财会类兼职档案员培训课件-中国海洋大学.pptVIP

感谢各位老师的辛勤工作！ 祝工作顺利！ * 中国海洋大学兼职档案员培训（案卷类档案） 二O一七年四月 档案归档范围与时间安排  归档范围 参照《中国海洋大学档案管理办法》执行 保证档案齐全完整 归档时间安排 凡自然年度形成的综合管理类具有保存利用价值的档案文件材料，应在第二年度上半年向档案馆归档 科研项目档案，在项目结题验收后两个月内向档案馆归档 。 基建项目档案，在验收后三个月内向档案馆归档。 仪器设备档案，随机全套材料在开箱验收合格后一个月内归档；使 用单位形成的仪器设备安装、调试等材料一个月内归档； 学生成绩类档案，隔一年归档，在完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业）的次学年寒假前向档案馆归档。 财会类的凭证、账簿、财务报表档案，在形成部门存放4年后移交档案馆 其它特殊载体、重大活动等形成的档案材料按要求随时归档移交 注：请按照档案馆每年制定的各类档案具体归档时间安排表如期归档，包括纸质材料和相对应的目录数据、电子文件也一并移交档案馆。 档案归档范围与时间安排 依据《中国海洋大学档案归档工作考核办法》，对各单位归档进度、归档质量进行检查和考核 各单位归档进度情况在档案馆网站公布更新 2017年各单位归档进度表 归档单位 兼职档案员 应归档 时间 归档数量 实际归档 时间 纸质文件 电子文件 档案材料整理的依据 根据中华人民共和国档案行业标准，以中国海洋大学《归档文件整理规则》实施细则（试行）为依据 整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值。将归档文件以“卷”为单位进行分类、排列、装订、编号、编目、装盒，使之条目清晰、整洁有序。 归档文件以“卷”为单位进行整理的，一般应以同一事、同一问题或同性质问题的文件一起组合排序为主，兼顾其他特征，按保管期限不同分开组卷。 以卷归档的档案有：科研类、教学类、财会类、设备类、基建类、出版类。 工 作 流 程 预 立 卷 1 档 案 整 理 2 档 案 移 交 3 一、预 立 卷 每一位兼职档案员有责任和义务将本单位当年所形成的有保存利用价值的、办理完毕的文件材料（包括电子文件、声像类档案）随时搜集，集中按档案保管期限、类别、时间分类保管，为下一年度档案归档工作做好准备，确保档案材料的齐全、完整。即是部门预立卷制度。 按年度分类： 先将文件按其形成或针对的年度分开，跨年度的请示与批复，归入批复年度，也可以放在批 复问题的针对年度或生效年度；法规性文件归入公布或批准年度。教学类业务材料按学年立卷。 按保管期限分类（永久—Y、长期—C ）: 依据保管期限表和文件的重要程度，先判定每份文件的价值再确定保管期限，不同保管期限的文件应分开组卷排序。 1. 档案收集、分类 2.档案组合 3. 档案材料排列 同一事、同一问题或反映同性质问题的文 件一起组合排序，力求准确，并保持同历年档案组 合的方法、规律一致。 1. 档案收集、分类 2.档案组合 3. 档案材料排列 预 立 卷  文件排列按照文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，有秩序地排列，达到系统地反映档案文件内容的目的。 1. 管理内容的文件按问题、时间或重要程度排列 2.密不可分的文件材料按以下原则排列： 批复、批示在前，请示、报告在后；正文在前,附件在后；正文在前，定稿在后；定稿 在前，历次主要讨论稿在后；转发件在前,被转发件在后；结论性材料在前，依据性材料 在后。 收文处理单在前，正文在后；红头文在前，发文稿纸随后，附件在末。 3.同一作者在同一保管期限内有几个问题，先按问题、后按时间或文件联系排列。 4.问题单一，作者单一或名称单一的文件，按时间顺序排列 5.同一保管期限内若有重要文件和次要文件，按重要程度或问题联系排列 1. 档案收集、分类 2.档案组合 3. 档案材料排列 预 立 卷 二、档案整理 初步整理 核 查 编写页号 装 订 拟案卷标题 编 目 装 盒 档案整理--初步整理 质量要求: 归档文件应是原件，卷内文件保持有机联系且齐全完整： 1.检查归档材料有无错误和遗漏；保管期限是否准确；排列是否保持有机联系。 2.多份文件共用一份“收文处理单”的将“收文处理单”复印后放在每份文件前 3.对已破损文件应予修补、复制，复制件与原件合为一件，复制件装订在前 书写