归档文件整理工作八个环节.pptVIP

 两个概念 1、归档文件 　 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2、归档文件整理 　 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 一个原则 　 归档文件的 整理原则 ：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 一、文件材料的收集 收集文件时要注意的几个问题： （一）收集的文件是否是生效文件。 （二）文件是否收集齐全完整 。 （三）收集的文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求。 　　也就是这份文件是否办理完毕，是否已完成公文处理的每一个程序。　　常见无效文件类型：文件没有盖章(主要是一些合同、工作总结以及单位内部的规章条例等)；归档文件不是原件，是复印件; 文件没有文号; 底稿上领导没有签发等等。 　　 包括机关内部所有机构的文件种类、类型是否齐全完整，每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等是否齐全完整。 　　 容易疏漏的文件有：1、代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本。2、党、团员花名册；干部、职工花名册；知识分子花名册；公务员考核备案花名册。3、立档单位办理的干部、职工、公务员的转移工资，行政、党、团、工会组织介绍信及存根。4、立档单位干部职工的确定（晋升）工资审批表。 1、不能用铅笔、圆珠笔、红蓝