接待流程及标准制度.docxVIP

接待流程及标准为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，使接待工作规范、有序，具有统一的对外形象，特制定本制度。一、适用范围：适用于郑州公司接待管理二、职责： 行政中心负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障服务；各部门在接到重要来访预约后，应及时报告总经理及行政中心，并协助拟定接待计划，须公司领导出面的重要接待应提前1天告知行政中心。三、接待流程：接待部门在接到来访预约时，及时了解来宾的具体情况，包括来宾职务、来宾的性别、来访的具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等，酌情安排接待标准，报中心领导审批。 根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、接机后勤保障人员，落实会晤时间及场所。根据来宾情况，确定接待标准，提前按接待标准预约好来宾的下榻酒店。如需安排就餐，按标准预定好来宾的就餐酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准。根据来宾行程，安排的来宾的参观、考察、旅游、娱乐等项目行程路线。如遇特殊会议，行政中心办须提前布置会场，如花卉、水果、茶点、音响设备、投影设备、领导席签、横幅等，安排摄像等。根据来宾情况安排接待车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从主接待人员或行政中心的协调安排，统一调度。由行政中心编制统一短信模板，短信告知来访人员接待司机姓名及联系方式，如需安排住宿一并告知酒店名称及房间号，并由司机将房卡交由被接待人员。短信模板***先生/女士： 今天到郑州后我公司安排接待司机： 联系方式： 为您安排在 酒店，房间号： 。 *****公司四、接待标准一级接待标准：来访人员级别：集团总裁、金融机构行长、县市镇级以上领导、老板重要客人等住宿标准：悦俪善水酒店行政单间/标间用餐标准：200-500元/餐用车标准：Q7、A8接待规格：可安排对口业务中心的分管副总经理或总经理出面接待会晤、如有需要转项目的行政中心或对口义务中心需提前与工程中心联系人员陪同二级接待标准：来访人员级别：集团总监级别领导、金融机构经理级别、政府处长级别、老板一般客人等住宿标准：酒店普通单间用餐标准：50-100元/餐用车标准：GL8接待规格：根据实际情况安排相关中心负责接待人员、如有需要转项目的行政中心或对口义务中心需提前与工程中心联系人员陪同三级接待标准：来访人员级别：集团普通员工、金融机构驻场员工、公司外地同事等住宿标准：悦俪善水酒店普通标间（2人每间）用餐标准：50-80元/餐用车标准：公司现有车辆调配接待规格：根据实际情况需要安排总经理接待标准：安排司机提前与董事长秘书沟通到达时间，安排A8或路虎接待接待行为规范第一条 接待礼仪仪表：面容清洁，衣着得体；举止：稳重端庄，从容大方； 言语：语气温和，礼貌文雅； 态度：诚恳热情，不卑不亢。接待程序1、接待司机应注意来宾抵达时间，提前等候与车站或机场，并与来宾沟通等候位置且将印有公司名称的接待牌举起方便来宾寻找，并主动帮助来宾提行李等。2、陪同人员在接待程序中要注意把握迎候时间，提前等候于公司门口或车站、机场；接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序；接受名片时，要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中；过走廊时，通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”；进电梯时要告诉客人上几楼，让客人先进，先出；客人落座后，要以双手奉茶，先客人，再主人，先领导，后同事；送客时根据身份确定规格，若送至大门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。3、接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密；接待中既要熟练介绍公司情况，又要注意内外有别，严守本公司商业机密；对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。4、接待中应厉行节约，精打细算，不摆阔气，不讲排场，不奢侈浪费。接待结束接待结束各相关业务中心应及时与行政中心沟通安排退掉客人的房间并由行政中心根据接待标准安排车辆及司机送被接待人员离开；安排客人离开行政中心应提前安排好司机，司机应提前与客人联系离店时间，并提前在酒店楼下等候，应主动帮助客人提行李；七、接待费用及信息反馈1、公司各中心的接待费用在公司业务费中列支。接待人员于完成接待任务后3天内，按财务报销流程报总经理审批。2、接待人员应及时与相中中心领导及分管副总沟通交流；将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有关部门。附则本制度由行政中心负责解释和修订。本制度自签发之日起开始施行。