XX风能有限公司XX项目档案管理办法.docVIP

XXX风能公司XX项目档案管理办法 二○一X年四月 批 准： 审 核：XX 编 写：XX 目录 1 目的 1 2 适用范围 1 3 职责 2 4 档案文件归档要求 3 5 档案文件的整理 3 6 照片与电子文件的整理 7 7 实物档案归档与整理 8 8 档案的移交 8 9 部分引用文件 9 10 附则 9 1 目的 记录和反映公司（本《办法》所称“公司”或“本公司”均指“（ 有限公司”）项目建设活动中形成的文字、图表、声像等不同形式文件，确保项目档案完整、准确、安全和有效利用，为全面反映公司风电建设项目工程质量，为工程验收提供必要条件，为日后维修改扩建工作提供重要依据，在全面提升建设工程“硬件”质量的同时，提升建设工程竣工档案“软件”的质量，制定本《办法》。 2 适用范围 本《办法》适用于公司风力发电建设项目文件的归档与整理。包括公司在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程形成的、应当归档保存的文件、材料和实物，主要有以下内容（但不限于）： a）公司建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等过程中形成的文字材料； b）公司项目建设过程中形成的图纸、图表等技术文件； c）公司项目建设过程中在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于光盘、磁盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可以在通讯网络上传递的电子文件； d）公司项目建设过程中形成的声像材料； e）公司项目建设过程中形成的以其它载体形式保存的文件材料； f）公司项目建设过程中形成的具有保存价值的实物材料。 3 职责 3.1 公司职责 3.1.1落实公司各职能部门按照国家、行业有关档案管理要求，将其在项目建设工作中形成的项目文件，由相应的职能部门或职能主管部门负责收集、整理，移交档案部门归档。 3.1.2落实公司按DA/T42的规定制定相应的档案管理制度和业务规范，对各职能部门以及有关单位项目文件的归档与整理工作进行检查和指导。 3.1.3公司项目文件归档与整理工作由管理部门负责管理并有专人负责。 3.1.4公司项目文件形成部门对项目文件的质量负责，符合文件归档要求。 3.1.5落实公司档案管理经费预算；配备满足公司档案管理所需的硬件设施和相关资源。 3.1.6公司具有生产技术管理职能的部门负责生产技术活动中形成文件的收集、整理，移交档案部门归档。生产活动中形成的文件主要包括： a）运行检修等规程、规范、运行系统图册等文件； b）技术改造、检修等项目形成的文件； c）风电场的各种检测、测量及试验文件，技术监督文件。 3.1.7公司档案部门检查督促具有发电管理职能的部门负责生产运行过程中形成的运行日志、交接班记录等文件的收集、整理，移交档案部门归档。 3.1.8公司具有设备物资职能的部门负责设备仪器、备品备件、物资采购计划、物资管理台账等相关文件的收集、整理，移交档案部门归档。 3.1.9公司具有设备检修维护职能的部门负责设备检修项目和设备维护等文件的收集、整理，移交档案部门归档。 3.1.10公司相关部门负责项目前期、工程管理及竣工验收各阶段形成文件的收集、整理，在工程竣工后将各参建单位移交的竣工档案汇总整理后移交档案部门归档。 3.2 设计单位职责 3.2.1按合同约定，收集设计基础、可行性研究、初步设计、设计优化、施工图、设计更改、竣工图等文件材料，向本公司档案部门移交。 3.2.2配合本公司完成项目档案专项验收工作。 3.3 监理单位职责 3.3.1负责签署审查设计、施工、调试单位形成文件质量和案卷质量。 3.3.2对项目监理活动中形成的文件进行收集、整理，向本公司档案部门移交。 3.3.3配合本公司完成项目档案专项验收工作。 3.4 设备监造单位职责 3.4.1按合同约定，收集、整理在设备监造活动中形成的文件向本公司档案部门移交。 3.4.2配合本公司完成项目档案专项验收工作。 3.5 施工、调试单位职责 3.5.1按合同约定，收集、整理各自承建范围内形成的施工、调试项目文件（含设计更改及闭环文件、质量验收不符合项及整改闭环文件），经监理审核后向本公司档案部门移交。 3.5.2凡有工程分包时，负责审核、签署分包单位形成的项目文件。 3.5.3负责以单位工程为单元，对过程形成的文件实施质量管理。 3.5.4配合本公司完成项目档案专项验收工作。 4 档案文件归档要求 4.1 归档范围 4.1．1项目建设中形成的不同形式的文字、图表、声像等具有保存价值的项目标准文件纳入归档范围。 4.1．2 归档范围参照NB/T31021—***标准附录A，但不限于附录A。 4.2 归档时间 4.2．1 公司生产技术、运行文件在