德丰管理培训整理-管理策略.ppt

事先规划好你的时间与步骤 每天空出一段时间来规划事情。 拿一个小时来订规划，可以有二到三倍的效果出现 你可以在上班之前比较安静的环境（家里或办公室）订计划，或是当作上班的第一件事，或是在下班前订第二天的计划。 将时间加以分段，最好是以十五分钟为一段。并要求自己把原本要花比较多时间的工作，在一段短时间里加速完成。 学习绝对专心，同时做两三件事，像电视机选台器一样。 分析工作的优先顺序，按照轻重缓急处置 经常评估所设定的优先顺序。 根据紧急性与重要性决定： 重要而且紧急：马上办。 重要而不紧急：好好规划。 不重要但很紧急：1.马上办，但只花一点时间； 2.请人代办；3.集中处理。 不重要也不紧急：有空再办。 找出自己最有效率的时间段安排工作内容 早上十点至十二点：注意力及短暂记忆力最强，适合脑力激荡会议、训练。 下午一点至二点：昏昏欲睡，比较适合进行互动沟通的工作 下午二点至四点：开始清醒，长期记忆力最强，适合阅读、思考。 下午四点至五点：适合技术性工作、处理冲突问题。 在效率高的时段，你可以集中精力于：棘手或困难的问题、创造性的思考、复杂的工作、讨论或制定工作计划。 在效率中等的时段，你可以专心做：与他人交换意见、处理信件、规划行程表。 在效率最差的时段，你可以处理：例行性事务、电话联络事情、接待访客、基本行政工作。 组织你的办公桌及办公室，提升工作效率 挪出一段时间专门来整理你的办公桌。 可以将这个时间再分成几个小段，每小段专心清理一个抽屉或桌面。 与工作毫无关联的书籍杂物等，都应该；立即清掉。 一年半年内不会再用的东西，考虑把它扔掉。想一想，扔掉这个东西最坏的结果是什么？如果没什么大不了，就别犹豫了。 运用5S技巧一一整理、整顿、清扫、养成习惯。 组织你的办公桌及办公室，提升工作效率 （续） 办公桌如果面对窗户或走道，往往容易分心，最好的方位是既可以掌控全场，也不会有人常常走过你面前，还可以有空间摆放其他办公家具。 每天要用到的东西，放的位置愈靠近座位；不是每天要用的，可以集中到较远的角落去。 将出、入、检讨之用的文件分别以不同的抽屉档案或篮子收集，一收到文件就加以分类，有效缩短文件传递的时间。 找出根本原因 进行充分的授权，将工作分配给部属、助理或秘书。 找出哪些工作可以授权他人去做，将工作交给能处理得最好的人。 信任对方，尊重对方。 清楚说明你对工作的要求、方式与时间限制。 授权不是推卸责任，你一样要负起追踪的责任。 每天固定时间与他们讨论工作内容，让他们熟知你的目标、优先顺序及渴望，清楚知道你要什么。 鼓励他们分担更多的责任，并允许他们发展自己的行事风格，可以做决定，而不是当你的影子。 给予充分的支持、认同与尊重。 活用记事本管理时间 把预先做的事登录到预定的时程里，确定的事项用钢笔或原子笔书写，可能有变数的就先用铅笔书写。 随时记录一些新想到的做法。 达成的项目就划掉，但不要划得乱七八糟，以免日后要查看会看不懂。 运用有效的方法取得资讯 与对同一领域有兴趣的人分担资讯收集的责任。 养成随身携带阅读资料的习惯。 养成在等待的时候阅读的习惯。 要求部署在文件上做摘要。 阅读前先了解自己的目的。 有选择性的阅读，如果没有很多时间，可以只选择一份综合性报纸。先读标题。读一读就停下来思考，并将所读的内容浓缩成大要。 想保留某一段资料，可以在文章角落立刻注记并将其 他部分丢弃。 改变拖延的习惯，即时行动 问自己：现在最重要的是做什么？而非问：我现在最想做什么？ 先把最令你讨厌、最困难的事解决掉，不要让它一直捆扰你。 将工作分散成几个较小的部分，让工作容易运行。 不要等所有资料都到手才开始工作，有什么就做什么。 找出自己拖延事情的方法，例如聊天。和咖啡等，规定自己某断时间内禁止做这些事。 设定诱因激励自己准时不拖延。 技巧的对待访客，让时间的控制权在自己手上 开宗明义即引出访客的目的，保持公事公办的态度和语气。 不要以茶点或咖啡款待未经约定的访客。 坐在椅子的边缘，将全部的注意力投注在访客身上。 可能的话，明确的设定时间限制，放一个你和访客都能觉察到的时钟。 尽量使用肢体语言。如关上笔记本、整理桌上的文件，或将身体移到椅子的边缘。 使用这些暗示性的话，例如：“我想这就是结论吧！”我很感谢你来看我。” 练就健康的身体，保持身心最佳状况。 运动不是有机会才好，最好在你的行事历上加入这一项，固定时间与地点做运动。 缩短睡眠时间能节省时间，可是，如果能培养快速入睡、充分睡眠的能力，一样可以拥有效率。 养