10 文件管理程序.docVIP

输入 流程图 输出 责 任 部 门 相关文件说明 1.公司管理体系需求 2.部门运作需求 3.外来文件 4.文件修订 5.顾客提出工程变更 N Y N 《外来文件清单》 《文件编订/修改申请单》 评审/批准结果 《受控文件清单》 《文件发放登记表》《文件回收登记/作废表》 部门《文件清单》 文件评审 《文件编订/修改申请单》 《工程更改通知单》 《文件发放登记表》《文件回收登记/作废表》 更改记录 《文件编订/修改申请单》 《文件回收登记/作废表》 编制部门/ 管理部 相关管理者 管理部/ 技术部 管理部/ 相关部门 管理部 管理部/ 相关部门 相关部门/技术部/管理部 相关部门 《记录控制程序》 《电子文件管理制度》 《技术文件管理制度》 目的和适用范围 ——本文件的目的：是规定质量管理体系文件的制定、发放、修改、废止及编号、保管等的办法，以及对外来文件、顾客工程规范、ISO国际标准或等同的国家标准及相关法律法规的收集、发放、评审等做出规定，以确保对质量管理体系有效运行起重要作用的场合，均能得到适用文件的有效版本。 ——本文件适用于：本公司所有质量、ISO国际标准或等同的国家标准及法律法规质量手册、程序文件.1.文件制订 5.1.1文件制订需求提出时机，包括但不限于以下： 公司管理的需要； 质量管理体系对文件的要求； 顾客及相关方的要求。 5.1.2由负责文件编制部门填写《文件编订/修改申请单》(首次认证前的文件编制无须填写)，交管理者代表审批。 5.1.3文件编制部门或人员根据要求组织进行文件的编订工作。 5.1.4文件编写完成后，由相关部门/人员进行审核、批准。 5.2.文件的编号 5.2.1.质量管理体系文件编号 A、质量管理手册的编号为： B/QM-XX，其中XX为年号。 B、质量管理程序文件编号为B/QPXX，其中XX为文件的流水序号（01、02…）。 C、 质量管理程序文件的记录的编号为B/QPRXX-##-X，其中XX为质量管理程序文件的流水序号, ##为记录的流水序号（01、02…），X为记录表格的版序号（A、B…）；在多份程序文件中出现的同一份记录，以程序文件流水序号最小的序号为准。 D、质量管理支持文件的编号按SB/QWIXX-##，XX为质量管理程序文件的流水序号，##为支持文件的流水序号。 E、质量管理支持文件的记录的编号为B /QWIRXX-##-YY-X，其中XX为程序文件流水序号，##为支持文件流水序号，YY为记录流水序号（01、02…），X为记录表格的版序号（A、B…）。在多份支持文件中出现的同一份记录编号方法以程序文件流水序号最小的序号为准。 5.2.2.技术文件的编号 技术文件的编号按《技术文件管理制度》执行。 5.3.文件编制、审核、批准权限及发放范围一览表 管理部、各个部门文件管理员应对文件编制、审核、批准的权限进行核对，如发现有不符合下表（有特殊要求的以特殊要求为准）的要求，需要将待发文件返回重签。 文件类别 起草 审 核 批 准 管理部门 发放范围 质量管理手册 管理部 管理者代表 总经理 管理部 管理层 各部门 程序文件 相关部门 管理部 管理者代表 管理部 管理层 相关部门 支持文件/记录 相关部门 部长 管理者代表 管理部 相关部门/人员 技术性文件 技术部 部长 技术中心主任 技术部 相关部门/人员 外来文件：国际标准国家标准 总经理 管理者代表 管理部 相关部门 5.4.文件的发放 5.4.1. 各部门将已经批准的质量管理体系文件原稿交管理部，管理部对各类文件原稿登记在《受控文件清单》中进行归档。 5.4.2.管理部收到文件原件后根据《文件和资料发放发放路线表》准备相应的份数，质量管理体系文件需在复印的文件上加盖红色 “受控” 章。 5.4.3.管理部将受控文件根据发放范围分发相关部门，文件接收部门指定文件管理员领取，并在《受控文件发放范围审批及领用登记表》上签收。 5.4.4. 收到文件的部门应用专用文件夹管理，并填写部门《文件清单》及做好文件夹编号，以便检索。 5.4.5. 各部门应保证各岗位使用最新有效的质量体系文件，禁止未加盖红色“受控”文件的使用。 5.4.6. 未经管理部许可，“受控” 文件不得随意复制。所有复制的“受控”文件均视为无效文件。 5.6.文件的修改 5.6.1.文件修改需求基于以下方面： 各部门自行运作发现文件规定和实际运作不符时； 内部质量审核及管理评审后发现文件不符时； 外部机构评审后发现文件和实际不符时； 顾客及相关方提出修改时。 5.6.2.文件的修改 A、由修改提出部门填写《文件制定、修改申请单》，说明修改的理由，按5.3.经批准后实施修改