采购控制流程.docx.docVIP

山东铭基中慧食品有限公司 采购控制流程 1.0 目的 规范工厂生产所需的原材料采购过程控制要求，确保所采购的物资符合规定的要求。 2.0 程序 工厂应建立采购控制程序，内容应包括如下： 2.1计划 工厂各部门根据生产计划编制物料的需求计划，物料的需求计划包括物料的材质、质量、数量等要求。 2.2 审批 采购需求计划审批执行如下流程： 使用部门提出需求计划，经部门经理签字　　 采购部门经理核准（核查库存数量） 采购部经理核准签字后，回送至需求部门　　 　需求部门主管副总经理签字审批　　　　　　　总经理签字审批 采购部门执行采购 2.3 供应商评定： 寻找并评定合格供应商，详见“铭基中慧工厂采购管理规范‘2.合格供应商评估规定’”。 2.4 采购 2.4.1编制采购计划 采购部门根据《生产计划》及库存情况，编制主要原辅包装材料《采购计划》，《采购计划》要包括采购产品的名称、型号（或规格等级）、数量、交货期、单价等项，经采购部门经理审核、副总经理批准后作为采购的依据，对于临时采购的物料，相关部门原则上每月编制《物资计划申请表》，经主管副总经理批准后交采购部门。 2.4.2 签订采购合同 采购部门根据质量、价格、交期、服务等因素，在合格供方名录里选择合适的供方，并与其签订采购合同。 采购合同必须详细规定产品的名称、型号（等级）、数量、交货期、质量等指标。 签订辅料采购合同时，对保质期进行规定，确保至少还有一半以上的保质期。 2.4.3 采购的执行 采购部门根据已签订的《采购合同》执行采购，对采购过程中出现的异常情况及时予以反馈。 2.4.4临时紧急采购 使用部门提出紧急采购需求及原因，经主管副总经理和质量管理部门批准后，交采购部门采购，仓库和使用部门对临时采购的物品进行全过程“待检”标识（从原料到相关的成品）；临时采购的物品及其所生产的成品，经质量管理部门检验合格后方可允许出厂。 2.5 采购物资的验收 2.5.1 采购物资的验收首先按合同或标准的规定进行，需要在供方货源处对采购物资进行验收时，应在采购合同中说明验收的具体事项，以及产品放行方式。 2.5.2 当销售合同有规定时，顾客或其代表有权在供方处或工厂内对供方的产品进行验收，顾客的验收不能免除供方提供合格产品的责任，也不能排除今后顾客对其的拒收。 2.5.3 采购物资到厂的验收 2.5.3.1与产品质量相关的原辅材料由质量部门与仓库保管员双方共同验收，并由检验员出具检验合格单。 2.5.3.2 设备类物资由使用部门会同质量部门、设备部门三方共同验收并分别在验收单上签字确认。 2.5.3.3五金类物资的验收由仓库保管员和使用部门验收入库。 2.5.3.3验收时间 有合同规定的按合同中规定的验收时间进行验收； 没有合同规定按以下规定执行：可以直接判定物资质量的，物资到场后验收部门马上予以验收，如有特殊情况可以在物资到厂后的第二天验收； 设备、加工零配件的验收：设备、加工零配件在设备、加工零配件使用合适时间后进行验收。 2.6 入库 物料入库的管理入库管理流程。 2.7 供方质量的监控 质量管理部门负责记录每批货质量状况，定期汇总，将汇总结果附在供方档案中。 质量管理部门和采购部门定期对供方进行业绩评估。 来料验收或生产过程中发现供方的产品不合格，质量管理部门将不合格情况以书面投诉报告交采购部门反馈于供方,要求供方分析原因，采取措施改善质量，将改善情况作为供方业绩评估依据，必要时取消该物资合格供方资格。对供应商的投诉流程详见本规范“ 3.对供应商的投诉流程”。 2.8 服务供方的控制 工厂的服务供方主要是指产品的承运人,需经过评定合格后方可为工厂提供服务，并由采购部门对其进行服务质量的监控。 主要就运输车辆状况、运输方式、过程服务质量、安全保障等方面对其进行评估，经分管副总经理认可合格后列入《合格供方名录》，确保运输服务质量合格。 运输车辆到厂后，由质量管理部门对其运输车辆的安全卫生状况进行检查并做好记录。 2.9 与供应商相关信息的沟通 因客户需要或其他原因需要变更验收标准或供货计划、交货时间等要求时，应及时与供应商进行沟通，并取得供应商的确认依据（如传真、Emile、或合同）以确保供应商提供的产品质量、数量、时间等能符合工厂新的要求。 3.0 工厂须有的相关文件及记录 采购控制程序 合格供方控制程序 供应商投诉规程 采购计划 供方到货情况表 供方评定记录表 合格供方名录 供方业绩评估表 4.0 采购控制流程 4.1 采购控制总流程 相关方 步 骤 文件/记录 需求部门 采购部门、副总、总经理 采购部门 采购部门 采购部门 采购人员 检验员 仓管员 N