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工程管理部 档案资料管理程序 （草稿） 二〇一〇年十一月 目 录 一、工程管理部档案管理制度……………………………………1 二、工程档案的开立与注销 2.1档案开立类型划分……………………………………………6 2.2工程管理部档案开立申请表…………………………………7 2.3工程档案开立目录……………………………………………………………………………………………9 2.5工程管理部档案注销申请表…………………………………10 三、工程档案的文件归档 3.1工程案卷卷内归档文件分类…………………………………11 3.2工程案卷卷内归档文件目录…………………………………12 3.3工程档案文件归档章…………………………………………13 四、工程档案的借阅 4.1工程档案的借阅申请表………………………………………14  一、工程档案管理制度 工程部门配备档案员，负责统筹、协调、组织、管理本公司档案工作，负责综合档案的日常管理工作和各项具体的档案工作事务。档案员必须忠于职守，具有相应档案管理专业技能．并经过市以上档案行政管理部门的岗位培训方能上岗。部门档案员，负责本部室形成的文件材料的积累、整理、保管，并按时间向档案室移交归档工作。 文件材料的形成与归档 凡本部门在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件材料都必须向部门档案员归档。归档的具体范围、时间和要求按归档制度的规定执行。 根据本部门档案数量和种类，制订归档制度，明确归档范围、时间和要求。 文件材料的形成和积累须纳入部门工作计划和有关人员岗位职责，并按时考核。 档案管理制度 工程部门档案分为文书档案、科技档案、图纸档案三个门类。其中，文书档案按年度、发文单位进行分类；科技档案按项目进行分类；图纸档案按内容分类。 编制案卷目录、案卷文件目录、专题目录等工具进行档案著录工作。 根据上级档案部门有关规定，编制分类、归档范围、保管期限为一体的档案分类类目细分表。 档案鉴定分两次进行。归档前对文件材料价值进行鉴定，归档后，对保管期满档案的存毁进行鉴定，及时销毁失去保存价值的档案。 定期对档案进行检查、清理、核对工作，做到帐物相符。对破坏和载体变质档案及时进行修补和复制。 档案归档制度 文书档案的归档范围，包括本部门在业务活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、会议材料、总结材料等内容。 科技档案的归档范围，包括本部门在工作、科研、基建等活动中形成的图纸、奖状、奖章、证书等内容。 归档要求 归档的文件材料必须字迹清楚工整。纸张及文件格式符合国家要求。必须使用黑墨水，禁止使用圆珠笔、复写纸、铅笔、纯蓝墨水、红墨水等书写材料。 归档的文件材料必须去除金属物，对破损的文件材料进行托裱，然后以件为单位用细线装订。 归档的文件材料要完整、系统、准确。 归档的文件必须是原件，对不是原件的文件必须作出书面说明。 保持归档文件材料之间有机联系，区分价值，进行科学分类、立卷和编目、编号。 案卷题名确切反映卷内文件内容。 文件材料的归档必须办理移交手续． 归档时间 文书档案：部门档案员，要在第二年上半年内，应当归档的文件材料收集齐全，移交给综合档案室。 科技档案：在各项业务活动完毕后一个月内，由部门收集齐全移交给综合档案室。 归档份数 各类文件材料的归档一般要求一式三份。重要的和利用频繁的文件材料可以适当增加其归档份数。 不归档文件材料的范围 重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。 上级机关任免、奖惩非本部门工作人员的文件，普发供参阅件不办理登记的文件材料。 上级机关发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。 未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿(重要法规文件、定稿除外)，铅印文件的各次校对稿(主要领导亲笔修改稿和负责人签字和最后定稿除外)。 从正式文件、电报上摘录的供参阅非证明性材料。 参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。 其他单位抄送的不需办理的文件材料。 其他送来参阅的简报、情况反映，不应抄报和不必备案的文件材料。 档案保管制度 档案员接收档案必须认真验收，发现有不符合归档制度要求的，应要求有关人员按规定整理，移交时要办理交接手续。 存放档案必须有专门柜架。在排列上架时永久、长期档案和短期档案应分别按照类别和保管单位的次序，自右向左，自上而下地排列，以便于管理和查找。 档案的接收、移交、外借必须履行登记手续，借出档案须在规定的时间内归还。 档案管理人员必须严格保管档案柜钥匙。 档案借阅制度 本公司员工因工作需要均能借阅利用本部门的档案。 借阅档案必须办理借阅手续。 一般情况需要借用档案的，档案员只能提供需要部分的复印件，如果需要做材料的，必须经公司分管领导同意．加盖公司印章才有效。 档案一般不外借．确因工作需要外借的，需经公司领