第三章 秘书的常事务工作.ppt

二、上司的日程安排 （一）上司的日常工作安排 1、为上司制订周工作安排 要事第一、预约优先、综合考虑、分工负责、领导确认 2、为上司编制工作日志 3、为上司安排约见（约会） 约会提醒卡片 4、做好其他工作：年初工作计划、年末工作总结、表彰奖励先进、通报工作情况等。 （三）上司的旅行安排 1、国内旅行 （1）了解旅行原因，旅行目的，知晓旅行时间，做好随员及事务安排 （2）做好出行准备：安排出差时间及接、送站（启程日期和返回日期）；确定旅行路线、制定出差行程表。 （3）选择安排交通工具。 A、预订车票 B、预订飞机票（购票、改票、取票） C、其他 （4）准备资料和其他备品 （5）安排住宿 向旅馆索要确认预订的收据或认可书 （6）做好领导出行当天的交通安排 * * 第三章 秘书的日常事务工作 第一节 办公环境管理 第二节 办公环境的安全维护 第三节 电函印信的处理 第四节 值班保密工作 第五节 办公时间效率的管理 第一节 办公环境管理 一、办公环境概述 办公环境即办公室环境，它是组织或组织的职能部门所处的文化氛围，公众关系，所在地，建筑设计，装饰装修，室内温度等一系列因素的综合构成。 二、办公环境的优化 （一）办公区的选址与设计 1、办公环境选址 首先，无论是自建还是租用物业，都要考虑组织的业务性质的需要；其次，也要考虑通讯、交通等服务设施的配套水平；再次，还要看周围的绿化水平、空气质量等因素，并对所处地区的长远发展做合理的预期。 2、内部分区 3、配套设施：网络设备、电讯插口、电源插座、消防通道、监控、报警设备 （二）选择合理的办公模式 1、开放式 2、封闭式 办公模式对比 办公模式 优点 缺点 开放式 1、空间可以根据需要灵活调整 2、有利于上下级互相监督 3、能够最充分地利用办公空间 4、方便同事间沟通 5、办公资源充分共享 1、工作的机密性没有保障 2、员工的工作易被干扰 3、个人的私密空间没有保障 4、局部调整会影响全局 封闭式 1、各部门可根据自己的需要随时调整办公布局 2、信息安全性有保障 3、员工工作易集中精力 4、员工有相对独立的私密空间 1、浪费空间，成本增大 2、不利于员工间的交流 3、不利于上下级间的监督 3、结合式 （三）保持办公环境的整洁有序 1、办公环境的清洁 首先，秘书要保证上司办公室的整洁 其次，秘书要保持自己办公位置的清洁有序 2、办公设备的合理摆放 第二节 办公环境的安全维护 一、维护办公环境安全的重要性 二、房屋、设备的安全 1、工程验收合格的建筑 2、消防器材、防火通道 3、无易燃易爆物品 4、电梯安全、定期维护 5、步行梯防滑设施和安全扶手 6、办公家具 7、电器设备合理用电 8、各电源线、电话线 9、通风、采光、噪音、温度 10、门锁、钥匙 电梯遇故障坠落时的正确做法 1、迅速按遍每一层楼的按键。 2、如果电梯壁有扶手，用一只手紧握。 3、膝盖弓起，腿呈弯曲姿势，脚跟抬起 4、整个背部与头部呈直线紧贴电梯壁。 三、信息的安全 四、正确处理突发事件 1、制定合理科学的突发事件处理程序 2、对全体工作人员和相关负责人做安全常识、急救、自救逃生的培训。 3、在办公区的显著位置，公布张贴紧急事件处理程序及紧急疏导路线图。 4、定期举行紧急情况模拟演习。 5、明确工作人员在突发事件处理中的职责。 6、定期检查维护安全设备，保证安全通道畅通。 第三节 电函印信的处理 一、电话接挂的程序与方法 （一）接听电话 1、及时接听 2、自我介绍 3、确认对方 4、转接和电话记录 5、及时提问 6、复核内容 7、结束通话 8、整理来电记录 （二）拨打电话 1、通话准备：保持愉快的心情，声音柔和 2、准备拨号 3、自我介绍 4、清楚陈述 5、解答疑问 6、礼貌告别 7、整理记录 （三）接打电话的礼仪 1、态度要礼貌、友好 2、声音要愉快、悦耳 3、吐字要清晰 4、通话要简洁、高效 二、邮件的收发与处理 （一）邮件的收取 1、分拣 A、按照收件人分拣 B、按照收件部门分拣 C、按照收件的重要性分拣：大体分为以下几类：电报、特快专递、航空信息等急件；政府部门或上级公司文件；业务往来公函；写明领导亲启的信函；汇票、汇款单；包裹、印刷品；报纸、