技改部用户信息需求和服务策略研究.docVIP

技改部用户信息需求和服务调研 前言： 一、调研背景 技改部希望档案馆解决基建技改工程所产生的所有文件 的管理问题，并提出了几点要求： 对技改部未走系统信息（如：OA、工程项目管理 系统等）的所有文件材料进行归类保管； （二）所有的文件材料必须数字化； （三）按工程项目为主线，对所有该工程所涉及的系统信 息数据、各类文件材料、电子文件等进行梳理和整合，可以清晰地查看到整个工程项目的信息； （四）为技改部管理员工提供高效、便捷的网上归档与利 用服务，方便员工上传本人的文档和下载权限范围内的档案。 二、调研目的 （一）对技改部的基本工作事务进行划分； （二）归纳与总结技改部各类工作事务所产生的各类文件 材料、信息数据、资料等； （三）从公司的管理层面出发，整理基建技改工程的各 类工作事务和文件范围； （四）了解与征询技改部员工有关建立单位网络档案室的 档案资源配置的需求。 三、调研时间 2012.05 - 2012.06 四、调研方法 主要采用与技改部主要管理人员访谈式实地调研方式，主要内容为：事务的划分；各事务要产生的文件材料及现存的保管状态；本人利用需求设想。 正文： 经与技改部相关人员商议，我与张海艳对技改部的工程计 划管理科、工程现场施工管理科、工程造价与预算管理科及综合管理科员工的进行了13人进行了访谈，基本上受访的员工都认为建立本部门本科室的资料室是必要的，他们需要完整的基建技改的信息资源，档案收集与归档利用的意识是相当强的，希望档案馆作为公司档案资源综合管理部门，能够解决部门对档案信息资源的时效性、全面性的服务需求。 一、工程信息资源管理基本现状 技改部为我公司基建技改工程项目主管单位，产生的信息资源大部分与此相关，占全公司基建技改工程信息资源的95%以上。由于公司管理体制的原因，有少部分的基建技改工程信息资源分散在其它职能部门的管理范围内。总得来说，基建技改工程的信息资源主要来源于OA、工程项目管理信息系统、招标管理系统、ERP系统、档案管理系统，少量资源分布在备件公司、设计相关部门、研究中心等部门和人员手中。我们的调研从职能事务入手，按事务进行梳理，对各类的管理情况、产生的信息资源内容进行调研，调研的主要内容如下： 工程立项审批管理 投资限额以下的基建技改工程立项审批权归属集团有限公司董事会；投资限额以上的工程项目，须按程序上报，经上级政府部门批准后方可立项。 事项 文件 来源 备注 内部立项审批 项目立项请示、报告及批复 OA 　 　 立项过程中的会议记要、备忘录、董事会纪要等 技改部 　 　 设计方案、可行性研究报告及其审查结果纪要等 技改部、设计院 　 　 公司规划方案 设计院 　 外部立项审批 项目申报建议书及可行性研究报告 OA 　 　 政府对项目建议书的批复 技改部 　 　 项目安全评估 安环部 　 　 项目卫生评估 安环部 　 　 项目环保评估 安环部 　 　 项目消防预审 松山分局 　 工程计划管理 技改部负责每年的固定资产投资项目建设计划。机动部负责编制集团有限公司钢铁主业年度零固购置计划报技改部纳入小改小革工程计划。零固购置计划的实施由机动部组织并报技改部备案。 事项 文件 来源 备注 基建工程项目 计划、通知 OA 　 技改工程项目 计划、通知 OA 　 小改小革工程项目 计划、通知 OA 　 上年度结转工程项目 计划、通知 OA 　 零固购置 计划、通知 OA 　 工程合同管理 技改部为集团有限公司签订建设工程合同的职能部门，负责集团有限公司基建技改工程总承包（勘察设计韶钢设计院承担的设计）、建筑、安装和技术咨询等建设工程合同的洽谈、签订和履行等全过程的组织管理工作。其它的工程类合同，如：设备订货合同、卫生、消防、安全、环保、项目报建等分别由备件公司、安环部、设计院、研究中心等单位进行管理。 事项 文件 来源 备注 合同管理 工程总承包合同 工程项目管理系统 正本存技改部 　 工程设计合同 设计院 正本存设计院 　 工程勘察合同 设计院 正本存设计院 　 工程监理合同 工程项目管理系统 正本存技改部 　 工程建筑合同 工程项目管理系统 正本存技改部 　 工程安装合同 工程项目管理系统 正本存技改部 　 工程设备订货合同 备件部 正本存备件部 　 工程卫生评估合同 安环部 正本存安环部 　 工程安全评估合同 安环部 正本存安环部 　 工程环保评估合同 安环部 正本存安环部 　 工程消防预审合同 松山分局 　 　 工程咨询合同 工程项目管理系统 正本存技改部 　 工程报建合同 工程项目管理系统 正本存技改部 （四）工程造价管理 技改部是集团有限公司基建技改工程造价管理职能部门，组织审查工程概算，根