奖补助执行绩效访视及书面审查.pptVIP

獎補助執行績效訪視及書面審查 準 備 作 業 重 點 解 析 目的 使每一所認真執行的學校，都能在系統化、科學化的方法下，獲 得應有的評分。 重點 如何將已有的資料成果用最有成效的方法，有一個高品質成果的呈現。 三認吾身 訪視注意事項 訪視出席人員 簡報之一場，一級行政主管及部份二級行政主管，學術主管不一定全要參加；座談之一場則宜有學術主管（院長、系主任），及各承辦人參加，以便聽到建議配合以後改正。不必大場面迎接，但需做到委員能容易找到學校，到校後有人接待至會場。 訪視注意事項 會場 宜有專人照顧，委員需要找人、要找資料，能夠馬上過去代為傳達。要的資料要儘速送到委員手中，並先記住那位委員。（不宜拿來放在桌上委員不知道）學校整合單位承辦人，宜從頭到尾在會場。會計主任／帳務承辦人及人事主任／經常門部份承辦人（採購、出納組、保管組），最少各有一人長期在會場，能即時回應問題最佳。 訪視注意事項 佈置 (一)依自評表三大分類佈置資料夾，佐證資料依自 評表細項分項準備，不宜依學校行政組織：總 務、會計、人事等分類。 (二)三區，三位委員在面前或附近均可甚方便取得 或檢閱資料。三區均需之資料如中程計畫、經 稽會紀錄等分別各放一冊。 (三)資料夾儘量針對自評表各項所需之佐證資料， 並依序排列，如有大量之資料（如各系）可另 置於各區尾端。 (四)每區有一張椅子供委員坐即可，不宜放整排椅 子，反使委員移動取閱資料不便。 (五)午餐在會場或近處，不宜太遠，亦不需很多主 管陪。 訪視注意事項 佈置 (六)個別談話宜有三個場地，以距會場或午餐地點 就近為宜。 (七)事前即準備好依規定格式（包括職級、姓名、 經稽、專責委員、接受獎助等註記）之當日在校 教師名單，放置於簡報會場召集人位置桌上，人 事主任並隨時注意委員勾好後即通知老師。找不 到人馬上告知委員換人。談話前印好四至五份名　　單（包括項目同前，份數視委員人數而定）交管 科會隨行助理。 (八)資本門區及經常門區各準備1台電腦上網，以便 上網查閱。 (九)勿贈送任何紀念品或當地特產等禮物。 訪視注意事項 資料陳列 依自評表所列項目所審資料依序分區放置在資料夾依序陳列，如有重覆，可重覆準備或註明見某一夾子。 三區每區放一冊中程計畫及與獎補助款相關之法規。 注意委員原地取閱之便利。 訪視注意事項 會議資料名單格式參考例 98學年專責小組委員名單 訪視注意事項 會議資料名單格式參考例 98學年經費稽核委員會委員名單 任期：98年8月1日至99年7月31日 資料整理 專責小組 目錄 辦法：右上角有修訂日期 委員名單：97年1月1日至12月31日之委員，如為學年選出，則需兩年之名單。 會議紀錄：純會議紀錄及簽到單，依時間序，有隔頁最佳。 簽到單：參考委員名單或多空一格供簽名，並增加列席名單。 資料整理 經費稽核委員會 目錄 辦法：右上角有修訂日期 委員名單：97年1月1日至12月31日之委員，如為學年選出，則需兩年之名單。 會議紀錄：純會議紀錄及簽到單，依時間序，有隔頁最佳。 簽到單：參考委員名單或多空一格供簽名，並增加列席名單。 資料整理 經費稽核委員會 查核紀錄 包括現金、定存、財產採購等查核紀錄及委員簽名。 校務會議報告 如報告有紀錄，附該次會議紀錄，並標示報告部份。 資料整理 其他資料準備 報部申請資料 報部變更資料 報部結案資料 各成一冊（資料夾）、有目錄 資料整理 相關法規 以與獎補助經費相關為限 宜予分類如採購、獎助等 要有目錄及頁碼，以便查閱 裝訂成冊或活頁成夾均可 法規右上角要有修訂紀錄 書面審查資料 報部書面審查資料 依需報項目分別裝訂成冊 各資料宜有目錄，並依時間序 封面清楚註明名稱 書面審查資料 三件案例 宜選有代表性 資料要完整，注意不要遺漏佐證資料 單據要全頁印 大額採購注意每一過程之文件 獎勵要附會議紀錄，但不需全冊附件 有目錄，每案間隔頁，最好三件成冊 書面審查資料 結案資料 要能顯示與修訂過之計畫相符程度 要有同意修訂之校內會議紀錄及同意修訂公文影本 儀器設備序號最好不變，以便查對。 期 盼 返校能對所有相關同仁簡報 每年新進同仁要能經驗傳承 下次訪視希望能見到有系統的準備，不需請同仁代找資料。 * * 主講人