某某煤矿档案管理制度汇编试行 .docVIP

某某煤矿档案管理制度汇编(试行) 一归档范围 各部门应严格执行公司制定的《文件材料的归档和不归档的范围》凡是办理完毕的具有保存价值的收发文件包括党政工团人事财会工程地质设备等方面形成的各种形式和载体的文件材料均应归档 二归档时间 本公司各部室办理完毕的文件应按下列时间整理立卷后向档案室归档 一机关的收发文件和内部文件于次年3月整理立卷归档 二工程技术文件应于工程施工开始就由相关负责部门指定专人负责收集积累进行初步整理待工程竣工认证后全面整理归档 三设备仪器的技术资料包括购置文件在设备开箱验收时归档设备安装使用由档案室提供复印件原件不得提供现场使用 四地质测量文件待使用高峰期过后再归档但必须将形成的材料包括各种原始记录及时整理立卷编目做好归档的准备工作 五会计文件在财务部保存23年后归档 三归档要求 一应归档的文件材料要及时收集齐全完整按照文件形成的规律和保持文件之间的历史联系的要求分类立卷使案卷能正确反映本公司生产工作的基本面貌便于保管和利用 二文件材料的审核签字手续要完备 三案卷封面的项目均应填写清楚案卷标题要确切简明注明保管期限卷内文件要排定次序编好页码填写卷内文件目录和备考表 四对案卷要进行系统排列编写顺序号登记案卷目录一式数份归档时双方根据案卷目录清点核对并履行签字手续 四文件材料的归档是企业基础管理的重要组成部分 文件不能按时归档应视为没有完成当年的工作任务要扣发有关部门科室领导和兼职档案人员的工资或奖金并作为年终评选先进的否决条件 第五章石窑店煤矿科技文件立卷归档制度 科技档案来源于科技文件而科技文件产生于各项科学技术活动过程要搞好科技档案工作必须建立健全科技文件的归裆制度以保证科技档案的完整准确系统有效地提供利用充分发挥科技档案的作用 一各业务部门把在工作和生产活动中形成的已经办理结束或告一段落具有保存和利用价值的科技文件材料按要求系统整理组成保管单位立卷及时移交给档案室 二科技文件材料必须符合有关标准按其自然形成规律和内在的有机联系收集齐全科学整理保证科技文件材料的完整与系统 三案卷封面必须写出案卷的标题填写封面项目反映卷内文件材料的内容并要填写卷内目录和备考表 四各部门的科技文件资料经过初步鉴定确定密级和保管期限必须由课题或项目负责人审查签字 五案卷内的文件材料不能用普通金属品装订如须装订要用线装不锈钢钉书针或燕尾夹文件材料应逐页编号 六凡应归档的文件资料应以一个课题一个工程项目为单位组成案卷由该项目的负责人检查后编制移交清单目录一式两份向档案室移交交接验收无误后双方签字各执一份以备日后查询 七归档的科技文件材料要确保文件的齐全完整签字盖章手续完备系统整理符合标准否则档案室有权拒收责其重新按规定整理限期移交归档 八关于归档时间问题可根据科研生产基建活动周期长短和科技文件材料的形成特点分为一次归档或阶段归档两种方法 一一次归档工程竣工后归档周期较短科技文件材料形成较少的项目一般在工作结束后一次归档为宜 二阶段归档周期较长科技材料形成较多的项目在工程告一段落时将已经形成的文件先行归档等整个工作全部结束后全面整理归档 九归档份数根据情况确定一般只归档一份重要的使用频繁的应再复制一至二份满足正常借阅需要 十归档的科技文件材料都必须使用质地优良的纸张字体要工整字迹线条清楚不准用铅笔圆珠笔书写用蓝黑墨水碳素墨水和绘图墨汁书写 十一在本公司与外单位共同承办一项任务时主办单位应将所形成的全部科技文件材料归档保管协作单位保存自己承担协作任务中所形成的科技文件材料 十二本制度自公布之日起执行 第六章 石窑店煤矿档案保管制度 为了延长档案的自然寿命在尽可能长的时间内发挥其做用制定档案保管制度 一本公司所有的各种门类和载体的档案材料由档案人员在档案室集中统一管理任何个人不得私自保存和任意销毁 二档案保管应采用专用柜架档案库房应当坚固可靠清洁通风有防火防盗防鼠防潮防光防尘防虫防高温防有害害气体等设施 三档案管理员要定期检查档案作好检查记录发现问题及时采取有效措施确保档案完整和安全 四档案如有破损或字迹模糊应及时修补或复制 五档案人员调动工作时应在离职前办理移交移交档案时双方应根据移交目录清点核实并履行签字手续 第七章 石窑店档案库房管理制度 档案库房管理应该坚持以防为主防治结合的原则切实做好档案库房管理和状况检查等工作 一档案库房应设专人负责其他人员未经批准不得进入库房按专业类项进行保管做到档案存放条理化排列系统化保管科学化以利于档案的保护管理做到防潮防霉防盗防火防光防蛀防鼠防尘档案人员应钻研档案保护技术掌握变化规律改善保管条件提高管理水平 二防潮防霉档案库房要求通风干燥库房内温湿度应定时测量登记掌握温湿度变化情况随时控制调节使库内温度控制在1424℃相对湿度控制在45～60％ 三防盗库房要达到三铁即铁门