提出号召和希望；或表明完成计划的决心和信心；或展望前景，给人们鼓舞。 (3)署名和日期在正文结尾的右下方，如标题已有单位，则署名可省略。 4、制定计划的原则 (1)政策原则 制定计划应有明确的指导思想，应以党和国家的政策法规为依据，做到有利国家、有利人民。 (2)群众性原则 计划的制定和实施，需要广大群众的参预，故制定计划要依靠群众、发动群众，要充分调动群众的积极性和创造性，使计划的完成具备坚实的基础。 (3)可操作原则 制定计划要实事求是、量力而行，不可好高骛远。计划的任务要具体明确，措施和步骤要切实可行。 (二)总结 总结是群体（各种单位、部门、团体等）或个人对过去一定时间内的工作、学习、生产或思想等各种情况进行分析、研究和评估，从中找出经验和教训，并使之系统化、条理化，用以指导今后的工作、学习、生产的事务性文书。 总结与计划有区别也有联系。区别在于计划是事前的筹划和打算，总结是事后的回顾和评估；而联系则表现为计划是以前一阶段的总结作为基础，并为计划制定提供依据，而总结则以计划的内容作为基础，并以此来进行分析和评估。二者处于同一事物前后不同的阶段，相互依存、制约并共同提高。 1、总结的作用 促进和推动作用。“人类总得不断地总结经验，有所发现，有所发明，有所创造，有所前进。”总结是对过去实践的回顾思考和评估。通过总结，人们可以认识成绩和失误，从中总结出经验和教训，获得有益的启示，对今后的工作、学习和生活起到促进和推动的作用。 启示和借鉴作用。“以史为鉴，可以知兴替”。总结不仅是为总结者自身，其上升为理性认识的经验和教训，可供人们间接地借鉴并给予启迪和教益。 决策和指导作用。总结所得到的经验教训，还可成为领导部门做出正确决策的依据，并以此指导以后的工作，吸取教训，避免失误，总结经验，更上一