论档案目录体系与政务信息资源目录体系的交互融合.docVIP

论档案目录体系与政务信息资源目录体系的交互融合 　　摘要：档案目录体系与政务信息资源目录体系相对独立的现状，影响信息资源开发利用整体效益，不利于档案资源的前端控制和全程管理。本文主要从内在联系、体系构成、提供利用服务方式、建立映射关系的先决条件等方面探讨二者交互融合的可能性，并提出构建档案目录与政务信息资源目录一体化服务平台的建议，以及实际操作中需要注意的几个问题。 　　关键词：档案目录政务信息资源目录目录体系一体化服务平台 　　随着网络技术的日趋成熟，信息资源目录体系不可避免地向信息网络化方向发展，信息资源的整合问题随之日益突出。档案信息资源和政务信息资源都是我国信息资源的重要组成部分。档案目录体系是以档案为对象编制而成的各种类别的档案目录，是能够全面系统地反映馆室藏档案内容和成分的科学体系。政务信息资源目录体系是国家电子政务总体框架中的重要组成部分，是实现政务信息资源共享和业务协同的重要基础条件。本文主要基于上述两个目录体系的现状及问题，探讨二者交互融合的可能性及融合方式，以进一步促进信息资源共享和检索利用，提高信息资源管理和开发利用整体效益。 　　一、档案目录体系与政务信息资源目录体系的现状及其问题 　　由于档案目录与政务信息资源目录形成与发展的技术基础不同，所属部门不同等因素，我国于2007年正式发布的《政务信息资源目录体系》与我国的档案目录体系相对独立，是对同一事物所处不同阶段进行的独立编目。在当前的电子政务和信息化环境下，档案目录体系与政务信息资源目录体系仍未有效协同工作。这一现状可带来以下问题。一是浪费资源。如对相同信息分别编目，重复著录，造成人财物等资源浪费。二是影响信息资源开发利用整体效益。一方面，由于编目标准存有差异，影响著录信息的一致性，在一定程度上割裂信息资源的内在联系；另一方面，如不将档案目录体系与政务信息资源目录体系建立关联，政务信息资源中应归档或已归档的政务信息在进入档案馆保管阶段，经档案馆编目录管理和控制之后，不易再通过原利用体系独立对其进行查找利用，进而影响信息资源开发利用的整体效益。三是不利于对档案资源的前端控制和全程管理。进入电子文件时代，档案部门实现文档一体化管理，同样可以借鉴目录控制思想，?τ?归档和尚未进馆档案进行前端控制和全程管理。由于档案目录体系与政务信息资源目录体系之间尚未建立有效关联，档案目录的潜在管理功能仍未充分发挥。 　　二、档案目录体系与政务信息资源目录体系交互融合的可能性 　　二者具有内在联系 　　档案目录体系与政务信息资源目录体系都在一定程度上运用了目录控制的思想，将目录作为组织管理和检索利用信息资源的一种基本机制。都可以通过在微观上著录、标引、规范控制和在宏观上利用选择、描述和检索控制等手段，实现对信息资源的整合、管理、发现与定位，协调和引导信息资源的流动和有效利用，以解决信息组织、分类、存储、检索、定位、获取等问题。正如文件与档案的关系，政务活动中产生的经过鉴定具有保存价值的政务信息，可以通过政务专网或其他方式直接转变为电子档案全文信息。根据信息生命周期，这两个目录体系的编制在时间轴线上虽有先后之分，但具有同源性的信息资源将这两个目录体系紧密地联系了起来，且因其编目对象的同源性而具有交叉关系。 　　二者在构成方面具有相似之处 　　1.技术总体架构具有相似功能。政务信息资源目录体系技术总体架构包括信息库系统和目录服务系统。信息库系统由政务部门的共享信息库、目录内容信息库和目录服务中心的目录内容管理信息库、服务信息库组成。目录内容服务系统由共享信息服务系统、编目系统、目录传输系统、目录管理系统、目录服务系统组成。目录服务系统基于目录内容服务信息库，向用户提供目录内容查询检索服务。与之比较，虽然在档案目录体系中尚无信息库系统和目录服务系统等称谓，但是档案目录体系同样具有类似的系统及相对应的功能，亦可实现对档案目录内容的存储、管理、提供查询检索服务等功能，亦有编目、管理、更新、维护档案目录内容和档案目录载体，以及提供目录内容查询检索服务等内容。 　　2.管理架构涉及相似角色。政务信息资源目录体系管理架构包括政务信息资源目录体系使用和管理的3个角色、6项活动。3个角色是政务信息资源目录的提供者、管理者和使用者。6项活动包括规划、编目、注册、管理、服务、使用。在档案目录体系中，也包括档案目录的提供者、管理者和使用者3个角色，只是各个角色在各自目录体系中的管理职责、管理环节、管理环节与角色的关系有所差异。 　　二者的提供利用服务方式存在共性 　　政务信息资源目录内容服务形成与提供流程包括准备、编目、注册、发布4个环节。档案馆提供档案目录内容服务需经过接收、编目、审核、提供检索利用等环节。二者虽有差异，但均需经过对信息资源的汇集、编目、审核等过程，向用户