2009年OA系统电子公文归档工作总结报告.doc

档案工作简报 第6期 PAGE 第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 6 页 档案工作简报 第6期 第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 6 页 档案工作简报 第6期 上海财经大学档案馆编印 20 本期内容： 专题：（摘选自《2009年OA系统电子文件归档工作总结报告》） 2009年OA系统电子文件归档工作总结 一、OA系统电子文件归档工作简述 2008年4月1日，校OA系统正式运行，相关纸质文件不再流转，根据这一情况，我馆开始着手研究OA系统有关电子文件的归档工作。技术方面，我馆与信息办沟通、协商，在OA系统中设置了档案管理模块，构建了OA系统与档案管理系统对接平台。文件归档规范和管理方面，我馆与两办沟通、协商，确定了发文、收文、内请、纪要、信访、督查督办六类电子文件作为归档内容，明确了归档责任部门和具体要求。 图1：OA电子文件归档流程 2009年3月，在试用测试的基础上，我馆对各部门兼职档案员进行了OA系统电子文件归档工作培训，对2008年4月至12月间产生的发文、收文、内请、纪要四类OA电子文件进行了归档操作。截止2009年6月，此项工作全部完成，2008年度OA电子文件按要求顺利归入档案管理系统。 至2009年底：电子公文归档整理、核对及总结 至2009年底：电子公文归档整理、核对及总结 二、拟制的有关办法、细则 为保证此项工作顺利开展，根据我校实际情况，我馆拟定了一系列OA电子文件归档的办法和细则，规范了OA电子文件的归档范围、归档时间、归档方式、归档手续及归档整理等。相关制度如下： 《上海财经大学电子公文归档管理实施办法》（试行） 《2008年度OA系统电子文件归档具体要求和办法》 《上海财经大学归档文件整理操作细则》（试行） 《2009年专、兼职档案员OA系统电子文件归档操作步骤》等 三、OA电子文件归档情况分析 2008年度，全校归档责任部门55个，产生OA文件的44个，共产生收文、发文、内请、纪要四类电子文件1794件，最后归档831件，归档比率46.32%，其中以件为归档单位的755件，卷内件76件。 （一）各类文件归档情况 文件类别 归档总数 （OA文件+非OA文件） 其中OA文件归档数 发文 208 192 收文 295 120 内请 533 423 纪要 23 20 总计 1059 755 图3：某类OA文件归档数/OA文件归档总数 从上图可以看到，在归档的四类OA文件中内请所占比例最大，其次是发文、收文。也就是说归档的OA电子文件中，内请占了一半多。 图4：某类OA文件归档数/某类文件归档总数 从上图可以看到，发文、纪要、内请的比例均较高，也就是说OA运转已处于一种常态，排除OA系统于4月开始运转这一因素，此三类文件比例理论上应为100%，收文因涉及涉密文件不经OA流转等原因，比例较低。 （二）各部门/各类部门（机关、教辅、院系所等）归档情况分析 1、部分部门OA归档文件数占OA归档总数比例分析 列举归档数前5位的五个部门： 序号 部门 部门OA文件归档数 占全校OA归档文件比例 序号 部门 部门OA文件归档数 占全校OA归档文件比例 1 人事处 270 32.49% 4 教务处 63 7.58% 2 财务处 79 9.50% 5 研究生部 47 5.66% 3 组织部 72 8.66% 总计 531 63.90% 图5: 上述五部门OA归档比例分析 从上图可以看到，5个部门仅占全校部门总数的9.1%,却产生了63.89%的OA归档文件。 2、各类部门OA归档文件数占OA归档总数比例分析 部门类型 归档数 占比例 部门类型 归档数 占比例 机关 740 89.05% 教辅部门 14 1.68% 院系所 59 7.10% 直属单位 4 0.48% 独立学院 14 1.68% 总计 831 图6：各类部门OA归档文件和比例 从上图可以看到，OA归档文件90%产生于机关。 四、效果 （一）归档效率提高，文件全文数量大幅增加 在此之前，通常是由兼职档案员或专职档案员在输入归档文件条目后，再将对应的文件全文上传至档案管理系统中的“全文”项，以实现条目检索和全文阅览。因归档工作的滞后性，难以保证全文的数量，且效率较低。在档案管理系统与OA系统对接后，文件条目和全文同时导入档案管理系统，大大节省了条目输入和全文上传时间。2008年产生并归档的831件电子文件全部导入档案管理系统，电子文件全文数较2007年度增加566件。具有查询权限的人员只要在办公室就能在线、异地查询归档文件全文，大大提高了查询利用效率。 图7：近三年档案管理系统电子全文数量 增长248增加566 增长248 增加566 （二）归档文件遗漏情况减少，归档流程更加规范化 OA系统