论固定资产投资项目档案的管理.doc

项目投资管理论文投资项目评估论文： 论固定资产投资项目档案的管理 近几年，许多企业和研究所为了进行工业产业结构调整，加大了固定资产项目建设，新建、扩建、改建了许多科研、生产基地，由此产生了大量固定资产投资项目档案。如何做好固定资产投资项目档案管理工作，笔者谈几点实际工作中的体会。 一、固定资产投资项目档案的概念和特点 固定资产投资项目是指利用国家预算内基本建设拨款、自筹资金、银行存款等多种方式，以扩大生产能力(或新增工程效益)为目的而进行的新建、扩建、技术改造等基本建设工程和设备设施的更新等建设项目。 固定资产投资项目档案是指在整个项目建设当中按照其自身的程序从项目立项、可行性研究、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产(使用)的全过程中所形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、计算、声像等各种形式与载体的文件材料。 固定资产投资项目档案的特点：(1)工程期间形成的文件数量多，内容复杂。既有管理文件，又有专业技术文件；(2)门类多。包括建设工程项目档案、财会档案、设备仪器档案、声像档案、电子档案；(3)信息载体多。包括纸质、声像、电子等多种载体。 二、固定资产投资项目档案的归档范围 建设项目(工程)按照程序从酝酿、决策、设计、施工、竣工到投产(使用)以及配套设备仪器申购、研制、安装、调试等全过程中形成的文字、图纸、图表、计算、声像等各种载体的文件材料均需归档保存。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。 1.项目前期文件 指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。如：可行性研究报告、初步设计、施工图设计等。 2.项目施工文件 指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。如：建筑施工准备文件、开工报告、工程技术要求、施工组织设计、施工方案、施工技术及安全措施文件、原材料及构件出厂证明、隐蔽工程验收记录、工程记录及测试；安装工程施工计划、设计变更通知、质量检查评定、事故处理报告等。 3.项目竣工图 指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。如：建筑安装总图、给排水竣工图、采暖通风竣工图、电气竣工图等。 4.监理文件 指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。如：监理规划、监理月报、监理工作总结等。 5.项目竣工验收文件 指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。如：项目竣工验收报告、工程设计总结、项目质量评审文件、工程决算表等。 三、固定资产投资项目档案的分类 固定资产投资项目档案是由工程项目档案、设备仪器档案、声像档案、项目管理文件、财务档案、涉外文件等几个部分组成，是一个具有多种成分在内的档案集合体。在项目档案分类过程中，应遵循项目文件自然形成的规律，保持文件的有机联系。在整理过程中，应在保持其各类专业特征和项目档案成套性的前提下，按照固定资产投资项目档案形成的特点来进行整理、分类、组卷。 四、固定资产投资项目档案管理中存在的主要问题 1.对项目档案管理的组织领导认识不足 有的单位在项目启动初期，没有将档案工作纳入项目建设管理计划和工作程序，没有将档案管理纳入项目管理的全过程。 2.项目档案管理制度不健全 有的单位没有制订项目档案管理方面的规章制度，缺乏完善的项目档案收集、积累、整理和利用规章，特别是收集、积累过程中人为因素较多，随意性大，相关规定指导性不强，可操作性不够。 3.对项目档案管理的程序控制不到位 有些单位重立项、轻管理，对项目档案管理的程序缺乏控制，档案部门无法及时按程序监控项目的全过程，只好在项目验收前突击补立卷，使项目档案管理工作出现严重脱节和滞后。 五、正确做好固定资产投资项目档案的管理 固定资产投资项目档案管理应以国家法规、法令为准绳，可参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)和《重大建设项目档案验收办法》(档发[2006]2号)制定完善的档案管理制度。做好固定资产投资项目档案管理主要有以下几个方面： 1.建设工程项目档案的管理 第一，建设工程项目档案必须真实、全面、系统、准确地记录建设工程期间的实际情况，反映工程建设全过程和工程全貌，必须与工程实际情况相符合；文件内容必须符合国家有关工程勘察、设计、招投标、施工、监理等方面的法律、法规、国家标准和技术规范的要求；必须是文件原文，不得用复印件；文件不应用易褪色的书写材料书写，字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备。第二，建设项目文件的组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业等组卷；项目竣工图要按照建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等组卷；管理性文件按照问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷。做到分类科学，组卷合理。第三，加强库房管理，做到防盗、防虫