037对内对外沟通程序.docVIP

对内对外沟通程序 文件修订履历 版本 修订理由与内容简述 修订日期 拟定 审核 批准 1.目的 顺畅公司内、外部之间的信息沟通，完善信息接收、处理、反馈机制。 2.范围 适用公司所有对内、对外有关社会责任的信息沟通。 3.职责 3.1人力资源部负责与内部员工、当地政府、工会及其他外部利益相关方的信息沟通。 3.2采购部负责与供应商和分包商的信息沟通。 3.3营销管理部负责与客户（买方）的信息沟通。 3.4人力资源部组织，管理者代表负责与员工代表每月一次的例会，并记录，反馈问题应及时解决。 3.5其他部门和工人代表应支持和配合对内对外信息沟通。 4.相关文件 无 5.工作程序 5.1总则 5.1.1信息沟通可以采用口头或书面形式，也可以采用其他适当的方式，如电话、传真、电子邮件、座谈会、研讨会和新闻发布会等。 5.1.2对内对外信息沟通均应保存适当的记录和证据。 5.1.3公司内部收到有关社会责任方面的质疑、质询和投诉信息，人力资源部应尽快核实投诉人的身份（包括姓名、职位、服务机构和联络电话等），查清质疑或投诉的原因。 5.1.4人力资源部应针对质疑或投诉的问题解释公司政策和程序，妥善处理质疑和投诉事件，并及时反馈相关部门处理,重大问题应报总经理批准。 5.1.5一旦发现有违反公司政策、法律法规或SA8000标准的事项，应及时采取补救和纠正行动,情况严重时应及时报告总经理处理。 5.1.6信息沟通过程中，人力资源部要保护员工个人隐私和公司商业秘密。 5.2对内信息沟通 5.2.1公司SA8000政策、管理体系运行要求，由人力资源部负责及时传达到公司各部门及员工。 5.2.2 SA8000管理体系运行中产生的信息资料，应根据政策和程序要求及时传达到相关部门和人员。 5.2.3员工的咨询、质疑和投诉，由人力资源部或员工代表收集，并负责答复，答复方式可以是口头形式或公告在宣传栏上，但均需有书面记录。 5.3对外信息沟通 5.3.1与供应商和分包商的信息沟通由采购部负责；与客户（买方）的信息沟通由营销管理部负责；与当地政府，工会和其他外部利益相关者的信息沟通由人力资源部负责；管理者代表应提供指导和支持。 5.3.2公司任何人收到来自外部的文件、电话、传真或其他信息资料，应转交上述责任部门，由他们根据情况处理。 5.3.3当地政府、工会或其他外部利益相关者提出的检查、参观或访问要求，由人力资源部接待，并报管理者代表协助。 5.3.4外部利益相关者提出的意见、建议、投诉或质疑，应由人力资源部负责调查核实情况，妥善处理，及时回复，并报管理者代表备案。 5.3.5人力资源部应每年一次现场访问本地的员工家属、当地劳动部门、工会组织，征求他们的意见和建议，通报公司实施SA8000规范的进展和效果。 5.3.6如果有合同要求，管理者代表应对利益相关者提供合理的资料或安排适当的渠道，以帮助其核实公司是否符合规范的要求。如果合同有进一步的要求，公司应该通过采购合同的条款，要求供应商和分包商配合提供上述安排和渠道。 相关记录 记录表单名称 保存部门 保存期限 年 人力资源部 2年 2年 对内对外沟通程序 制 定 文 件 编 号 JQ-CF-037 生效日期 2012-01-03 审 核 版本/修订号 01 页 码 第 1 页 审 批 地址：福建省南安市洪濑镇东溪开发区 Tel:0595 Fax:0595 P.C：362331