秘书工作实务基础知识之一文书基础ok.ppt

秘书工作实务 授课教师：杨 林（高级职业指导师、 海南省职业技能鉴定秘书专业高级考评员） 文书基础 一、应用文书的概念与制发程序 二、应用文书的格式 三、应用文书的要素 四、应用文书的表达方式 应用文书的概念与制发程序 应用文书是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称，主要有行政公文、事务文书、商务文书等3类文书。 1、通用公文（行政公文） 2、通用公文的制发程序 3、事务文书、商务文书的制发程序 通用公文（行政公文） 行政公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。行政公文的使用范围已经远远超出了行政机关范畴，因而被称为通用公文。具体是指国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》中所规定的13种行政公文，即命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 通用公文的制发程序 通用公文的制发程序又叫发文办理。就是指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。 草拟就是拟写公文草稿。审核就是对公文文稿进行审查核定。签发就是负责人对已审核的文稿予以审定、签字，准予印发。复核就是再一次对公文制发的工作环节进行审查核对。 事务文书、商务文书的制发程序 作为公务工具，所有事务文书、商务文书都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。私事文书不具制发程序。 应用文书的格式 1、通用公文的用纸及印装格式 2、通用公文的眉首格式 3、通用公文的主体格式 4、通用公文的版记（文尾）格式 5、通用公文的特定格式 6、事务文书、商务文书的格式 通用公文的用纸及印装格式 （1）公文用纸采用国际标准A4型 （2）公文的印装格式 公文排版正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可并用汉字和通用的少数民族文字(按其习惯书写、排版)。公文应左侧装订，不掉页。保证公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。 通用公文的眉首格式 通用公文的格式要素可划分为眉首、主体、版记3部分。眉首是红色反线及其以上各要素的统称，按规定由发文机关标识（公文版头）、公文份数序号（印刷顺序号）、发文字号、签发（会签）人、秘密等级和保密期限、紧急程度、红色反线（间隔横线）等要素组成。 眉首格式示意图：(下行文图) (上行文图) 下行文的眉首格式示意图 上行文的眉首格式示意图 通用公文的主体格式 通用公文的红色反线以下至主题词以上两者之间的各要素统称主体。即主体格式包括：公文标题、主送机关、正文、附件及附件说明、印章（发文机关名称）或签署、成文日期、附注（需要说明的其他事项）等。 主体格式示意图：(前段图1) (前段图2) (后段图1) (后段图2) (后段图3) 上行文主体格式(前段)示意图 下行文主体格式(前段)示意图 主体格式(后段1)示意图 主体格式(后段2)示意图 主体格式(后段3)示意图 通用公文的版记（文尾）格式 (1)主题词：是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。 (2)抄送机关：是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称 。(3)印发机关和印发日期：印发机关是指具体承办公文印制和发出的部门。印发日期，以公文付印的日期为准。(4)版记中的反线和版记的位置：版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心 。版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行 。 版记（文尾）格式示意图 版记（文尾）格式示意图 通用公文的特定格式 特定格式有三种，即信函式、命令式、会议纪要式。 常用的是信函式(附图)和会议纪要式(附图)。信函式格式与“文件式”格式相比有以下特点：发文机关标识不同，不标识签发人格式，上白边留得较少，间隔线不一样，份数序号、密级、紧急程度、发文字号等都在武文线之下。会议纪要标识由“XXXXX会议纪要”组成，与常用的简报报头非常相似。 信函式的特定格式示意图 会议纪要式的特定格式示意图 事务文书、商务文书的格式 与通用公文相比，事务文书与商务文书的格式呈现出了明显的灵活性与多样性：一是大多不具版头、主体、版尾这样严格的三大版块区域；二是事务文书与商务文书各自包括有多个文种，各有各的格式规范与要求。在书面表现形式上，各有表格式、文章式、书信式、条款式等多种形式。 应用文书的要素 公文与其他文体一样，也是由一定的要素构成的，这就是人们常说的文章“四要素”： （1）材料 （2）主题