第二节 秘书常工作之邮件收发.ppt

办公室日常事务第二节 邮件收发 办公室的邮件类型 　　 邮政邮件 电子邮件 混合信函 邮件的接收 邮件的收取 一、定时，专用包 二、核对清楚 三、主动问询 邮件的接收 　邮件分类的原则 ⑴ 私人邮件与公务邮件分开； ⑵ 重要邮件和普通邮件分开； 相关链接 邮政业务知识 一、信函交寄的范围有哪些？ 信函适用于交寄书面通信、各种公文、印有“内部”字样的书籍、报纸、期刊、教材和各种资料；各种业务性书面材料，如稿件、提货单、请柬、征订单、协议、票据、入场券、邮票、照片、报表；各种证件，如户口迁移证、户口本、团员证等。 二、如何交寄印刷品？ 印刷品交寄时，内部不可夹带信函和现金及其他物品，邮寄时交邮局工作人员验视内件后再进行封装、交寄，不要投入邮筒或信箱，投入邮筒或信箱的按信函处理。挂号邮寄时，除按重量交付邮费外，还要交付挂号费，邮局收寄后出给收据，妥善保存备查。 三、什么是保价信函？ 保价信函是用户邮寄较贵重的物品和有价证券时，可申报与内件价值一致的保价金额。邮局按特定手续进行收寄处理，并按规定收取保价费，在运递过程中如因邮局责任发生丢失、损毁和短少时，邮局按其保价金额，予以赔偿。 保价信函准寄各种有价证券和寄件人认为重要的文件，如储蓄单、存折、支票、贵重集邮品、国库券、提货单、证据等。保价印刷品的准寄范围与印刷品相同。国内保价信函的保价金额，每件最高以人民币50，000元为限，国际保价函件的保价金额最高不得超过人民币10000元。 相关链接 四、什么是特快专递？ 特快专递是一项快速的邮件投递业务，它以高速度、高质量为用户传递国际、国内的紧急信函、文件资料、金融票据、商品货样等各类文件资料和物品。按服务方式区分，可将特快专递分为定时服务和特需服务两种，按邮件内件性质可将特快专递区分为信函类、文件资料类和物品类等三种。 五、如何封装包裹？ 用户交寄包裹时，应按照所寄物品的性质、大小、轻重、寄递路程远近和运输情况，选用 适当包装材料妥为包装。 ⑴ 脆弱易碎物品，内件与箱板之间要留出2厘米的空间，用柔软物料充分填塞。箱内物品不止一件时，还要分别用瓦楞纸、海绵等物包扎，防止运输途中碰撞损坏。流质及易溶物品，要先装入完全密封的容器内，再装入箱内，按上述方法填充箱内。对油腻、腥味、容易受潮的物品及有色的干粉末，应使用不透油的包皮套封后再装入箱内运递。 ⑵ 对柔软、干燥、耐压、不怕碰撞的物品，可以用布、箱包装。 ⑶ 贵重物品，例如，手表、相机、金银物品、珠宝等要装入坚固耐压的纸质或金属箱匣或者木箱内，箱内空隙的地方用柔软物料妥为填塞，箱外再用坚韧的纸或布包装。 用户交寄包裹时，邮局工作人员要验视内件，请交寄前准备好包装材料，待工作人员验视后再行包装。 邮件的接收 　邮件拆封 　拆封的步骤是： 　（1）仔细开拆 　（2）误拆信件后 （3）核对日期和附件　 （4）开拆后装订 　（5）信封不可丢弃 （6）填写邮件登记单 　 邮件的接收 　　　　　　　　　邮件登记表 　　　　　　　　　　　　　　　　　　年　月　日 　邮件分送 1、上司亲收件 2、归部门办理的文件信函 3、传阅或分送复印件。 4、私人信件可放入指定信袋或顺便送交 5、报刊杂志则分别上夹或上架。 6、平整装订以便办毕保管备查。  　 邮件的接收 邮件转送单 小技法 　　 可用不同颜色的文件夹放置不同处理要求的邮件，如：用红色文件夹放置优先考虑的信函，用黄色文件夹放置例行性备忘录，用蓝色文件夹放置特殊信函，用绿色文件夹放置私人事务信函。 　　　呈送前可以使用带颜色的笔在信件上标出重要的词句，但最好使用黄色的笔。 邮件的接收 邮件的阅办 向领导呈交邮件时应注意： 1、主上次下 2、辅助阅信 （1）辅助“阅”