文员培训指导书.doc

现代文员培训与考核指导书 （讨论稿） 一、文员工作记录 序号 事项 基本要求 比重（%） 1 打印 文件 ①熟练使用word和excel。 ②标题使用二号宋体字，可分一行或多行居中排布，若有小标题，使用三号宋体字 ，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。发文字号在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入。发文标题：红色反线下空2行，用2号宋体字（加粗）。 ③正文开头和每一段落首行设置首行缩进两个字符，换行时顶格。行距要适当。正文中的结构层次第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。 ④公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。 ⑤在落款处署名，成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。 ⑥页码用4号半角阿拉伯数码标识，置于页面底端右侧位置。 ⑦打印时用国际标准A4型纸。 70 2 复印 速印 把需要印的材料放到复印机上的相应位置，设置份数，点击开始。若需印双面，则先印单数页，再印双数页（注：印双数页的时候要从最后一页开始）。一般份数超过50页要用速印机。 15 3 收发 传真 ①发传真：将要发的文件字朝下,放到入纸的地方,拨号，如果对方是自动传真,接通后,听到一阵像电报一样的声音，按下传真或启动键；如果对方的是手动传真,接通后,有人接电话,跟他说:发传真,请给个信号, 同样听到一阵像电报一样的声音后，按下传真或启动键。 ②收传真：传真机置“自动接收”，对方有传真来，会自动接收。如果是与电话同线的，那接到电话，对方会告知有传真，在传真机上按一下启动键，发一个应答信号给对方，就能接收了。 10 4 收发 邮件 ①收邮件：登陆邮箱，若有新的未读邮件，直接点击打开，若有附件，通常情况下，双击附件名称后，就可以打开该文件，如果是文本文件，则可看到附件的内容，如果附件是程序则会提示是否运行或保存。保存邮件、附件或打印该邮件。单击选择“菜单栏”上“文件”菜单中的“另存为”、“保存附件”或“打印”选项进行相应的操作。 ②发邮件：登陆邮箱，点击写信，在“收件人”一栏中填入收信人的email地址，如果是多个地址，在地址间请用“,”隔开；或者点击右边“通讯录”中一位或多位联系人，选中的联系人地址将会自动填写在“收件人”一栏中，如果点击联系组，该组内的所有联系人地址都会自动填写在“收件人”栏。在“主题”一栏中填入邮件的主题，如果需要随信附上文件或者图片，请点击“附件”（可选择添加本地文件或网盘文件），在弹出的对话框中，选择你要添加的附件后点“打开”即可；若要添加多个附件，请重复点击“附件”进行添加。最后在正文框中填写您的信件正文，点击页面上方或下方任意一个“发送”按钮。 5 二、打字速度测试 2009年4月7日经过对专业打字员的水平测试，获得以下数据： 第一次测试每分钟打字58个，差错率为零；第二次测试每分钟打字75个，差错率为零；第三次测试每分钟打字60个，差错率为零。三次测试平均为每分钟打字64个。测试使用的是打印文稿，录入方法为搜狗拼音输入法。 三、教学内容建议 （一）初级文员 模块一：文书写作（常用公文写作及公文格式要素） 模块二：接待、接打电话及收发电子邮件 模块三：office办公软件的使用 ⒈计算机基础知识（计算机系统组成、计算机启动） ⒉文字录入[指法训练、word文档录入（标点符号、插入符号、页码）]，每分钟录入文字50个，差错率为2%，学生自己选择录入法。 ⒊Word文档基本操作（文档打开、编辑、保存） ⒋Word文档格式化（字体、段落） ⒌Word文档打印（页面设置、打印设置、打印预览、打印输出） 模块四：办公设备使用和管理 ⒈传真机使用（接发传真） ⒉复印机使用 ⒊U盘使用 （二）中级文员 模块一：收文、发文处理 模块二：办公用品管理、信件管理 模块三：office办公软件的使用 ⒈五笔输入法录入文字，每分钟录入文字60个，差错率为1%。 ⒉插入数字、引用、图片、文本框 ⒊Word文档操作（清除、查找与替换、另存为） ⒋Word文档格式化（项目符号编号、边框底纹、分栏、首字下沉、文字方向、图文混排） ⒌Word表格制作 ⒍Word文档打印（打印机安装与设置） （三）高级文员 模块一：文档、信息管理 模块二：公众关系处理与沟通技巧 模块三：office办公软件的使用 ⒈Word对象的链接与嵌入 ⒉Word中文版式 ⒊Word工具 ⒋Word公式编辑 ⒌中文电子表格Excel 四、教学范本 ⒈一般文书 ①家信 ②申请书 ③求职书 ⒉文件 单页文件 ①单页文件 ②多页文件 ③带抄报、