经费申请与核销作业流程-联合大学.PPT

九十二年度第二次會計作業實務座談會 主辦單位：會計室 ◎ 一般經費動支與核銷應行注意事項◎ 人事費結報注意事項◎ 國內旅費結報注意事項 報告人：鄧國安 一般經費動支與核銷應行注意事項 採購程序 採購金額在 10,000元以下者，授權二級單位主管代判決行後，逕行採購，事後單據與請購案同時送出，由零用金方式支付。 採購金額在10,000 (含)元以上、100,000元以下者，授權一級單位辦理採購作業。辦理程序：附估價單乙份隨請購單依序審核。請購單經核准後，由一級單位主管逕行與廠商議減總價，授權一級代判決行。如屬共同供應契約電子採購支付案件請送採購組辦理，驗收時如需列入財產者，應會同保管組辦理驗收。 100,000元(含)以上之採購，依政府採購法暨相關規定辦理。 關於相關採購程序規定，請參考本校「營繕工程與購置定製財物及內部審核程序」（附件一） 一般經費動支與核銷應行注意事項 各項經費支出，均須在分配預算範圍內列支，且科目用途相符 。 購置財物，請儘量集中辦理，一次填單，應避免化整為零 。 請購單應填寫之資料，請依序填寫，用途及經費來源務請填寫，用途並請具體填述。 請購(修)單及粘貼憑證用紙已結合為乙紙，請逕行下載列印使用。（附件二、三） 設備預算之採購：請先行編製「設備預算執行計畫表」（附件四）陳送校長核准後，送一份至會計室留存。並請於分配預算額度內依採購財務項目確實執行。 一般經費動支與核銷應行注意事項 計畫表編製應注意事項： ☆ 設備名稱欄下，請加填購買之數量 、單價。 ☆ 設備單價需達10,000元（含）以上且使用年限在兩年 以上才列為設備。 ☆購置軟體，係屬經常費用，請勿編入設備預算執行。 憑證以取得統一發票為主，發票抬頭為「國立聯合大學」，取得三聯式統一發票時，應加註本校統一編號，收執聯及扣抵聯應一併粘貼，同時收執聯貼在上面。 取得免用統一發票之小店戶開立之收據時，請注意需加蓋有小店戶名稱、統一編號及負責人私章。 收銀機之發票如無貨品明細時，請於發票上註明購買品名或附購物明細表（出貨明細表），並由經手人簽章。 一般經費動支與核銷應行注意事項 取得之憑證，若品名非以中文書寫，請加譯為中文。 發票或收據的總計欄位請以國字大寫方式填寫金額。如有塗改，塗改處需加蓋店章。 請檢視發票或收據日期是否填列「品名」、「數量」、「單價」、「金額」是否與請購單相符，若憑證上載金額少，應加附議減單。 粘貼憑證時，請儘量靠左對齊，不同用途別請分類粘貼。同時注意申請金額與憑證金額是否相同（可少不可多），申請金額較少時，請加註「實付」字樣。金額有更正時應在更正處蓋章。並在粘貼憑證右上方勾選「款項未付」或「款項由（ ）墊付」。 請購印章、影印或裝定講義資料，核銷時請加附「樣章」、「樣張」資料供核。 一般經費動支與核銷應行注意事項 電話費如有撥接國際電話使用費者，需加附通話明細表，郵資應檢附購買郵票證明單。郵政函件收據不得作為結報憑證。 講演鐘點費之核銷，請加附講演議程資料。議程資料需記載有時間、地點、課程及講演人資料。 粘貼憑證用印時，經手人與驗收或證明人不得為同一人。業務主管部分，務請院、系、館、處、室單位主管核章。 收據或發票如有遺失，應檢具原立據人加蓋店章（收據另需加蓋負責人私章）負責證明與原本相符之影本，並註明無法取得原本之原因，另由經手人簽章證明。 分批（期）付款之收據或統一發票，應附分批(期)付款表（請逕行下載），列明應付總額、已付及未付金額等；其訂有合約者，應於第一次付款時檢送合約副本或抄本。 不能取得單據之案件，得填寫「支出證明單」，（請逕行下載）經核准後據以結報。 一般經費動支與核銷應行注意事項 各單位辦理相關業務須事先給付現金之各項請購案件，得簽奉校長核定後，以預借方式辦理（惟10,000元（含）以上之款項，依規定應匯入廠商金融機構帳戶，不得先行墊付）。請填寫預借費用請示單（附件五），奉核後送回會計室辦理撥款手續。預借人於活動結束後，應儘速辦理結報，並請填寫「各項活動（預借）經費核銷結報表」（附件六）併同粘貼憑證送會計室辦理核銷。 有關經費動支與核銷應行注意事項，請參考「支出憑證處理要點」（附件七） 一般經費動支與核銷應行注意事項 會計年度將屆結束時應注意事項 尚未結報之案件，請各單位配合會計室關帳期程儘速整理憑證送會計室核銷，以免影響款項之撥付及本校關帳決算作業。 尚未驗收結案付款之設備採購案件，請填寫保留預算申請書（附件八）併同契約書影本（未訂定契約者，無法辦理保留）送會計室辦理保留預算 。 本年度發生之費用，繳款期限為次年度者（例如水電費、公保費、勞保費等），請填寫預借費用請示單，惟仍需在關帳前送會計室辦理核銷。 兼任行政職務之老師（自92年