浅论前端控制思想对电子文件的应用价值..docxVIP

浅论前端控制思想对电子文件的应用价值 　　“前端控制”是电子文件管理中非常重要的指导思想。国外一些档案专家把电子文件的生命周期划分为设计、形成和维护三个阶段，并认为设计阶段对其全程管理具有决定性意义。归档范围、归档要求、保管要求、利用要求、必要的背景信息采集等都事先在电子文件管理系统中给予设定。近年来我国推行的文档一体化管理，实际上就是前端控制思想的体现。 一、什么是电子文件? 　　1、电子文件是通过数字电脑进行操作、传输和处理的文件。目前电子文件所采用的存储介质主要有硬磁盘、软磁盘、磁带和光盘，这几种介质的存储容量和读取方式都有所不同。 　　完整的电子文件包括内容、背景和结构三要素。国际档案界电子文件专家认为，完整的电子文件由文件内容信息与元数据组成，并形象化地将文件与元数据比作信的内容和信封，文件是用元数据封装起来的对象，元数据加上文件内容就构成了有证据作用的文件。 2、电子文件的种类 　　根据电子文件的信息结构和用途，可以大致划分为文本文件、命令文件、图像文件和数据文件四种类型，各自具有不同的生成机理、存在形式和作用。 　　按文件的功能分类。可分为主文件和支持性、辅助性、工具性文件。 　　按文件的生成方式分类。可分为计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质或其他载体文件重新录入生成的转换文件。 3、电子文件的特点的主要特点包括： 非人工识读性 　　电子文件以编码形式存在，脱离相应的软硬件环境就无法识读，因此为了能够使用电子文件，首先要保证其可读性。系统依赖性不兼容的计算机和应用软件生成的文件在交换使用时会遇到很大困难。要保证电子文件可读性的一个必要条件就是，为电子文件配备合适的系统环境。 信息与特定载体的可分离性 　　电子文件信息可以毫无损害地从一种载体转移到另一种载体上。为此对原件的概念提出质疑。档案的真实性问题被提出讨论，档案管理仅依靠载体管理的方法已经不能达成预期目标 易变性 　　信息容易变动可以不留痕迹，电子文件产生后不可能不改，为此要防止电子文件信息受到误改或篡改——这成了解决档案真实性问题的关键。 信息存储的分散性 　　一份电子文件，其信息可能来自其他多个文件，其内容、结构和背景信息被分散保存，为此档案完整性的问题也被提出。 信息的共享性 　　跨越时间和空间地存取同一文件，档案的安全性将如何保证？ 　　电子文件技术特点的影响了信息的生成、处理、传递、保存，虽然利用方便快捷，但信息的真实、完整、可读、安全遇到了挑战。我国现正处于电子政务的初期，在这种环境下各级政府产生的文件已是电子版本，大部分都是通过网络传输和处理。由此使以保管文书档案为主的档案部门的职能重点从实体管理转向信息管理、知识管理，从物理控制转向智能控制。针对当前的时代特点，结合我国文档管理的现实状况，遵循文件生命周期理论来指导电子文件管理，不仅有利于树立全新的管理理念，而且有利于建立新型的管理机构。全新的管理理念即全程管理与前端控制的协调统一。电子文件与传统文件管理的最大区别在于传统的文件与档案的接口是归档，而电子文件与电子档案的分界很难区分。电子文件具有很多自身的特点，因此对电子文件生命全程的管理和监控应该向前延伸到电子文件管理系统的设计之中，提供系统的功能需求，从而实现电子文件的前端控制。 　　二、前端控制思想对电子文件的应用价值的主要表现 　　1、由于电子文件与传统纸质文件有许多不同特点，因而前端控制理念指导机关电子文件与传统文件管理的具体表现有所不同。 　　如果将传统文件的运动过程分为现行、半现行和非现行三个阶段，在这一过程中，现行阶段属于前端。因此，对于传统文件而言，前端控制主要表现为机关档案部门和人员对文件形成和现行利用的阶段实施控制，确保这一阶段的管理功能尽可能在这一阶段实现。但电子文件的前端控制与此表现不同。国际档案界将电子文件的生命周期分为设计、形成和维护三个基本阶段，表明电子文件运动过程的前端已延伸到了电子文件管理系统的设计阶段。因此，电子文件的前端控制主要表现为对电子文件管理系统的设计阶段实施有效控制，尽可能把电子文件全程管理的所有要求设计在系统之中，从而设计出功能合理的文件管理系统作为管好电子文件的先决条件。这说明，电子文件的前端控制比传统文件还要更加超前，机关档案部门和人员介入电子文件管理的时机需要更加提前。 　　2、前端控制思想对电子文件的应用价值主要表现在两个方面。 　　首先，前端控制是确保电子文件真实可靠、完整归档、安全利用和长期可读的有效策略。由于电子文件具有易流失、易更改等特点，文件内容乃至文件本身出现差错的可能性比纸质文件要大得多，其中很多差错及其造成的后果是难以挽回的。只有把保障电子文件安全、可靠、完整、可读的措施附加于文件形成过程，方可有效地防止对电子文件的损伤和破坏。因此，电子文件管理系统的设计应事先设定采