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文书处理【3章】 第三章 公文的类别与文种 学习本章需要重点掌握通用公文和专用公文的区别、电子公文的要素与主要种类、规范类公文的概念与种类、上行文平行文下行文的划分、各种公文稿本的形成、作用和价值。 第一节 公文类别 一、按形成和作用领域分类 分为通用公文和专用公文。 1．法定通用公文 亦称为法定正式公文，即根据有关规定在各类机关及社会组织共同形成、使用的正式公文，具有法定性、规范性和通用性特点。 2．内部通用公文 俗称内部文件或内部公文，即在机关单位内部通用的公文，具特点。 （二）专用公文 亦称专门文书，是业务系统、专门部门在专门业务工作范围内使用的公文，使用范围具有极强的专门性和限制性。 机关单位专用业务文书 机关单位在履行自身专门职能或业务工作中内部使用的公文有的也归入本类。 电信部门的电信公文 盐业公司的盐务公文 某研究院的科研管理公文等。 另如某省财政厅规定“ 除正式公文外，我厅在行政过程中出具的检查结论、整改意见、处理决定、移送处理意见书、承诺书等特殊公文继续保留”，显然这类特殊公文也属于该机关的专用文书。 二、按物质载体分类 纸质公文： 感光介质公文：以感光胶片、像纸等感光材料为物质载体的公文。习惯称为照片文件、缩微胶片文件、显微照片文件等。 磁介质公文：以磁带、磁盘、磁鼓等磁性材料为物质载体的公文。 习惯称为录音文件、录像文件和磁盘文件以及光盘文件等。 电子公文（Electronic Records）：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的公文。 三、按内容性质分类 领导指导类公文： 报请类公文： 知照类公文： 契约类公文 会议类公文 重点介绍规范类公文的分类。 第一，规范类公文的相关概念 规范类公文——即“为人们的行为提供标准、指明方向的，以书面形式或成文形式所必须的，以一定社会主体的强制力保证实行的，一定行为规范的结合体。” 简言之，即由各类社会组织在其职权范围内制定的公开发布并反复适用，用以规范行为、具有普遍约束力的公文。依据制定主体的立法权限、职责权限以及法定效力的不同等级，规范类公文可划分为法律法规类文件和一般规范类公文，并呈现不同的效力等级。 法律法规类文件——即通常所称的“法”，是我国目前具有法律法规效力文件的总称。由宪法、法律、行政法规、地方性法规、自治条例和单行条例、规章等层次组成。 一般规范类公文——是法律法规类文件之外的所有规范类公文的总称。 行政规范性文件——俗称“红头文件”，概念有广义和狭义之分。 第二，规范类公文的类别 1．明确规范性文件的效力等级、制发主体，便于按不同技术特点制定。 宪法——基本法律—— 一般法律——行政法规（条例、规定和办法）—— 地方性法规（省级人大及其常委会制定发布）—— 规章（含国务院部门、地方政府规章，使用规定和办法、细则）——行政措施（ 行政规范性文件、其他公文文种）——其他规章制度 规范性文件的效力等级 四、按涉密程度分类 （一）具体将公文分为绝密、机密、秘密、限制和公开五个等级，并采取相应保密措施。 绝密公文： 机密公文： 秘密公文： 限制性公文：指内容不涉及国家秘密，但在一定时间内限制其交流和使用范围的公文。 公开公文：指内容不涉及任何秘密，可直接在国内外公开发行和交换的公文。 按照国家质量监督检验检疫总局2003年7月25日颁发的国家标准《文献保密等级代码与标识》（GB/T 7156-2003）划分。 （二）首先需要区分涉及国家秘密、商业秘密、工作秘密的公文 国家秘密：是关系国家的安全利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。 政党的秘密事项中，符合国家秘密诸要素的，属于国家秘密。 商业秘密：指不为公众所知悉的，能为权利人带来经济利益，具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。 工作秘密：是在公务活动中产生的，不属于国家秘密、商业秘密，又不宜于对外公开的秘密事项。 作为国家机关公务人员，企事业单位及其他社会组织的成员，在公务活动中行文，应该严格保守国家秘密、商业秘密和工作秘密。 公务活动中涉及的个人信息（个人隐私）、决策前的内部讨论研究且尚未形成决议的信息、刑事司法信息以及有关法律禁止公开的其他信息亦不属于公开范畴，在文书处理阶段也具有一定保密价值。 五、按行文方向分类 上行文：指下级机关单位向所属的上级机关单位报送的公文。 平行文：指具有同级或不相隶属工作关系的机关单位之间往来的公文。 下行文：上级机关单位向下级机关单位下发的公文。 此外，还有公布性公文如公告、通告等不适合按行文方向分类，被称为泛行文