宴会及会议流程.ppt

宴会及会议统筹流程 2012年11月15日 目录 一、客房统筹流程 二、VIP房间检查 三、会议室流程 四、用餐流程 五、会议结账流程/会议意见反馈表 六、宴会及会议报表 一、客房统筹流程 在收到客户经理已签订回来的会议协议书和书面交接报告后下团队确认单到客房预订部 与会务组沟通，确认大堂签到台位置及确认团队拿房的具体时间，以便前台能及时通知客房部安排人员清扫出干净的房间给会议客人 与会务组确认团队退房的具体时间，方便客房部及时打扫出房间提供给当天入住的下一个会议客人，是否有提前退房的客人 与会务组确认该团队的住店客人是否有需要接航班或者送机安排，具体航班号、客人姓名、人数通知礼宾部 与会务组确认是否有VIP客人入住，按那种VIP接待规格接待，客人 具体头衔、抵店时间，是否需要保密？是否需要管理层迎接？ 与会务组确认客房内的市话长途是否开通？迷你吧酒水是否保留？ VIP房间的电话及迷你吧是否保留？客人是否可以签单？ 与会务组确认房间是否需要配送鲜花？配送标准？ 与会务组确认所有房间是否需要配送果篮？配送标准？ 与会务组确认团队拿房卡的方式： 会务组统一拿房在大堂报到台发放房卡给客人（是否需要前厅 部安排一名员工协助发房卡？是否收取房卡押金？每张房卡押金金额是多少？是由会务组收取还是前台员工收取？是否收取 会务费？） 酒店提供房号给会务组，会务组分发房号给客人，客人凭会务 组开据的房号单到前台拿房卡，酒店根据会务组要求收取房卡押金或会务费 报到结束后及时通知宴会部撤掉签到台 客人自己到前台凭身份证登记领取房卡，要求会务组提供客人详 细名单（同样确认是否收取房卡押金？每张房卡押金金额是多少？ 会议报到时，通知宴会部提供茶水或矿泉水 会议全天报到拿房期间，及时与会务组确认拿房数量及是否需要保留预留房 报到结束后，当晚与会务组确认在住总房数。如未达到保证房间数，需告知会务组酒店将按保证房间收取房费；如超过保证房间数,按实际入住房间数收取房费 VIP房间检查 检查房间房卡是否可以打开门，房卡及卡袋的新旧 检查水壶、杯具的清洁，茶叶是否配备 检查水果及鲜花是否按标准配备及新鲜度，水果并配刀叉 检查沙发及茶几的清洁 检查洗手间的卫生 检查电话是否可以打通内线和外线及其话筒效果 检查电视遥控器是否可以使用及其电池是否需要更换 检查电视清晰度及卫生 检查空调设备 检查宣传册是否老旧及破损 检查绿色植物 检查洗手间的客用物品及卫生 检查灯具是否可以正常使用 提前确认VIP名单及到店时间，检查大厅的灯光及红地毯 二、会议室流程 拿到会议协议书再次与客户经理沟通会议细节，确认协议书所留场地是 否与宴会预定表预留场地相同，提前下宴会通知单给各相关部门 确认会场提前布置时间，摆台完毕需要与会务组关键人确认台型，可 介绍宴会负责人与会务组认识 与会务组沟通会场是否需要席卡、横幅、鲜花、投影仪、主席台及人数、演讲台、音响、话筒，是否需要合影？合影人数及地点？ 如有装饰公司需要进场布置，需要与装饰公司签订装饰合同，并预交保证金? 检查会场内地面卫生及相关可用卫生间卫生 提前检查席卡、指示牌、横幅或背景板内容和摆放是否正确 开会前提前检查客人所需会场设备是否全部到位 提前半小时检查茶歇摆放是否正确？餐具的配放？食物出品？ 检查会场内灯光、音响、话筒是否正常工作 会场服务人员配备是否够？如需合影，检查合影需要的椅子是否 摆放到位等 三、用餐流程 与会务组沟通宴会是否有主桌，主桌人数？是否需要用餐席卡？是否需要分餐？鲜花？鲜花订购标准？ 确认菜单及用餐酒水（客人自带？酒店提供酒水？品种？），提前下菜单到餐饮部 确认用餐期间是否有节目演出？音响是否自带？用餐时是否需要音响、话筒、背景音乐 开餐前检查场地卫生、灯光、空调等 如有鲜花，请检查鲜花是否到位及新鲜度 围桌开餐前一小时检查酒水是否到位？是否需要提前到酒？桌面是否摆 放菜单？餐具摆放是否齐全及正确？ 围桌用餐期间，随时注意上菜速度、酒水供应及服务 自助餐开餐前检查是否摆放中英文菜牌？菜肴出品是否齐全？菜肴温度是否合适？ 自助餐用餐期间，随时注意菜肴的供应量、餐具是否足够 四、会议结账流程/意见反馈表 会议退房结账当天，提前与会务组客人核对账单时间，通知前台将账单准备好，宴会统筹人员先行核对一边账单，检查是否有漏单或错单 与会务组客人核对完账单后请客人签字并确认，如是公司客户将账单挂到后台财务部，如是现金付款客户直接在前台结清所有费用 结账后询问客人此次在酒店举行会议是否满意，请客人填写意见反馈表 会议离店后，及时通知相关部门将横幅和指示牌撤离 五、宴会及会议报表 酒店宴会及会议每周产量报表 宴会每天预测报表 汇总宴会及会议每月产量报表