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湖南大学财会类文件材料归档范围和保管期限规定（CK） 序 号 归 档保管期限 ? CK11 综合 ? 1 上级有关财务会计工作的文件材料永久 2 本校财务计划、总结、请示、批复等文件 永久 3工作规章制度 4 学校基金管理工作文件 5 有关财务管理方面的其他文件材料 6 学校财会工作重要会议有关材料 30 7 会计移交清册 8 财会档案移交保管清册 永久 9财会档案销毁清册 10 其它有保管利用价值的文件材料 30 11 重大活动、事件、重要会议等声像材料 永久 ? CK12会计报表 ? 1 决算报表（含基建综合决算） 永久 2 预算会计报表 3 年度以上规划表、分配计划、测算表 4 年度以上各种统计报表（含工资报表） ? CK13会计帐簿 ? 1 涉及外事会计帐簿 永久 2 总帐 3 预算内帐簿（含明细帐、分户或登记帐） 4 学校专项基金帐簿 5 日记帐 ? 其中：现金、银行存款日记帐 6 固定资产明细帐（卡片）（固定资产报废清理后保管五年） ? CK14会计凭证 ? 1 涉及外事的会计凭证 永久 2 预算内各种原始凭证、记帐凭证 3 学校基金各种原始凭证、记帐凭证 4 会计拨款凭证及其他会计凭证 5 涉及债权、债务及未清理完毕的凭证 CK15工资清册 ? 1 工资发放名册、卡片 永久 2 工资转移、证明、通知存根 3 各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、卡片等 湖 南 大 学 财会类文件材料归档细则 一、财会文件材料归档范围的确定 (一) 确定的原则 1.归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远发展具有参考价值和凭证作用。 2.归档的财会文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，充分考虑财会档案的类型特点。 3.归档的财会文件材料，必须反映财务管理、会计活动的全过程，保证完整、准确、系统。 (二) 归档的主要内容和重点 1.主要内容包括综合管理、会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资清册等方面。具体范围见《湖南大学财会类文件材料归档范围和保管期限规定》。 2.重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有永久、长期保存价值的文件材料。 (三) 不归档文件材料 1. 上级下发的未定稿文件； 2. 未生效的合同、协议、单据； 3. 本机关文件材料中的重份文件和无查考利用价值的一般性、临时性文件； 4. 校内其他单位发来的文件； 5. 与校外单位交换来的材料(本单位可作资料保存) 。 二、财会文件材料的部门立卷及归档流程 (一) 形成积累 1. 学校财会部门领导在制定财会计划的同时，要确定本部门的专(兼)职档案员，并向会计经办人员布置积累财会材料的归档任务。 2. 财会部门的专(兼)职档案员，既要做好平时综合管理文件材料的收集、积累、管理工作，又要督促会计承办人员，做好平时业务材料的收集和积累，注意文件材料的完整、系统、准确。 3. 学校档案馆应了解会计业务，监督、指导、检查财会部门的档案业务工作。 4. 归档的文件材料采用打印或用钢笔、签字笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。 (二) 整理组卷 1. 学校财会部门及校内非法人独立核算单位以及办有经济实体的单位，均为一个立卷部门，分工归口立卷。 2. 坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则，各财会部门专(兼)职档案员负责将积累的文件组卷成册，向学校档案部门移交。 3. 组卷原则：遵循会计核算材料的形成规律和特点，保持其有机联系，以便于保管和利用，按照会计年度时间将归档的会计核算材料收集齐全、完整，并根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量、保管期限分别整理组卷，不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。 4. 财会部门将各种记帐凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷，每卷不超过200页，厚度2cm为宜。 5. 案卷封面应按规定逐项填写清楚，标题要简明，准确地反映卷内材料内容，包括责任者。 6.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立案的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁。 7．编写页码。每卷页号从1开始，编写在有书写文字的页上非装订线一侧的下角。 8. 填写卷内目录。按规定的格式逐项填写卷内目录一式两份（业务类档案例外），移交归档时，交接双方各一份。 9.