会计档案的整理培训课件.ppt

§4会计档案的整理 一、定义： 会计档案是指会计凭证、帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：会计凭证、帐簿、财务报告类、其他类。 定义明确告诉我们不是会计做的所有工作形成的材料都是会计档案. 工资年报，工资、奖金及各种福利审批名册，养老保险缴纳名册、调整、新增审批表，人员聘用、转正等审批表、协议书，清房材料，购房补贴审批材料、财务制度，上级指标文件等均属文书档案。 会计电算化数据应定期备份作光盘档案保存。 会计档案内容信息要真实准确,不得随意更改字迹要清晰、耐久。 会计档案有关财务手续要完备。 二、会计档案的归档时间 各类会计档案应由责任会计按会计年度按时整理，在财务部门存放一年后，向档案室移交。 在实际工作中，若利用方便也可整理完毕后直接移交档案室。(移交时需办理移交手续) 三、会计档案的分类 会计档案是按会计种类分开整理和编号的。若有两个以上的核算单位，应以“核算单位—会计种类”的分类方法，分别整理编号。 四、会计档案的保管期限 会计档案的保管期限分为永久和定期两种。 定期包括：25年、15年、5年等。如会计凭证、票据存根、总帐、明细帐保管期限一般是15年；现金日记账、银行日记帐保管期限一般是25年；日、月、季度报表一般保管期限是5年；年报保管期限是永久。 五、会计档案整理要求及方法 （一）会计凭证类 1、主要包括：记帐凭证、原始凭证、票据存根等。 2、保管期限一般15年。其中基建帐、从销毁凭证中抽出的凭证、工资单、涉及未结未了债务的凭证保管期限为永久。 3、凭证的整理程序及要求： （1）包角 （2）加盖骑缝印（会计私印） （3）凭证封面填写 （4）凭证排列（按时间先后顺序） （5）贴标签（沿底部倒贴，15年用蓝色标签，永久用红色标签） 会计凭证标签填写： （6）编制会计档案凭证类案卷目录（必须采用档案管理软件进行目录输入） 注意：（1）不管是固定帐还是活页帐，启用接交表手续要填全。 （ 2）固定帐册不必重新装订。启用接交表的备注栏应注明“本册哪几页为空白页或哪几页为实用页” （ 3）活页帐要去掉空白页用封面重新装订、重新编页号（用铅笔在每一页有字的正面右上角、反面左上角编页号）。 （4）所有帐册都要填写启用接交表反面的“目录栏” （ 5）帐簿排列顺序：现金日记帐、银行日记帐、总帐、明细帐、 辅助帐，并编写年度顺序号。 （6）标签用蓝标签，距底部4CM往上贴。 会计账簿标签填写： （7）编制会计档案账簿类案卷目录（必须采用学校档案管理软件进行目录输入）。 （三）财务报告类 1、主要包括：年报（永久），季、月报（5年）。若无年报则将12月份月报上升为年报，后附1—11月份月报，整卷拟为代年报。 2、整理方法与要求： （1）报表整理一般按时间顺序或表种排列，用卷皮装订。卷内最前面抄卷内目录，后面放备考表。 （2）拟写案卷标题：如xx区XX学校二00七年度财务年报 （3）排列编号：不同保管期限的报表要分开整理编号。即年报归年报排列编大流水号，月（季）报归月（季）报排也编大流水号。 （4）贴标签：永久（红标签）、其它蓝标签。距底部4CM往上贴。 财务报告类标签填写： （5）编制会计档案财务报告类案卷目录（必须采用学校档案管理软件进行目录输入）。 (四)会计档案其他类 1、主要包括：(1)会计档案移交清册 （15年） (2)会计档案保管清册 （永久） (3)会计档案销毁清册 （永久） (4)银行存款余额调节表 （5年） (5)银行对帐单 （5年） 一般我们平时归档的主要是银行存款余额调节表、对帐单。 2、整理方法与要求： （1）用卷皮装订，卷内先放卷内文件目录，卷尾放备考表（有关栏目填写齐全）。 （2）排列编号。分保管期限编年度流水号。 （3）贴标签。用蓝色标签距离底部4CM向上贴。 会计档案其它类标签填写： 参 考 标 准 Page ? * Page ? * 会计档案的整理 会计培训课件 5 2011.3 7﹒1 分类号 年.月 年度流水号 1、订本账簿：一本为一卷。 2 、活页或卡片账页：先去掉硬板封面及空白页，后依次编制页号，再用卷皮或牛皮纸装订成册。封面上必须注明：帐簿名称、所属年月、单位名称等。 2、账簿整理方法与要求： 3 、电算化记账：按打印纸的页面大小用卷皮或牛皮纸装订成册。