提高工作效率行为习惯.docxVIP

1?条理性是一种技能许多人认为做事有条理是一个人的个性问题。真正有条理的人大脑线路异于常人，他们被迫拥有整齐存放的文件夹和记住截止期限与待办事项的记忆力。这简直荒谬。条理性是一种可以学习的技能。如果条理性是个性问题，它绝不是我与生俱来的。我天生的生活状态几乎是混乱的，地板用来放置物品，盒子用来装文件。如果我可以从一个懒汉变成一个有条理的人，那我猜你也可以。条理性要靠专门的设计和保持。如果你有一个设计精良的组织系统（这个系统散乱的人无法做出来），你就能花很少的力气把一切保持得井井有条。定期的维护是必要的，因为就算有几乎完美的系统，也会有偶尔的突发事件打乱它。2?少点儿混乱，少点儿压力条理性与生产效率的关系极其微弱。我知道很多生产效率很高的人，他们经常把东西搞得一团糟。条理性的真正目的在于减少记住所有事情所需要的脑力。如果你没有一个系统让所有事情都井井有条，你就需要用脑子把这些都记住。然而，你的头脑并非那么可靠。学习条理性技巧意味着接受“少点儿混乱，少点儿压力”的哲学思想。这说明组织有两个前提条件：1. 你的物理环境。让事物都排列有序，仅仅整齐是不够的。给每个物品一个规定好的地方，避免杂乱无章。2. 你的任务和工作。有一个知道如何处理待办事项的有组织的系统、日历和计划会帮你减轻许多压力。当你的组织系统把一切事情都安排得妥妥当当的时候，你可以专注工作，不用随时记住接下来要做什么。3?捕捉装置这条建议出自热衷条理性的人们奉为圣经的《搞定》（Get things done，GTD）。捕捉装置是一种无论何时都能记录事情、想法、项目、任务或者通知的方法。如果你穿了裤子，那么你就有条件携带可以防卫的捕捉装置。我的捕捉装置是口袋里几张4×6尺寸的卡片和一支笔。无论什么时候我想记下接收到的信息，我都会写在纸上。回到家，我就会把这些信息誊到更精密的储存信息的系统中。捕捉装置是解除记忆压力的首要方法。如果你在哪都有一个捕捉装置，那你就不会忘记任何事。善记笔记的能力可以让你避免不慎遗忘时间、后续要求或新的待办事情。拥有一个捕捉装置也是尊重他人的体现。相比那些只是说“我会再和你联系”的人，我会更尊敬那些有具体书面要求的人。上面提到的那种卡片只要花费不到1美元即可，所以你不必利用一些炫酷的技术来让自己持续前进。4?给所有东西规定放置的地方要做到有条理，关键是给每个东西规定一个放置的地方。家里的每一个物品都应该放在该放的地方。每一项任务、事情和项目都应该在你的系统里有一席之地，等待着你来处理。混乱就是由一些无处放置的东西不断堆放引起的。你可以通过检查你现有的系统，然后把一些没地方放的东西收起来开始变得有条理。这个得花一整天甚至两天才能完成，不过一旦搞定，保持起来就容易许多了。一旦你有了自己的屋子，如果一些类别模糊不清的东西不能被快速地收置起来，屋子就会混乱。有些东西不能明确地归为某一类，比如你有一个文件夹专门放收据收条，另外一个专门放收入和收益。那银行账单该放到哪一个文件夹里呢？有两个选择可以解决这个问题。如果你觉得这个东西不经常出现，你可以把它放在相关类别里面。如果它时常新增，那就找另外一个地方放起来。如果你会收到很多银行账单，你可以用一个全新的以“银行”命名的文件夹，这个文件夹可以放许多类似的文件。5?简单的组织系统在过去的几年中，我一直在用一个非常有用的组织系统。我称它为“简单的组织系统”，因为它把我所有的工作信息分成三类。GTD（Get Things Done，把事情完成）有很多分类，但很多是大部分人不需要的。我的这三大类是项目、任务和活动。几乎所有我需要记录的都属于这三大类中的一类。至于那1%无法归入的特殊情况，我专门做了一个杂项的表来收集这些随机的想法。维护这三大类相对容易。如果你有5个、6个甚至12个类别，你也许不会定期检查任何一类。然而这样的话，这些类别很容易被遗忘，也不再发挥作用。因为我定期检查，所以我的这三类非常有用。在我需要的时候它们立刻能帮助我，而且不会废弃不用。这个方法很重要，所以接下来我会逐一探讨每一个类别。6?简单的组织系统：项目第一个大类是项目，一个项目是有共同目标的许多个任务的集合。任务缺乏结构，在工作的海洋里，它们像是游来游去却没有脊骨或复杂的神经系统的水母。但项目不同。有了项目，任务被集合在一起，突出了某些事情的重要性。写一本书是一个项目，写其中的一页就是任务。我用一些小纸条来细化我的项目。这些纸条概述了我理想的结果和为了完成结果需要做的任务。完成项目而非任务是十分重要的，所以我更加注重灵活性。如果我决定不在书里写某一章，我就可以不写。一个任务的牺牲可以换来整个项目的完成。项目相对稳定，不会因为新的信息而被快速更新。所以，项目可以帮助你规划未来几周甚至几个月的生活。因此，在我的系统的三大类中，项目是更新最少的。7?简单的